As reuniões gerais fornecem excelentes oportunidades para você compartilhar informações valiosas e atualizações com toda a sua organização. Veja como você pode organizar uma reunião interativa que vai engajar e animar seus funcionários.
À medida que as empresas fazem a transição para o trabalho híbrido, manter o engajamento e promover conexões com os funcionários remotos e presenciais são a maior prioridade. Com essa transição, as organizações precisam se adaptar às mudanças dinâmicas, e isso inclui como você compartilha informações efetivamente e se envolve com sua força de trabalho híbrida.
De acordo com a pesquisa da Gartner, a fatia de trabalhadores remotos no trabalho híbrido deve chegar a 70% do total da força de trabalho remota até o final de 2022.
Então, como as organizações podem se adaptar para manter uma força de trabalho distribuída geograficamente, atualizada em relação às informações fundamentais da empresa, além de engajar as equipes remotas?
Os profissionais de RH e comunicação interna devem considerar:
focar na comunicação de atualizações importantes para toda a empresa
empregar comunicação aberta por meio de reuniões gerais da empresa para ajudar os funcionários a se sentirem conectados
engajar-se efetivamente com toda a sua força de trabalho dispersa globalmente
Este guia oferece dicas de especialistas para a organização de reuniões gerais da empresa para ajudar você a criar um senso de comunidade em todo o seu negócio e comunicar atualizações internas importantes aos seus funcionários.
Se você está procurando construir conexões ou anunciar as últimas notícias da empresa, escolher a tecnologia certa ajudará você a oferecer uma valiosa experiência aos funcionários.
Tanto o Zoom Meetings quanto o Zoom Webinars, oferecem recursos que permitem que as pequenas e grandes empresas organizem com sucesso e participação as reuniões gerais, enquanto o Zoom Events permite você criar um hub para eventos passados e futuros de funcionários.
Os participantes podem interagir com vídeo, áudio, compartilhamento de tela, anotação, chat e salas simultâneas.
O participantes podem visualizar, ouvir e usar o perguntas e respostas.
Escolha de maneira flexível entre o Zoom Meetings e o Zoom Webinars
Organize as gravações em um Hub de eventos, onde as sessões de reuniões gerais anteriores podem ser armazenadas
Atribuir ingressos individuais para cada participante
Quantos funcionários podem participar? Quanta interação você deseja? Você está organizando diversas sessões? Aqui estão algumas recomendações para quando usar cada solução do Zoom.
O tipo de experiência do participante e o nível de interação que você deseja para os funcionários serão fundamentais para decidir qual tecnologia escolher.
O Zoom Meetings é feito para nos conectarmos. Não apenas os funcionários têm acesso a áudio e vídeo, mas eles também têm uma maior flexibilidade para interagir e se envolver com recursos como chat filtros, reações, enquetes, quadro de compartilhamento digital e mão levantada. Eles também podem compartilhar tela e acessar as Salas Simultâneas, se o anfitrião habilitar estes recursos.
O Zoom Webinars oferece aos anfitriões maior controle sobre a experiência do participante. Os participantes não podem usar o áudio ou vídeo, ou compartilhar suas telas, o que limita a possibilidade de interrupções. Os funcionários ainda terão a oportunidade de participar por meio do painel de Perguntas e Respostas, chat webinar, enquetes, reações e pesquisa pós-webinar. Isso faz com que o Zoom Webinars seja útil para comunicar atualizações para toda a empresa, organizar discussões em um painel executivo e realizar treinamentos em grande escala. Os anfitriões podem também personalizar a aparência de cada uma das reuniões gerais com o branding da sessão.
Com o Zoom Events, é possível optar por organizar uma sessão individual, seja com o Zoom Meetings ou com o Zoom Webinars e usar os recursos interativos listados acima, assim como outros recursos extras como Networking e Expo. Também é possível armazenar, gerenciar e compartilhar facilmente gravações do seu Hub, um diretório de conteúdo digital.
Solicite uma demonstração com um especialista do Zoom.
É importante criar uma reunião geral que aproveite ao máximo o tempo de seus funcionários e os incentive a participar. Essas melhores práticas ajudarão você a se sentir confiante organizando reuniões gerais profissionais e impactantes.
Há muitos componentes ao organizar um evento virtual, até mesmo sendo um evento interno. Delegue tarefas aos membros da equipe e estabeleça claramente seus papéis e responsabilidades para que você possa trabalhar juntos para criar uma experiência perfeita.
Escolha alguém que conheça o conteúdo e fale bem para compartilhar os slides ou dê controle de slide para cada orador para que eles possam acompanhar seus próprios slides durante a reunião.
Dependendo do número de participantes, você pode ter algumas pessoas moderando as Perguntas e Respostas e o chat. Essa é uma ótima maneira de seus funcionários terem as perguntas respondidas na hora e mantê-los engajados durante toda a reunião.
A enquete, disponível no Meetings e no Webinars, é uma ótima maneira de relacionar com seu público. A enquete avançada permite formatos adicionais de resposta e testes para manter as coisas divertidas e ter certeza de que as pessoas estão prestando atenção. Nomeie um colega de trabalho para iniciar e gerenciar enquetes durante todo o evento.
Siga nossas melhores práticas de segurança para proteger sua sessão de reunião geral. Você também pode ter um companheiro de equipe supervisionando as Perguntas e Respostas ou chat e estando atento a comentários ou interrupções potencialmente inapropriados.
A pratica leva à perfeição! Antes do evento, agende uma simulação com todos os palestrantes para testar suas conexões de áudio, vídeo, iluminação e internet. Para a equipe técnica, é quando se deve praticar o compartilhamento de slides e vídeos, lançar enquetes e qualquer outra coisa que possa fazer durante seu evento ao vivo.
Aqui está uma lista de verificação para ajudar você a cobrir todas as suas frentes em sua simulação e ter certeza de que você está pronto para o grande dia:
Sua lista deve incluir:
Quando usar o Zoom Webinars:
Quando usar o Zoom Meetings:
Há mais de uma maneira de organizar uma reunião geral bem sucedida, tudo depende da estrutura e necessidades da sua força de trabalho. Aqui estão algumas dicas para ajudar a garantir que suas reuniões gerais forneçam o maior valor para seus funcionários.
É importante variar os tópicos durante a reunião para manter seu público engajado e interessado nas informações que são apresentadas. Considere convidar palestrantes para oferecer oportunidades de aprendizado, liderança de pensamento ou simplesmente diversão. Além disso, compartilhar vídeos ou músicas para tornar cada reunião geral única, é uma ótima maneira de gerar emoção.
Uma reunião geral é um ótimo momento para envolver e animar seus funcionários a trabalhar para sua organização. Dê a seus funcionários a oportunidade de compartilhar o que é importante para eles saberem e personalize a programação da reunião geral oferecendo uma enquete ou pesquisa antes do evento.
Dica de profissional
Aproveite o Zoom Team Chat para compartilhar as informações antes e depois do evento. Crie uma agitação mesmo antes do evento começar e certifique-se de que os detalhes importantes não sejam esquecidos!
O recurso de Perguntas e Respostas do Zoom Webinars permite que os participantes enviem perguntas para serem respondidas ao vivo ou por escrito durante o evento. Aqui estão algumas dicas para usar o recurso de Perguntas e Respostas:
Nomeie membros de sua equipe para gerenciar as perguntas e respostas para que os apresentadores possam focar na apresentação. Se a equipe de Perguntas e respostas não estiver participando com áudio ou vídeo, você poderá ocultar o feed de vídeo usando o recurso Ocultar participante com vídeo desativado .
Você pode ajustar as configurações de Perguntas e Respostas para permitir ou impedir perguntas anônimas, ou alterar se os participantes podem ver, comentar ou curtir as perguntas.
Tenha algumas perguntas instigantes preparadas, caso você não receba perguntas suficientes de alta qualidade dos participantes para preencher o tempo planejado para a seção de perguntas e respostas.
Revise o relatório de Perguntas e Respostas após seu webinar e dê um retorno aos participantes cujas perguntas não foram respondidas na sessão.
Disponível no Zoom Meetings, as Salas simultâneas permitem que seus funcionários se encontrem em grupos menores. Atribua os participantes às salas simultâneas antes ou durante a sessão. Você pode permitir que os participantes selecionem qual sala eles querem acessar ou permitir que eles se movam livremente entre as salas.
Ofereça aos seus funcionários a chance de dar feedback após o evento, para mensurar o que os funcionários acham que foi bom, o que ainda precisa ser melhorado e o que eles gostariam de ver nas próximas reuniões gerais. Com o Zoom Webinars, você pode usar a pesquisa pós-webinar para lançar uma pesquisa logo após o seu evento.
Entre em contato com a nossa equipe de vendas para descobrir mais dicas para organizar suas reuniões gerais de forma profissional
