Ahorre tiempo y recursos con un software de programación robusto que ayuda a reducir el caos de las citas. Se integra a la perfección con Zoom Meetings, Mail y Calendar —así como con Google y Microsoft 365— para agilizar su flujo de trabajo.
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El software de programación es una herramienta digital que automatiza el proceso de reservar citas, reuniones y eventos, al gestionar la disponibilidad del calendario y eliminar las complicaciones de la coordinación manual. La herramienta de programación de Zoom permite a los usuarios compartir su disponibilidad mediante un enlace a la página de reservas, deja reservar franjas horarias directamente y envía automáticamente invitaciones y recordatorios de calendario, lo que ahorra tiempo y reduce conflictos de programación.
Sí, puede usar Zoom Scheduler para programar reuniones de grupo, ajustando la configuración de su herramienta de programación para que varias personas puedan reservar una misma franja horaria. Esta función es ideal para organizar sesiones de grupo, clases y reuniones de equipos en las que se unen varios asistentes simultáneamente.
Una votación de programación permite a los asistentes votar su horario preferido para reunirse. También se la denomina encuesta de disponibilidad y es esencialmente un sondeo para determinar la hora de reunión de un grupo. Se proponen varias fechas y horas, y los asistentes seleccionan las que mejor les encajan. Una vez recibidos los votos, la herramienta de programación crea una reunión. Esta función es ideal para coordinar organizaciones, contactos externos y zonas horarias diferentes.
Puede programar una variedad de tipos de reunión con el software de programación flexible de Zoom, incluidas reuniones uno a uno, uno a varios, programación colectiva para reuniones de varios a uno, programación rotativa para equipos, programación puntual y reuniones recurrentes. A continuación se ofrece una descripción de cada tipo de reunión.
Reuniones uno a uno: las reuniones individuales permiten reservar franjas horarias privadas del calendario. Puede ajustar la configuración para permitir que los invitados añadan más asistentes. Estas sesiones funcionan bien para consultas, sesiones de terapia o entrevistas.
Reuniones de uno a varios: las reuniones de una persona con varias permiten que varios asistentes reserven la misma franja horaria para una reunión de grupo. Su calendario le mostrará todas las personas que se registren. Es perfecto para clases, demostraciones o eventos de voluntariado.
Reuniones de varios a uno: una reunión de varias personas con una muestra franjas horarias en las que múltiples anfitriones pueden reunirse con un mismo asistente. También se denomina programación colectiva o reunión de «todos los anfitriones disponibles». Estas reuniones son ideales para entrevistas con paneles o reuniones de juntas, que requieren decisiones grupales.
Programación de equipos: permite a una persona reservar una reunión con cualquier miembro del equipo disponible. También se llaman eventos de turnos rotativos, anfitriones rotativos o «cualquier anfitrión disponible». Este tipo de programación es ideal para reuniones de ventas o similares, donde el sistema puede asignar automáticamente al personal disponible.
Programación puntual: es una reunión esporádica fuera del horario habitual de reserva. Es una opción excelente para programar reuniones de última hora, como una llamada inesperada de un cliente o una reunión fuera del horario laboral.
Reuniones recurrentes: con la herramienta de programación de Zoom, todos los tipos de reservas pueden configurarse como recurrentes o de repetición. Esto significa que puede configurarlo una vez y el sistema de programación automatizada programará todas las reuniones futuras por usted (la excepción son las reuniones puntuales, que están destinadas a ser improvisadas).
