2. Écriture d’un script (présentateurs) : il est toujours préférable d’écrire un script, quelle que soit votre connaissance du sujet. Cela donne à votre hôte une idée de la durée de votre présentation et se révèle particulièrement utile si celui-ci gère des aides visuelles, s’il doit préparer l’arrivée de l’intervenant suivant ou s’il a besoin d’effectuer un ajustement soudain. Le fait de disposer, au minimum, d’un plan détaillé peut tranquilliser chacun et fluidifier le déroulement de la session.
3. C’est en forgeant qu’on devient forgeron (présentateurs et hôtes) : comme le dit l’adage, c’est en forgeant qu’on devient forgeron. Nous vous recommandons de vous entraîner au moins 24 heures à l’avance. Dans l’idéal, vous devriez répéter votre événement sur les appareils que vous prévoyez d’utiliser lors de celui-ci. Et n’attendez pas le jour J pour vous familiariser avec les nouvelles technologies ou fonctionnalités logicielles ! Zoom Events regorge d’outils qui améliorent l’expérience des utilisateurs et des participants, mais qui nécessitent une configuration préalable. Essayez de reproduire votre événement le plus fidèlement possible pendant vos répétitions afin de couvrir d’éventuels besoins de dernière minute.
4. Création d’un programme détaillé (hôtes) : parfois appelé feuille de minutage ou de repérage, le programme détaillé indique la suite d’actions qui se déroulent au cours d’un événement et constitue un document de référence pour les parties prenantes. Plus qu’un ordre du jour, le programme détaillé est un outil essentiel pour vous aider à rester organisé et à rendre l’organisation de l’événement moins stressante. Les détails de votre programme varieront selon la complexité de votre événement, mais devraient au moins inclure les éléments suivants :
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- liste de contacts (présentateurs, intervenants, équipes audiovisuelles, sous-traitants, service de restauration) ;
- déroulement des événements : ordre des intervenants, emplacements (salles de conférence virtuelles, bureaux à distance ou espaces de réunion sur site) ;
- éléments techniques (repères techniques pour la musique, diaporamas, vidéos) ;
- repères temporels (intervenants, sessions, pauses, introduction/conclusion).
Nous vous recommandons de créer un modèle qui sera facile à modifier pour de futurs événements.
5. Préparation à l’avance des interactions avec le public (hôtes et présentateurs) : si vous prévoyez une session de questions-réponses ou souhaitez discuter avec votre public, réfléchissez à la façon dont vous allez dialoguer avec celui-ci. Pour les événements très fréquentés, il peut être utile de confier à un tiers le soin de gérer les questions qui arrivent par le biais du chat ou de la fonction Q. et R. Nous vous recommandons également de demander à quelques collègues d’assister à votre événement en ayant préparé des questions à l’avance afin de lancer la conversation. Et si vous intervenez dans le cadre d’un événement hybride, n’oubliez pas le public virtuel. Les participants à distance se sentiront plus impliqués si vous n’oubliez pas de répondre à leurs questions et si vous vous adressez directement à eux. Afin d’éviter que les gens ne parlent en même temps, encouragez les participants à utiliser la fonctionnalité Réactions de Zoom Webinars, qui permet aux utilisateurs virtuels de réagir au contenu à l’aide d’émojis favorables.
