Tim audit internal kami memperkirakan penghematan waktu hingga 80% untuk mendokumentasikan proses bisnis menggunakan Zoom Canvas dan Zoom Meetings, yang didukung oleh Zoom AI Companion.
Diterbitkan pada 09 September 2024
Ada kesenjangan besar antara orang-orang yang skeptis terhadap kecerdasan buatan (AI) dan mereka yang yakin kecerdasan itu akan membuat hidup kita jauh lebih mudah. Untuk membantu semua orang memahami bagaimana teknologi baru dapat disesuaikan dengan alur kerja sehari-hari, kami ingin menunjukkan cara menggunakan AI Companion untuk memberikan hasil yang lebih baik dalam waktu yang lebih singkat.
We want to walk you through one of our latest process changes by one of our own teams, where we estimate that we were able to reduce our work time by up to 80% by easily converting discussions from a Zoom Meeting to an actual deliverable with Zoom Canvas and AI Companion. While our use case example is one specific team with one specific task, there’s a clear opportunity for people to utilize transcripts and AI Companion to package all of the knowledge and information that happens in Zoom Meetings.
Tim audit internal kami berupaya memanfaatkan otomatisasi untuk salah satu tugas kami yang paling memakan waktu: menulis narasi proses yang menyertai diagram alur proses sebagai dokumentasi yang diperlukan bagi auditor internal dan eksternal terkait kepatuhan terhadap Undang-Undang Sarbanes-Oxley (SOX). Bagi mereka yang belum mengenal kepatuhan SOX, berikut ringkasan singkatnya.
Perusahaan publik AS harus mematuhi Undang-Undang Sarbanes-Oxley (SOX) AS tahun 2001, yang mengharuskan kepatuhan terhadap panduan resmi yang ditetapkan oleh Komisi Sekuritas dan Bursa Amerika Serikat (SEC) dan Dewan Pengawas Akuntansi Perusahaan Publik (PCAOB).
Untuk mendukung upaya ini dan kepatuhan terhadap persyaratan kepatuhan SOX, baik manajemen perusahaan maupun auditor eksternal harus memahami proses transaksi menyeluruh yang dapat menimbulkan risiko material terhadap pelaporan finansial yang lengkap dan akurat. Cara standar industri untuk melakukan hal ini adalah dengan meninjau diagram alur dan narasi proses bisnis yang terdokumentasi, serta melakukan tinjauan langsung transaksi keuangan untuk menilai desain dan efektivitas proses keuangan dan TI terkait.
Bagi tim audit internal Zoom, hal ini berarti mengevaluasi lebih dari 60 proses setiap tahunnya, yang terdiri dari lebih dari 100 rapat peninjauan dengan pemangku kepentingan bisnis. Secara historis, hal ini memerlukan pencatatan manual dalam rapat, konsolidasi catatan, dan penyusunan dokumentasi secara manual.
Menyusun narasi dan mendokumentasikan prosedur yang dilakukan dalam rapat peninjauan membutuhkan banyak waktu. Sebagai tanggapan, tim audit internal kami berupaya mencari cara terbaik dan paling efisien untuk mendapatkan informasi dari pemangku kepentingan internal kami dalam format yang mudah kami pahami dan dapat dimanfaatkan oleh auditor untuk mendukung proses kepatuhan SOX.
Berdasarkan pengalaman tim kami, narasi proses yang mendetail dapat memakan waktu satu hingga dua minggu untuk disusun, diedit, divalidasi, ditinjau, dan diselesaikan tanpa menggunakan AI Companion. Dengan menyederhanakan langkah pertama proses tersebut dengan AI Companion, tim kami membutuhkan waktu kurang dari lima menit untuk mengubah transkrip menjadi draf narasi. Masih ada pengeditan manual dan validasi tim, tetapi upaya awal untuk mengubah catatan rapat menjadi draf dokumen yang dapat digunakan berkurang secara signifikan. Beginilah cara tim kami bekerja:
Proses di atas dirancang untuk membuat, mengedit, dan memelihara narasi proses bisnis SOX, serta mengurangi waktu yang saat ini dihabiskan para pemangku kepentingan kami untuk menyusun dan merevisi dokumentasi yang diperlukan. Menghemat waktu dalam membuat narasi memberi kami lebih banyak waktu untuk menyempurnakan hasil tersebut, dan yang lebih penting, memprioritaskan kembali waktu untuk fokus pada evaluasi dan pengelolaan area dengan risiko lebih tinggi dalam pelaporan keuangan.
Silakan ubah transkrip rapat Zoom menjadi dokumen berguna yang dapat Anda edit. Langsung di Zoom Canvas, perintahkan AI Companion untuk melakukan pengeditan ringan dan mengubah konten Anda.
Kami tidak menganggap proses ini hanya berguna untuk tugas kepatuhan yang sangat spesifik. Anda dapat menggunakan AI Companion untuk menguraikan transkrip Zoom Meeting setiap kali seseorang menjelaskan sesuatu secara lisan dalam Zoom Meeting dan Anda ingin mendokumentasikan apa yang mereka jelaskan. Pertimbangkan aplikasi tersebut saat membuat prosedur desktop terperinci, mendokumentasikan dokumen persyaratan bisnis (BRD), atau dokumen proses status mendatang sebagai bagian dari inisiatif transformasi digital yang kompleks.
Tentu saja, AI Companion tidak serta-merta menghasilkan narasi yang siap ditinjau hanya dengan sekali klik. Seperti yang dapat Anda lihat dari langkah-langkah di atas, manusia tetap harus bertemu untuk membuat transkrip awal, menggunakan rekayasa cepat, dan mengedit secara manual menjelang akhir proyek.
Namun, semua langkah-langkah awal tersebut—membuat transkrip rapat, menarik bagian-bagian penting, dan mengumpulkannya dalam kerangka kerja yang tepat—diselesaikan dengan AI Companion, sehingga memberikan tim internal kami lebih banyak waktu dan energi untuk menyelesaikan hasil akhir yang penting. Setelah proses ini ditetapkan untuk kasus penggunaan umum, proses tersebut dapat diselesaikan dalam waktu kurang dari lima menit.
Our Internal Audit team estimated that after the above process is used, getting final edits, stakeholder alignment, and formal approvals could take up to an additional 4 to 20 hours across multiple teams over weeks. If we take a generous estimation, that’s a time savings of at least 80%, if not 90%. And because it all happens directly in Zoom Canvas, there’s no copying and pasting back and forth between an AI tool and your word processor. Zoom Canvas and AI Companion work together in a graceful cohesion that couldn’t be done before.
Pada akhirnya, ini bukan tentang meningkatkan satu proses saja. Ini menunjukkan bahwa ada lebih dari satu cara untuk menyelesaikan tugas. Saat Anda menggunakan Zoom Workplace dan AI Companion, Anda memiliki lebih banyak opsi untuk fokus pada bagian pekerjaan yang memerlukan perhatian Anda. Karena AI Companion disertakan secara gratis dengan layanan berbayar yang ditetapkan ke akun Zoom, kami menyamakan kedudukan dan menjadikan alat penghemat waktu ini lebih mudah diakses.
