Ons interne auditteam schat dat het documenteren van bedrijfsprocessen met Zoom Canvas en Zoom Meetings 80% minder tijd kan kosten dankzij de hulp van Zoom AI Companion.
Gepubliceerd op 9 september 2024
Er bestaat een grote kloof tussen mensen die sceptisch staan tegenover kunstmatige intelligentie (AI) en degenen die ervan overtuigd zijn dat het ons leven oneindig veel gemakkelijker zal maken. Om iedereen te helpen begrijpen hoe nieuwe technologie in dagelijkse workflows kan passen, presenteren we in dit artikel manieren om AI Companion te gebruiken voor het behalen van betere resultaten in minder tijd.
We want to walk you through one of our latest process changes by one of our own teams, where we estimate that we were able to reduce our work time by up to 80% by easily converting discussions from a Zoom Meeting to an actual deliverable with Zoom Canvas and AI Companion. While our use case example is one specific team with one specific task, there’s a clear opportunity for people to utilize transcripts and AI Companion to package all of the knowledge and information that happens in Zoom Meetings.
Ons interne auditteam heeft gewerkt aan het benutten van automatisering voor een van onze meest tijdrovende taken: het schrijven van procesbeschrijvingen bij processtroomdiagrammen als verplichte documentatie voor interne en externe auditors in naleving van de Sarbanes-Oxley Act (SOX). Voor degenen die niet bekend zijn met SOX volgt hier een beknopte uitleg.
Amerikaanse ondernemingen in de publieke sector zijn verplicht zich te houden aan de Amerikaanse Sarbanes-Oxley Act (SOX Act) van 2001. Deze wet schrijft voor dat ondernemingen gezaghebbende richtsnoeren zoals bepaald door de Securities and Exchange Commission (SEC) en de Public Companies Accounting Oversight Board (PCAOB) moeten naleven.
Ter ondersteuning van deze inspanningen van bedrijven en de naleving van de eisen van SOX moeten zowel het bedrijfsbestuur als externe auditors inzicht krijgen in end-to-end transactieprocessen die een wezenlijk risico kunnen inhouden voor een volledige en nauwkeurige financiële verslaggeving. De standaardmanier om dit te doen, is het doornemen van een gedocumenteerd bedrijfsprocesstroomschema en een gedocumenteerde bedrijfsprocesbeschrijving en het live evalueren van een financiële transactie om het ontwerp en de doeltreffendheid van financiële en verwante IT-processen te beoordelen.
Voor het interne auditteam van Zoom betekent dit dat er elk jaar meer dan 60 processen geëvalueerd moeten worden, resulterend in meer dan 100 evaluatievergaderingen met zakelijke belanghebbenden. Vroeger betekende dit dat er tijdens vergaderingen handmatig notulen moesten worden gemaakt, waarna deze notulen werden samengevoegd en gebruikt om handmatig documentatie op te stellen.
Het opstellen van beschrijvingen en het documenteren van procedures die tijdens deze vergaderingen worden uitgevoerd, kost enorm veel tijd. Om die reden wilde ons interne auditteam de beste en meest efficiënte manier vinden om de informatie van onze interne belanghebbenden in een goed bruikbare vorm te gieten, die zeker begrijpelijk zou zijn en die auditors zouden kunnen gebruiken ter ondersteuning van de SOX-nalevingsprocessen.
Volgens ons team kan een gedetailleerde procesbeschrijving zonder gebruik van AI Companion gemakkelijk één tot twee weken in beslag nemen van opstelling tot bewerking, validatie, controle en afronding. Door de eerste stap van dat proces te vereenvoudigen met AI Companion, kostte het omzetten van een transcript in een conceptbeschrijving ons team nog geen vijf minuten. Handmatige bewerking en validatie door het team zijn nog steeds nodig, maar het omzetten van notulen in een bruikbaar conceptdocument is veel minder tijdrovend. Zo ging ons team te werk:
Het bovenstaande proces werd ontworpen voor het maken, bewerken en onderhouden van bedrijfsprocesbeschrijvingen volgens SOX. Ook heeft het als doel om de tijd die belanghebbenden momenteel kwijt zijn aan het opstellen en controleren van de vereiste documentatie te verminderen. Aangezien we tijd besparen bij het maken van procesbeschrijvingen, hebben we meer tijd om de output te perfectioneren. En nog belangrijker, om meer tijd te besteden aan het evalueren en beheren van risicogebieden in financiële verslaglegging.
Zet een Zoom-vergadertranscript om in een nuttig document dat je kunt bewerken. Direct in Zoom Canvas kun je AI Companion prompten om eenvoudige bewerkingen uit te voeren en je inhoud te transformeren.
Wij denken dat dit proces niet alleen nuttig is voor zeer specifieke nalevingstaken. Je kunt AI Companion gebruiken om transcripts van Zoom-vergaderingen te ontleden wanneer iemand mondeling iets uitlegt in een Zoom-vergadering en je achteraf wilt documenteren wat deze persoon heeft uitgelegd. Je kunt dit bijvoorbeeld doen bij het opstellen van gedetailleerde desktopprocedures, het maken van business requirement documents (BRD's) of het opstellen van documenten voor toekomstige processen als onderdeel van complexe digitale transformatie-initiatieven.
Natuurlijk kan AI Companion niet met één druk op de knop een volwaardige procesbeschrijving afleveren. Zoals blijkt uit de bovenstaande stappen zijn er nog steeds mensen nodig om te vergaderen voor dat eerste transcript, prompts in te voeren en de tekst handmatig te bewerken tegen het eind van het project.
Maar die eerste stappen, namelijk een vergadering transcriberen, de belangrijke punten eruit halen en die in het juiste kader verzamelen, werden allemaal uitgevoerd met AI Companion. Hierdoor kregen onze interne teams meer tijd en energie om een cruciale deliverable af te ronden. Nadat deze processen zijn vastgesteld voor een gangbare usecase, kunnen ze in minder dan vijf minuten worden afgerond.
Our Internal Audit team estimated that after the above process is used, getting final edits, stakeholder alignment, and formal approvals could take up to an additional 4 to 20 hours across multiple teams over weeks. If we take a generous estimation, that’s a time savings of at least 80%, if not 90%. And because it all happens directly in Zoom Canvas, there’s no copying and pasting back and forth between an AI tool and your word processor. Zoom Canvas and AI Companion work together in a graceful cohesion that couldn’t be done before.
Uiteindelijk draait dit niet om het verbeteren van één proces. Het toont aan dat er meer dan één manier is om een taak te voltooien. Wanneer je gebruikmaakt van Zoom Workplace en AI Companion heb je meer mogelijkheden om je te concentreren op de aspecten van je werk die je aandacht nodig hebben. Doordat AI Companion gratis is inbegrepen bij de betaalde diensten die zijn toegewezen aan Zoom-accounts, maken we het speelveld gelijk en zorgen we dat deze tijdsbesparende hulpmiddelen toegankelijker zijn.
