Saiba como criar um ambiente de trabalho digital colaborativo, organizar sua conversar de trabalho e aplicar as melhores práticas para uma comunicação eficaz em equipe.
Os aplicativos de chat no local de trabalho são essenciais para a comunicação com pessoas de toda a organização, seja na mesa ao lado ou em outro fuso horário. As plataformas de mensagens em tempo real criam um ambiente colaborativo, onde os funcionários podem conversar individualmente ou em grupos, trocando informações livremente fora das reuniões e ligações agendadas.
A maioria dos aplicativos de chat de trabalho são fáceis de usar, simplificando o envio de mensagens a colegas ou a criação de um canal de grupo sem exigir muito treinamento. No entanto, com alguns recursos adicionais, como opções com IA e ferramentas organizacionais, o chat de trabalho pode transformar a forma como você se comunica. Ele oferece um espaço centralizado e organizado para uma colaboração eficaz, onde é possível pesquisar conversas e arquivos para encontrar as informações necessárias e manter os membros da equipe atualizados sobre todos os projetos.
Se você nunca usou um chat corporativo, confira este guia básico sobre a organização e a etiqueta nesse tipo de aplicativo. Vamos explorar:
Não importa se sua equipe é totalmente remota, híbrida ou presencial: hoje em dia, os funcionários estão sempre colaborando com colegas que não estão no mesmo lugar. Um espaço organizado para conversar ajuda a diminuir essa distância e promove a colaboração eficaz da equipe. Veja como criar um ambiente produtivo no seu aplicativo de chat em equipe.
Um canal de chat normalmente é um espaço de chat em grupo em um aplicativo de mensagens, como Zoom Team Chat, Slack ou Microsoft Teams. É possível criar canais sobre um tema de discussão específico, por exemplo. Por isso, recomendamos criar convenções de nomenclatura claras para os canais, facilitando a identificação e a pesquisa. Por exemplo, usar prefixos como “proj-” para canais de projetos ou “team-” para discussões específicas de equipes ajuda todos a encontrar o que precisam com mais facilidade.
A criação de canais específicos para diferentes grupos e equipes em toda a organização ajuda a criar um senso de comunidade, mantendo as conversas enfocadas e relevantes.
Você pode diferenciar esses tipos de canais usando emojis e ícones, para que sejam mais fáceis de encontrar na sua lista de chats.
Com o recurso de espaços compartilhados no chat, é mais fácil para as equipes manter a sintonia. No Zoom Team Chat, por exemplo, você pode criar um espaço compartilhado abrangendo vários canais de grupos, aos quais todos os membros devem ter acesso. Quando uma pessoa é convidada a esse espaço compartilhado, ela é adicionada automaticamente a todos esses canais de grupos. Isso é útil se você estiver gerenciando uma equipe e quiser fazer a integração de uma pessoa nova. Dessa forma, é possível adicioná-la ao canal de anúncios da empresa, ao canal do departamento e ao canal da equipe de uma só vez. Nem todos os aplicativos de chat têm esse recurso, mas é uma maneira útil de manter uma lista de canais essenciais para as equipes.
Embora os nomes de canais e espaços compartilhados ajudem a manter a organização do grupo mais amplo, você também pode criar sua própria estrutura organizacional com recursos como pastas e itens favoritos. Os favoritos costumam ser os canais mais importantes, aqueles que você usa todo dia ou quer abrir rapidamente. Você pode criar quantas pastas quiser para organizar seus chats em diferentes categorias: por departamento, por projeto ou canais sociais. No Zoom Team Chat, é possível expandir ou reduzir a visualização dessas pastas para manter um espaço mais organizado e se concentrar apenas nos canais necessários.
Quando se trata de utilizar o chat corporativo, encontrar uma solução fácil de usar é o mais importante. A facilidade de uso ajuda a garantir uma maior adoção e maximiza a produtividade em toda a organização. Aqui estão outros recursos e capacidades a serem considerados ao procurar uma solução de mensagem instantânea.
A capacidade de organizar conversas com assuntos, fixadores e recursos para favoritar permite que as equipes mantenham fluxos de comunicação claros e informações importantes prontamente acessíveis.
Tenha maior flexibilidade com um aplicativo que seja otimizado para experiências tanto em computadores quanto em dispositivos móveis. A capacidade de gerenciar facilmente as notificações permite uma comunicação contínua, independentemente de onde os membros da equipe estejam trabalhando.
Um aplicativo de chat no local de trabalho precisa de recursos acessíveis de gerenciamento de usuários para incluir novos membros à equipe à medida que a organização cresce. Procure recursos de colaboração externa que permitam que os membros da equipe interna trabalhem com contatos de fora da organização, mantendo os controles de acesso adequados.
Usar o chat corporativo significa que informações confidenciais são frequentemente compartilhadas por mensagens. Configurações de segurança abrangentes e recursos de conformidade, incluindo criptografia de dados, controles de acesso e políticas de retenção, ajudam a garantir que as comunicações confidenciais permaneçam protegidas e em conformidade com as normas específicas do setor.
A capacidade de compartilhar facilmente vários tipos de arquivos com opções de visualização em mensagens, juntamente com limites de armazenamento adequados, agiliza a colaboração em documentos.
O acesso a todos os aplicativos de comunicação em grupo em uma única plataforma aumenta a eficiência. Os recursos de integração com ferramentas populares e opções personalizadas, combinados com os recursos de comunicações unificadas, criam um fluxo de trabalho contínuo, conectando o chat no local de trabalho a outros aplicativos de corporativos.
Embora o aplicativo de chat do local de trabalho ofereça vários recursos e capacidades, para tirar o máximo proveito dele, todos precisam seguir as diretrizes de uso consistente e as melhores práticas para manter os canais claramente nomeados e organizados. Isso ajuda a garantir que o aplicativo funcione bem em toda a organização e que todos os membros da equipe possam usá-lo com eficiência.
Ao configurar os canais de chat do trabalho, dê a eles nomes claros e descritivos para ajudar os colegas de equipe a localizar facilmente as conversas e encontrar informações específicas, como grupos sociais, atualizações de projetos ou canais de suporte. Certifique-se de definir e comunicar claramente o objetivo de cada canal e os participantes pretendidos para manter o foco e as discussões no caminho certo.
Além dos indicadores de status que mostram automaticamente se um contato está disponível, em uma reunião, em um evento de calendário ou off-line, definir uma mensagem de status permite que os membros da equipe saibam sua disponibilidade e qual sua situação no trabalho ao longo do dia, por exemplo, se você está ausente por estar doente, de férias ou em uma viagem de trabalho. Isso ajuda a gerenciar as expectativas de tempo de resposta e a reduzir as interrupções quando você está no modo foco.
Os chats do local de trabalho são destinados à comunicação eficiente e instantânea, portanto, seja claro e conciso em suas mensagens. Mantenha as conversas organizadas usando assuntos para discussões, usando @menções para alertar contatos específicos em um canal e evitando menções desnecessárias a @todos do canal para reduzir ao mínimo as notificações.
O uso de formatação de texto, como negrito, marcadores e títulos, facilita a leitura e a compreensão das suas mensagens. Isso melhora a legibilidade e ajuda a destacar informações importantes. Ao enviar um recurso, como um link, arquivo, imagem ou vídeo, certifique-se de dar a ele um título e indicar o que o recurso inclui. Isso facilita a localização do recurso usando a função de pesquisa.
Os canais de chat do trabalho ajudam a evitar reuniões desnecessárias e a acelerar o progresso dos projetos. Eles são ótimos para manter os colegas de equipe informados, fazer perguntas rápidas, debater ideias e compartilhar informações ou recursos pertinentes. No entanto, é igualmente importante saber quando ter conversas off-line, optando por usar o telefone ou reuniões virtuais para discussões mais complexas.
Mantenha os limites entre trabalho e vida pessoal definindo claramente quais seus horários on-line e usando os recursos de não perturbe quando necessário. Isso ajuda a evitar o burnout e promove um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional.
Mantenha seu espaço de chat organizado e eficiente fazendo regularmente uma limpeza. Arquivar canais antigos e criar pastas para organizar mensagens diretas e canais facilita a localização de informações e reduz a desordem digital.
Tenha mais dicas para usar o Zoom Team Chat, incluindo etiqueta no chat para iniciantes, mais maneiras de manter as mensagens organizadas, dicas profissionais para produtividade pessoal e maneiras de economizar tempo.
O Zoom Team Chat, nossa solução de chat de trabalho para a plataforma Zoom, combina recursos com prioridade de IA com uma experiência de usuário familiar e intuitiva e recursos avançados de colaboração para simplificar as comunicações diárias e facilitar o trabalho em equipe.
O Zoom Team Chat funciona com o AI Companion junto com suas ferramentas de comunicação e produtividade do Zoom Workplace, como Zoom Meetings, Phone, Docs e quadro de compartilhamento. Ele foi projetado para facilitar uma melhor colaboração por meio de conversas em grupo organizadas, além de simplificar a movimentação entre diferentes canais de comunicação em um único aplicativo. Os recursos incluem:
A navegação na barra lateral do Team Chat oferece mais controle sobre as notificações e os insígnias no nível da aba, para que o usuário não fique sobrecarregado com as notificações ou com a rolagem interminável para encontrar um canal. O Team Chat também oferece recursos mais avançados de filtragem e classificação, com a capacidade exclusiva de arrastar, soltar e fixar abas.
O Team Chat permite que você agende ou inicie uma reunião Zoom diretamente de um canal, facilitando a reunião de todos os participantes do canal para uma discussão em vídeo.
Os “chats de reunião contínua” do Zoom são chats de grupo dedicados aos participantes da reunião (tanto as reuniões agendadas quanto as instantâneas). Eles permitem que você compartilhe recursos e pautas com todos antes de uma reunião, converse em tempo real durante uma reunião e continue as conversas após a reunião. Os resumos de reuniões gerados pelo AI Companion são enviados diretamente para o chat contínuo da reunião para que todos possam permanecer alinhados. Se um participante convidado perder a reunião, ele poderá acessar o chat contínuo da reunião para ler o resumo e se atualizar.
Os espaços compartilhados acabam com o problema de ter que adicionar manualmente cada membro da equipe a cada canal. Basta adicionar todos os canais relacionados ao seu projeto a um espaço compartilhado, e os membros da equipe no espaço compartilhado terão acesso automático a esses canais.
O Team Chat oferece suporte total a conversas segmentadas em canais, individualmente e em chat na reunião, o que ajuda você e outras pessoas a organizarem conversas para poder acompanhá-las com mais facilidade.
O Zoom AI Companion ajuda a simplificar os fluxos de trabalho para você ter mais produtividade. Compartilhe resumos da reunião gerados por IA e os próximos passos em um canal de chat, acompanhe as mensagens do grupo com resumos do AI Companion e peça ao AI Companion para redigir mensagens para você.
O Team Chat faz parte do Zoom Workplace, assim você tem acesso a todas as suas ferramentas de comunicação, colaboração e produtividade em um único aplicativo. De videoconferências a chamadas telefônicas na nuvem, você pode iniciar ou agendar um horário com os membros da equipe direto no aplicativo de chat do trabalho. Além disso, o Team Chat permite a comunicação assíncrona, com recursos como mensagens de voz, gravação de tela, mensagens agendadas, lembretes e muito mais.
O Team Chat está incluído em todos os planos Zoom Workplace sem custos ou contratos adicionais. Quer trocar seu aplicativo de chat atual? Veja a comparação entre o Team Chat e o Slack ou Microsoft Teams.
