İç Denetim ekibimiz, Zoom AI Companion ile desteklenen Zoom Canvas ve Zoom Meetings ile iş süreçlerini belgelemek için %80'e varan zaman tasarrufu sağladığını tahmin etmektedir.
Yayınlanma tarihi 9 Eylül 2024
Yapay zekaya (AI) karşı şüpheyle yaklaşan insanlar ile yapay zekanın hayatımızı sonsuz derecede kolaylaştıracağına inananlar arasında büyük bir uçurum bulunuyor. Yeni teknolojinin gündelik iş akışlarına nasıl uyum sağlayabileceğini herkesin anlamasına yardımcı olmak için, daha kısa sürede daha iyi sonuçlar üretmek üzere AI Companion'ı kullanma yöntemlerimizi tanıtmak istiyoruz.
We want to walk you through one of our latest process changes by one of our own teams, where we estimate that we were able to reduce our work time by up to 80% by easily converting discussions from a Zoom Meeting to an actual deliverable with Zoom Canvas and AI Companion. While our use case example is one specific team with one specific task, there’s a clear opportunity for people to utilize transcripts and AI Companion to package all of the knowledge and information that happens in Zoom Meetings.
İç denetim ekibimiz, en çok zaman alan görevlerimizden biri olan Sarbanes-Oxley Yasası'na (SOX) uyum konusunda iç ve dış denetçiler için gerekli belgeleri oluştururken süreç akış şemalarına eşlik eden süreç anlatılarını yazmak için otomasyondan yararlanmak üzere çalıştı. SOX uyumluluğuna aşina olmayanlar için, işte kısa bir özet.
ABD'deki halka açık şirketlerin, 2001 tarihli Sarbanes-Oxley Yasası'na (SOX Yasası) uymaları gerekmektedir. Bu yasa, şirketlerin ABD Menkul Kıymetler ve Borsa Komisyonu (SEC) ve Kamu Şirketleri Muhasebe Gözetim Kurulu (PCAOB) tarafından belirlenen yetkili yönergelerle uyumlu olmalarını zorunlu kılmaktadır.
Bu çabayı ve SOX uyum gerekliliklerine uyumu desteklemek için, hem şirket yönetimi hem de dış denetçiler, eksiksiz ve doğru finansal raporlama için önemli bir risk oluşturabilecek uçtan uca işlem süreçlerini anlamalıdır. Bunu gerçekleştirmenin sektör standardındaki yöntemi, belgelenen bir iş süreci akış şeması ve anlatımının gözden geçirilmesinin yanı sıra, finansal ve ilgili BT süreçlerinin tasarımını ve etkinliğini değerlendirmek için bir finansal işlemin canlı olarak gözden geçirilmesidir.
Zoom'un iç denetim ekibi her yıl 60'tan fazla süreci değerlendirmekte ve iş paydaşlarıyla 100'den fazla inceleme toplantısı gerçekleştirmektedir. Geçmişte bu, toplantılarda elle not alınmasını, notların birleştirilmesini ve belgelerin manuel olarak hazırlanmasını gerektiriyordu.
İnceleme toplantılarında gerçekleştirilen süreçlerin anlatılarını hazırlamak ve belgelerini oluşturmak büyük ölçüde zaman alıcı bir süreçtir. Bunun üzerine iç denetim ekibimiz, iç paydaşlarımızdan gelen bilgileri anlamamızı sağlayacak ve denetçilerin SOX uyum süreçlerini desteklemede yararlanabilecekleri, kolay anlaşılır bir formata dönüştürmenin en iyi ve en verimli yolunu bulmak için çalışmaya başladı.
Ekibimizin deneyimlerine dayanarak, ayrıntılı bir süreç anlatısının taslağının hazırlanması, düzenlenmesi, doğrulanması, gözden geçirilmesi ve son halinin verilmesi bir ila iki hafta arasında sürebilir; bu süreç, AI Companion kullanılmadan gerçekleştirildiğinde oldukça zaman alıcı olmaktadır. Bu sürecin ilk adımını AI Companion ile basitleştirdiğimizde, bir dökümün taslak anlatıma dönüştürülmesi sürecini tamamlamak ekibimizin neredeyse beş dakikasını almaktadır. Manuel düzenleme ve ekip doğrulamasına hala ihtiyaç duyulsa da toplantı notlarını kullanılabilir bir taslak belgeye dönüştürmek için gereken ilk çaba önemli ölçüde azaltılmıştır. Ekibimizin başarısının sırrını keşfedin:
Yukarıda belirtilen süreç, SOX iş süreci anlatılarının oluşturulması, düzenlenmesi ve sürdürülmesinin yanı sıra paydaşlarımızın şu anda gerekli belgeleri hazırlamak ve gözden geçirmek için harcadıkları zamanı azaltmak için tasarlanmıştır. Anlatıları oluştururken zaman kazanmak, bu çıktıyı mükemmel hale getirmek için bize daha fazla zaman kazandırır ve daha da önemlisi, finansal raporlamada daha yüksek riskli alanları değerlendirmeye ve yönetmeye odaklanmak için zamanı yeniden önceliklendirir.
Bir Zoom Meeting dökümünü, düzenleyebileceğiniz kullanışlı bir belgeye dönüştürün. Zoom Canvas içinde doğrudan AI Companion'a istem vererek kolayca düzenlemeler yapabilir ve içeriğinizi dönüştürebilirsiniz.
Biz bu sürecin yalnızca son derece belirgin uyumluluk görevleri için yararlı olduğunu düşünmüyoruz. Zoom Toplantısı'nda bir kişi bir konuyu sözlü olarak açıkladığında ve daha sonra anlattığı konuyu belgelemek istediğinde Zoom Toplantısı dökümlerini ayrıştırmaya yardımcı olması için AI Companion'ı kullanabilirsiniz. Detaylı masaüstü prosedürleri oluştururken, iş gereksinimleri belgelerini (BRD'ler) belgelendirirken veya karmaşık dijital dönüşüm girişimlerinin bir parçası olarak gelecekteki süreç belgelerini hazırlarken uygulanabilirliğini düşünün.
Elbette, AI Companion tamamen gözden geçirmeye hazır anlatılar üretebilen bir araç değildir; bu işlem, tıpkı bir düğmeye basmak kadar basit değildir. Yukarıda yer alan adımlardan da görebileceğiniz gibi, ilk döküm için hala insanların bir araya gelmesi, istem tekniğini kullanması ve projenin sonuna doğru manuel olarak düzenleme yapması gerekiyor.
Ancak bu ilk adımlar (bir toplantının yazıya dökülmesi, önemli kısımların çıkarılması ve doğru çerçevede toplanması) AI Companion ile tamamlanarak şirket içi ekiplerimizin kritik bir çıktıyı sonuçlandırmak için daha fazla zaman ve enerji kazanmasını sağlamıştır. Bu süreçler genel bir kullanım durumu için oluşturulduktan sonra yalnızca beş dakika gibi kısa bir sürede tamamlanabilir.
Our Internal Audit team estimated that after the above process is used, getting final edits, stakeholder alignment, and formal approvals could take up to an additional 4 to 20 hours across multiple teams over weeks. If we take a generous estimation, that’s a time savings of at least 80%, if not 90%. And because it all happens directly in Zoom Canvas, there’s no copying and pasting back and forth between an AI tool and your word processor. Zoom Canvas and AI Companion work together in a graceful cohesion that couldn’t be done before.
Sonuç olarak, bu durum tek bir süreci iyileştirmekle ilgili değildir. Bu, bir görevi tamamlamanın birden fazla yolu olduğunu ve Zoom Workplace ile AI Companion'ı kullandığınızda işinizin dikkat gerektiren kısımlarına odaklanmak için daha fazla seçeneğe sahip olacağınızı gösterir. AI Companion'ın, ek ücret olmadan Zoom hesaplarına atanan ücretli hizmetlerle birlikte sunulması sayesinde, rekabet koşullarını eşitliyoruz ve bu zaman tasarrufu sağlayan araçları daha erişilebilir hale getiriyoruz.
