Vårt interna granskningsteam uppskattar tidsbesparingar på upp till 80 % för dokumentering av verksamhetsprocesser med Zoom Canvas och Zoom Meetings, underbyggt av Zoom AI Companion.
Publicerad den 9 september 2024
Det finns ett stort gap mellan människor som är skeptiskt inställda till artificiell intelligens (AI) och sådana som är övertygade om att det kommer att göra våra liv oändligt mycket lättare. För att hjälpa alla att förstå hur ny teknik kan användas i vardagliga arbetsflöden, vill vi visa några olika sätt som vi använder AI Companion på för att producera bättre resultat på kortare tid.
We want to walk you through one of our latest process changes by one of our own teams, where we estimate that we were able to reduce our work time by up to 80% by easily converting discussions from a Zoom Meeting to an actual deliverable with Zoom Canvas and AI Companion. While our use case example is one specific team with one specific task, there’s a clear opportunity for people to utilize transcripts and AI Companion to package all of the knowledge and information that happens in Zoom Meetings.
Vårt interna granskningsteam har arbetat för att utnyttja automatisering för en av våra mest tidskrävande uppgifter: att skriva processberättelser till processernas flödesscheman som nödvändig dokumentation för interna och externa granskare för att efterleva Sarbanes-Oxley Act (SOX). För dem som inte är bekanta med SOX-efterlevnad kommer här en snabb sammanfattning.
Offentliga företag i USA måste efterleva amerikanska Sarbanes-Oxley Act (SOX Act) från 2001, som kräver efterlevnad av auktoritativa riktlinjer som utarbetats av Securities and Exchange Commission (SEC) och Public Companies Accounting Oversight Board (PCAOB).
För att stödja denna strävan samt för att uppfylla SOX-efterlevnadskraven, måste både företagsledning och externa granskare få en förståelse av transaktionsprocesser från slutpunkt till slutpunkt som kan utgöra ett verkligt hinder mot fullständig och exakt ekonomisk rapportering. Sättet att slutföra detta enligt branschstandarden är genom att granska ett dokumenterat flödesschema och narrativ över verksamhetsprocessen samt utföra en livegenomgång av en ekonomisk transaktion för att bedöma utformningen av och effektiviteten hos ekonomiska och relaterade IT-processer.
För Zooms interna granskningsteam ska över 60 processer utvärderas varje år, och detta arbete innebär sammantaget mer än 100 timmar av genomgångar med affärsintressenter. Historiskt sett har detta krävt manuellt antecknande under möten, konsolidering av anteckningar och manuellt utarbetande av dokumentation.
Att utarbeta narrativ och dokumentera de procedurer som utförs under genomgångsmötena är oerhört tidskrävande. Som svar har vårt interna granskningsteam behövt arbeta för att hitta det bästa, mest effektiva sättet att omvandla informationen från våra interna intressenter till ett lättsmält format som vi kan säkerställa att vi förstår och som granskare kan använda för att stödja SOX-efterlevnadsprocesser.
Baserat på vårt teams erfarenhet kan ett detaljerat processnarrativ ta allt från en till två veckor att utarbeta, redigera, validera, granska och slutföra utan användning av AI Companion. Genom att förenkla det första steget av den processen med AI Companion, lyckades vi få processen med att omvandla en transkription till ett utkast till berättelse att ta bara fem minuter att slutföra för vårt team. Det behövs fortfarande manuell redigering och teamvalidering, men den initiala ansträngningen att omvandla mötesanteckningar till ett användbart dokument blir avsevärt mindre. Så här gjorde vårt team för att åstadkomma det:
Ovanstående process utformades för att skapa, redigera och upprätthålla narrativ om SOX-verksamhetsprocesser, såväl som för att minska tiden det tar för våra intressenter i nuläget att utarbeta och granska obligatorisk dokumentation. Att spara tid på att skapa narrativ ger oss mer tid över att förbättra den produktionen, och framförallt att omfördela tid till att fokusera på utvärdering och hantering av känsligare områden inom ekonomisk redovisning.
Konvertera en avskrift från ett Zoom-möte till ett användbart dokument som du kan redigera. Be AI Companion att göra enkla redigeringar och omvandla ditt innehåll direkt i Zoom Canvas.
Vi tror inte att denna process endast är användbar för mycket specifika efterlevnadsuppgifter. Du kan använda AI Companion för att hjälpa till att dela upp Zoom Meeting-transkriptioner varje gång någon förklarar något verbalt i ett Zoom-möte och det finns ett efterföljande intresse att dokumentera det de beskriver. Tänk på applikationen när du skapar detaljerade skrivbordsprocedurer, dokument för företagskrav eller processdokument för framtida situationer som en del av initiativ för komplex digital omvandling.
AI Companion kan så klart inte producera helt granskningsklara narrativ med bara ett klick. Som du kan se i stegen ovan behövs det fortfarande människor som träffas för att få fram den initiala transkriptionen, använda uppmaningstekniken och redigera manuellt mot slutet av projektet.
Men de där första stegen—att transkribera ett möte, ta ut det viktigaste och samla in det inom det rätta ramverket—slutfördes samtliga av AI Companion, vilket gav våra interna team mer tid och energi över för att slutföra en viktig produkt. Efter att dessa processer har etablerats för ett vanligt användningsfall, kan de slutföras på så kort tid som fem minuter.
Our Internal Audit team estimated that after the above process is used, getting final edits, stakeholder alignment, and formal approvals could take up to an additional 4 to 20 hours across multiple teams over weeks. If we take a generous estimation, that’s a time savings of at least 80%, if not 90%. And because it all happens directly in Zoom Canvas, there’s no copying and pasting back and forth between an AI tool and your word processor. Zoom Canvas and AI Companion work together in a graceful cohesion that couldn’t be done before.
I slutändan handlar det inte bara om att förbättra en enda process. Det visar även på att det finns fler än ett sätt att slutföra en uppgift, och när du använder Zoom Workplace och AI Companion har du fler alternativ att fokusera på de delar av ditt arbete som kräver din uppmärksamhet. Eftersom AI Companion ingår i de betalda tjänster som tilldelas Zoom-konton utan extra kostnad, gör vi villkoren mer rättvisa när vi gör dessa tidsbesparande verktyg mer lättillgängliga.
