AI Companion AI 방법

IT 리더를 위한 Zoom AI 가이드

5 분 읽기 분량

게시 날짜 2023년 12월 20일

이 블로그에서는

01 보안 및 개인정보 보호 검토: 질문에 대한 답변 - Jumplink to 보안 및 개인정보 보호 검토: 질문에 대한 답변
02 Zoom AI 제어 및 설정에 대한 모든 것 - Jumplink to Zoom AI 제어 및 설정에 대한 모든 것
03 AI 기능 테스트를 위한 파일럿 그룹을 만드세요 - Jumplink to AI 기능 테스트를 위한 파일럿 그룹을 만드세요
04 직원 커뮤니케이션을 위한 템플릿 및 리소스 - Jumplink to 직원 커뮤니케이션을 위한 템플릿 및 리소스
05 Zoom Workplace에서 AI 시작하기 - Jumplink to Zoom Workplace에서 AI 시작하기

Lauren Reed

콘텐츠 전략가

점점 더 많은 조직이 AI를 있으면 좋은 기술이 아닌, 직원에게 필수적인 기술로 바라보고 있습니다. IT 리더는 이러한 디지털 전환의 흐름을 이끄는 최전선에 있으며, 직원들이 효과적으로 협업하고 소통할 수 있도록 적합한 기술을 도입하는 중요한 역할을 맡고 있습니다.

현재 다양한 AI 솔루션이 제공되고 있어, 팀에서는 비용, 품질, 통합 기능, 보안 및 개인정보 보호 등의 요소를 기준으로 여러 도구를 평가하고 테스트하는 과정에서 부담을 느낄 수 있습니다. 신뢰할 수 있고 효과적인 솔루션을 찾는 데는 시간이 필요합니다. 하지만 너무 느리게 움직일 경우 자체적인 문제가 발생할 수 있습니다. 승인된 AI 도구가 제공되지 않으면, 적극적으로 활용하려는 직원들이 업무에 검증되지 않은 앱을 사용하기 시작할 수 있습니다. 이 경우 기업 데이터가 어떻게 처리되는지, 또는 해당 데이터가 타사 AI 모델 학습에 사용되는지 여부를 파악하기 어려워집니다. 또한 AI가 제공할 수 있는 생산성 향상 효과도 얻지 못하게 됩니다.

또한 기존 워크플로에 AI를 통합하고, 사용자를 온보딩하며, 직원들이 AI를 활용할 수 있도록 AI의 가치를 전달하는 방법까지 함께 고민해야 할 수 있습니다.

Zoom AI를 만나보세요. 신뢰할 수 있는 Zoom Workplace 플랫폼과 직원들이 이미 익숙하게 사용하고 선호하는 협업 경험에 AI가 더해졌습니다. 회의와 채팅 스레드를 요약하고, Zoom Chat과 이메일에서 메시지를 작성하며, 화이트보드나 Zoom Doc에서 아이디어를 브레인스토밍하고 정리할 수 있는 간편한 방법을 제공합니다.

Zoom AI 도입을 적극적으로 검토 중이거나, 효과적인 구현 방법에 대한 가이드가 필요한 경우, 필요한 정보를 아래에 정리했습니다. Zoom Workplace의 AI를 처음 접한다면, 팀을 위해 어떤 기능을 활용할 수 있는지 알아보세요.

모든 애플리케이션에 대한 철저한 평가는 기업 데이터를 안전하게 보호하고 잠재적인 위험을 줄이는 데 필수적입니다. 제품의 중심에 보안과 개인정보 보호를 우선하는 Zoom의 강력한 보호 중심 문화는 책임 있는 AI에 대한 Zoom의 노력을 뒷받침하는 핵심 요소입니다. 조직에서 이미 Zoom을 사용하고 있다면, Zoom Workplace 플랫폼 전반에서 보안, 개인정보 보호 및 규정 준수를 얼마나 중요하게 관리하는지 잘 알고 계실 것입니다.

무엇보다 중요한 점은 Zoom이 고객의 오디오, 비디오, 채팅, 화면 공유, 첨부 파일 또는 기타 커뮤니케이션 콘텐츠(예: 투표 결과, 화이트보드, 반응 등 고객 콘텐츠)를 Zoom 또는 타사 인공지능 모델을 학습시키는 데 사용하지 않는다는 것입니다.

Zoom의 보안 및 개인정보 보호 관행에 익숙하지 않다면, 보안 및 개인정보 보호 백서에서 제품 기능과 책임 있는 AI에 대한 Zoom의 접근 방식을 자세히 확인할 수 있습니다. 또한 AI 솔루션을 평가하는 과정에서 가질 수 있는 다양한 질문에 대한 답변을 제공합니다.

다음 대한 정보 제공:

Zoom이 사용자의 데이터를 사용하고 보호하는 방식
제3자로의 데이터 흐름 및 전송(해당하는 경우)
AI 기능의 구체적인 데이터 저장 및 보존 세부 정보
Zoom에서 생성형 AI 기능을 개발하는 프로세스

Zoom AI 보안 및 개인정보 보호 백서를 다운로드하세요.

관리자는 관리자 포털의 계정 설정 페이지에서 전체 계정에 대해 기능을 활성화하거나 비활성화할 수 있습니다. 특정 기능에 대한 액세스 권한을 모든 직원에게 제공할지, 특정 그룹에만 제공할지 선택할 수 있습니다(6.2.5 버전 이상 필요).

모든 기능을 한꺼번에 적용하거나 적용하지 않는 방식만 가능한 것은 아닙니다. 예를 들어, 직원들이 회의 요약 기능은 사용할 수 있도록 하면서 이메일이나 Zoom Chat 작성 기능과 같은 일부 기능은 추가 테스트를 완료할 때까지 단계적으로 도입하지 않을 수 있습니다. 계정 설정에서 기능 액세스를 쉽게 켜거나 끌 수 있습니다.

관리자 설정에서 사용 가능한 각 기능을 계정 수준에서 켜거나 끌 수 있는 옵션을 확인할 수 있습니다.

더 세부적으로 설정하려면 계정, 그룹, 사용자 수준에서 직원의 AI 기능 액세스를 제어할 수 있습니다.

회의 요약을 예로 들어 살펴보겠습니다. 다른 AI 기능에도 동일하게 적용됩니다.

계정 수준에서 회의 요약을 활성화하면 계정의 회의 호스트(특히 대상 Zoom 라이선스를 보유한 조직 내 직원)가 AI로 생성되는 회의 요약을 실행할 수 있습니다.
계정 소유자는 그룹을 생성하고 그룹 수준에서 AI 기능에 대한 액세스를 관리할 수 있습니다. 이를 통해 일부 사용자는 자신이 주최하는 회의에서 회의 요약을 사용할 수 있도록 하고, 다른 사용자의 사용은 제한할 수 있습니다. 이는 파일럿 그룹의 일부로 설정하거나(아래에서 자세히 설명) 규정 준수와 같은 다른 목적을 위해 활용할 수 있습니다.
호스트는 사용자 수준에서 회의 요약 기능을 활성화하거나 비활성화할 수 있습니다. 즉, Zoom Meeting 호스트는 자신이 주최하는 Zoom 회의에 대해 회의 요약을 생성할지 여부를 직접 결정할 수 있습니다. 또한 각 Zoom Meeting 내에서 상황에 따라 AI 기능을 관리할 수 있으며, 회의 중 기능을 켜거나 끌 수도 있습니다. 지원되는 클라이언트 버전을 사용하는 경우 다른 회의 참가자가 활성화한 특정 기능을 끌 수도 있습니다.

계정 및 그룹 수준에서 설정을 제한하려면 잠금 아이콘을 클릭하여 사용자가 설정을 변경할 수 없도록 합니다. 예를 들어, 모든 회의 요약이 회의 호스트에게만 전송되도록 설정할 수 있습니다.

사용자 지정 가능한 설정을 통해 관리자 컨트롤 강화

기능을 켜면 AI 출력물이 공유되고 액세스되는 방식을 더욱 세부적으로 제어할 수 있는 추가 옵션이 제공됩니다. 예를 들어, Zoom Meetings에서 회의 요약을 활성화하면 회의 요약을 자동으로 받을 사람을 선택할 수 있습니다. 호스트만 받을지, 호스트와 내부 참석자만 받을지, 또는 회사 외부를 포함한 모든 회의 초대 대상자와 요약을 공유할지 결정할 수 있습니다.

직원은 Zoom Workplace에서 AI 사용 시점을 선택할 수 있습니다

사용자 수준에서 직원은 자신이 주최하는 회의에서 AI 기능을 어떻게 사용할지 선택할 수 있습니다. 직원은 자신이 주최하는 모든 회의에서 회의 요약이 자동으로 시작되도록 설정하거나, 필요할 때 수동으로 요약을 시작하도록 선택할 수 있습니다. Zoom 회의 호스트는 또한 자신이 주최하는 회의에서 참석자가 회의 중 질문을 할 수 있도록 허용할지 결정할 수 있습니다. 이러한 기능은 회의 중에도 켜거나 끌 수 있습니다.

회의 중 AI 기능이 켜지면 모든 참석자에게 알림이 표시됩니다. 회의에서 AI 기능이 활성화되면 회의 창 오른쪽 상단에 AI 아이콘이 표시됩니다.

AI 기능을 조직 전체에 도입하기 전에 일부 직원을 대상으로 파일럿 테스트를 진행하는 것이 좋습니다. 이를 통해 먼저 소규모 사용자 그룹에서 기능을 테스트하고, 피드백과 정보를 먼저 수집할 수 있습니다. AI 기능에 대한 세부적인 제어 기능을 활용하면 이러한 과정을 쉽게 진행할 수 있습니다.

계정의 사용자 관리 섹션에서 테스터를 위한 새 그룹을 생성합니다.
비테스터를 대상으로 또 다른 새 그룹을 만듭니다.
관리자 포털의 계정 설정으로 이동합니다.
- 여기에서 활성화하려는 AI 기능을 선택할 수 있습니다. 이 설정은 계정 수준에 적용되므로 계정 내 모든 사용자에게 적용됩니다. 다음 단계에서는 테스트 그룹의 액세스는 허용하면서 조직 내 다른 사용자의 액세스는 제한하게 됩니다.
사용자 관리에서 테스트 그룹을 선택한 다음, 테스트 그룹이 액세스할 수 있도록 설정할 기능을 활성화합니다.
조직 내 다른 모든 사용자를 포함하는 비 테스터 그룹을 선택합니다.
- 그런 다음 테스트 대상이 아닌 그룹의 모든 기능을 비활성화합니다.
- 이 그룹의 사용자가 설정을 변경하지 못하도록 하려면 잠금 아이콘을 클릭합니다.

원하는 경우 테스트 그룹에 별도의 관리자를 지정할 수 있습니다. 이 관리자는 전체 계정 관리자 액세스 권한은 없지만, 테스트 그룹의 구성원을 추가하고 관리할 수 있습니다. 계정 관리자가 아니더라도 파일럿 운영을 담당할 사람을 지정하고 싶을 때 유용한 방법입니다.

기술을 도입할 땐 직원 커뮤니케이션이 매우 중요합니다. 결국 직원들이 어떤 기능을 사용할 수 있는지 알지 못하고, 해당 기술이 자신에게 어떻게 도움이 되는지 공감하지 못하며, 사용에 대한 부담을 느낀다면 이를 실제로 도입해 활용하지 않을 가능성이 높습니다.

Zoom Workplace의 AI가 업무 효율성을 높이는 데 도움을 주는 몇 가지 방법을 소개합니다.

회의 중 피드백과 논의 사항을 기록하고, 논의된 내용에 대해 회의 중 질문을 하거나 웹 검색을 위한 질문을 할 수도 있습니다.
자리를 비운 후 읽지 않은 채팅을 요약하고, 채팅 채널의 대화를 기반으로 조치 사항 목록을 만들거나, 이메일 스레드를 요약할 수 있습니다.
빈 페이지를 바라보며 고민하는 대신, AI에 프롬프트를 입력해 초안을 작성하거나, 업로드한 문서의 요약을 생성하거나, 기존 초안의 어조를 변경할 수 있습니다.

다음은 팀에 AI 기능을 소개하기 위한 이메일 템플릿 예시입니다. 전송하기 전에 사용하려는 AI 기능과 사용 중인 Zoom 제품 라이선스에 맞게 내용을 수정하세요.

–

[직원 이름] 님께,

이제 Zoom에서 Zoom의 생성형 AI 기능인 Zoom Workplace의 AI 기능을 활용하실 수 있습니다.

Zoom Workplace의 AI는 업무 시간 전반에 걸쳐 생산성과 협업 향상을 지원하도록 설계된 다양한 기능을 제공합니다. 제공되는 기능은 다음과 같습니다.

Zoom Meetings를 요약할 수 있습니다. 회의에서 논의된 사항과 조치 사항의 요약이 제공되므로 회의를 녹화할 필요가 없습니다. 또한 긴 Zoom Chat 스레드도 요약되므로 대화 개요를 보며 시간을 절약할 수 있습니다.
예정된 회의의 안건을 만들 수 있습니다. 이전 회의나 채팅 스레드를 기반으로 AI에 요청해 다음 회의의 안건을 작성하세요.
업로드한 문서를 요약할 수 있습니다. AI 채팅에서 PDF, Microsoft Office 파일 또는 Google 문서를 업로드하고 AI에 요청해 중요한 정보를 요약하세요.
"제 이름이 언급되었나요?" 또는 "다음 단계는 무엇인가요?"와 같은 질문을 포함해, 회의에 대해 궁금한 내용을 실시간으로 질문하세요.
적절한 어조와 길이로 Zoom Chat 메시지와 Zoom Mail 이메일을 작성하세요. 프롬프트를 입력하기만 하면 됩니다.
녹화를 편리하게 검토: 녹화를 주제별 스마트 챕터로 나누고, 중요한 정보를 강조 표시하고, 실행 항목을 식별하여 녹화를 더 손쉽게 검토할 수 있도록 지원합니다.
프롬프트에 따라 Zoom Canvas 및 Zoom Whiteboard에서 아이디어를 생성하여 브레인스토밍 세션이나 새로운 콘텐츠 초안 작성을 시작할 수 있습니다.

다음은 몇 가지 일반적인 질문입니다.

AI 기능의 사용 여부를 선택할 수 있나요?

호스트는 본인이 주최하는 Zoom Meetings에서 사용할 AI 기능을 관리할 수 있습니다. 해당 기능은 언제든지 프로필에서 켜거나 끌 수 있으며, 경우에 따라 Zoom Meetings에서 기능을 사용할지 여부를 선택할 수 있습니다. Zoom 회의 중에 AI 기능을 언제 켜고 끌지 선택할 수도 있으며, 지원되는 클라이언트 버전에서는 다른 회의 참가자가 활성화한 특정 기능을 끌 수도 있습니다. 회의 중에 AI 기능이 활성화되어 있으면 창 왼쪽 상단 모서리에 AI 아이콘이 표시됩니다. AI 기능을 사용하는 Zoom 회의에 참여하면 알림이 제공됩니다.

미팅 중에 나눈 대화가 AI 모델을 학습시키는 데 사용되나요?

Zoom은 Zoom 또는 타사 인공 지능 모델의 학습을 목적으로 고객의 오디오, 비디오, 채팅, 화면 공유, 첨부 파일 또는 고객 콘텐츠 등의 기타 커뮤니케이션 자료(예: 투표 결과, 화이트보드, 반응)를 사용하지 않습니다.

AI Companion을 시작하려면 어떻게 해야 하나요?

Zoom Workplace를 사용하는 동안 AI 아이콘을 찾아보세요. Meetings 도구 모음, Zoom Chat, Mail 또는 Zoom Whiteboard에서 확인할 수 있습니다.

Zoom의 시작 가이드를 참조하여 자세한 내용과 Zoom Workplace에서 AI 기능을 최대한 활용하는 방법을 알아보세요.
특정 AI 기능을 비활성화하려면 Zoom 프로필 설정으로 이동하세요.
시작하는 방법과 관련된 가장 일반적인 질문에 대한 답변은 Zoom 지원 페이지의 Zoom Workplace에서 AI 사용을 확인하세요.

질문이나 우려 사항이 있는 경우 [회사][부서](으)로 문의하세요.

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채택을 촉진하기 위한 팁

AI 기능을 도입한 후에는 다음 팁을 활용해 직원들의 활용을 촉진하고, 직원들이 AI 기능을 효과적으로 사용하는 방법을 익힐 수 있도록 지원하세요.

Zoom Meetings를 통해 트레이닝 세션과 가상 오피스 아워를 마련하여 직원들이 AI 기능을 활성화하고 궁금한 사항에 대한 답변을 얻을 수 있도록 지원하세요.
AI 기능 전용 Zoom Chat 채널을 생성하여 직원들이 질문을 하거나 서로 활용 팁과 모범 사례를 공유할 수 있도록 하세요.
고급 사용자 또는 AI 애호가로 구성된 위원회를 만들어 직원을 지원하거나, 새로운 기능을 테스트하거나, 참여 수준에 따라 자체 교육 세션을 열게 합니다.