Узнайте, как создать совместную цифровую рабочую среду, организовать рабочий чат и использовать лучшие рекомендации для эффективного командного общения.
Приложения для рабочего чата необходимы для общения с коллегами вашей организации, независимо от того, находятся они в соседнем кабинете или в другом часовом поясе. Платформы обмена сообщениями в реальном времени создают среду для совместной работы, где сотрудники могут общаться один на один или в группах и свободно обмениваться информацией вне запланированных конференций и звонков.
Большинство приложений для рабочего чата просты в использовании, что позволяет легко обмениваться сообщениями с коллегами или создавать групповые каналы без особого опыта и обучения. Но если углубиться в дополнительные функции, такие как возможности ИИ и инструменты для организации работы, рабочий чат может кардинально изменить стиль вашего общения. Он предоставляет централизованное и структурированное пространство для эффективного взаимодействия, где легко находить нужную информацию в переписках и файлах, а также держать всех участников команды в курсе как крупных, так и небольших проектов.
Если вы только начинаете пользоваться рабочим чатом, это руководство поможет разобраться в основах организации общения и правилах поведения в чате. Мы рассмотрим:
Независимо от того, работает ли ваша команда удаленно, в гибридном формате или в офисе, сегодня сотрудники часто взаимодействуют с коллегами, которые находятся в других локациях. Организованное пространство рабочего чата помогает преодолеть это расстояние и способствует эффективной коллективной работе. Узнайте, как создать продуктивную среду в приложении для коллективного чата.
Канал чата обычно представляет собой групповое пространство в мессенджере, таком как Zoom Team Chat, Slack или Microsoft Teams. Каналы создаются для объединения участников вокруг определенной темы обсуждения. Поэтому мы рекомендуем устанавливать понятные правила наименования каналов, чтобы их было легко распознавать и находить. Например, использование префиксов вроде «proj-» для проектных каналов или «team-» для обсуждений внутри команды помогает участникам быстрее находить нужную информацию.
Создание специализированных каналов для различных групп и команд организации способствует формированию чувства общности и помогает сохранять актуальность обсуждений.
Вы можете различать типы каналов с помощью эмодзи и значков, чтобы их было легче находить в списке чатов.
Общие пространства — это функция чата, которая упрощает синхронизацию командной работы. В Zoom Team Chat, например, можно создать общее пространство, объединяющее несколько групповых каналов, доступных всем участникам. Пригласив человека в такое пространство, вы автоматически добавите его во все эти каналы. Это особенно удобно, если вы управляете командой и хотите включить нового сотрудника в рабочие процессы, добавив его сразу в каналы компании, отдела и команды. Не все приложения для чата поддерживают такую функцию, но с ее помощью удобно управлять списком основных каналов команды.
Хотя такие элементы, как названия каналов и общие пространства, помогают организовать работу группы в целом, вы также можете выстроить собственную структуру с помощью функций, таких как папки и избранное. Звездами обычно выделяют самые важные каналы, к которым вы обращаетесь каждый день или хотите открыть мгновенно. Вы можете создать сколько угодно папок, чтобы организовать чаты по разным категориям — например, каналы по отделам, проектам или для неформального общения. В Zoom Team Chat вы можете разворачивать или сворачивать папки, чтобы поддерживать порядок и сосредоточиться только на нужных каналах.
Найти простое в использовании решение для чата для бизнеса — приоритет номер один. Простота использования помогает обеспечить широкое внедрение и максимальную продуктивность в организации. Ниже описаны дополнительные функции и возможности, на которые следует обращать внимание при поиске решения для обмена мгновенными сообщениями.
Организуйте обсуждения с ветками, закреплениями и закладками, чтобы команды легко обменивались информацией и быстро находили нужные данные.
Больше возможностей с приложением, которое одинаково удобно на компьютере и телефоне. Простое управление уведомлениями обеспечивает беспрепятственное общение, независимо от того, где работают члены команды.
Приложение для корпоративного чата должно иметь удобные возможности управления пользователями, чтобы добавлять новых участников по мере роста организации. Обратите внимание на функции внешнего сотрудничества, которые позволяют команде работать с контактами за пределами компании при сохранении нужного уровня доступа.
При использовании чата для работы часто передается конфиденциальная информация. Комплексные настройки безопасности и функции соблюдения нормативно-правовых требований, включая шифрование данных, контроль доступа и правила хранения, помогают защитить такие сообщения и соблюдать отраслевые нормы.
Возможность быстро отправлять различные типы файлов с просмотром в сообщениях и достаточными лимитами хранения упрощает совместную работу с документами.
Доступ ко всем приложениям для группового общения на одной платформе повышает эффективность. Возможности интеграции с популярными инструментами и настройками, вместе с функциями объединенных коммуникаций, создают плавный рабочий процесс, соединяя корпоративный чат с другими бизнес-приложениями.
Приложение для рабочего чата предоставляет различные функции и возможности, но чтобы извлекать из него максимум пользы, все должны придерживаться рекомендаций по последовательному использованию, а также четкому наименованию и организации каналов. Так приложение будет хорошо работать для всей организации, и все участники команды смогут использовать его эффективно.
При создании каналов рабочего чата давайте им понятные и описательные названия, чтобы участники команды могли легко находить беседы и конкретную информацию, например социальные группы, изменения проекта или каналы поддержки. Четко определяйте цели и предполагаемых участников каждого канала и информируйте об этом, чтобы сохранить сосредоточенность и поддерживать обсуждения в нужном русле.
Используйте помимо индикаторов статуса, которые автоматически показывают, доступен ли контакт, находится ли он на конференции, вне сети и внесен ли он в мероприятие календаря, сообщение о статусе. Оно позволяет участникам команды видеть вашу доступность и рабочий статус в течение дня: больничный, отпуск, командировка и т. д. Такое сообщение поможет управлять ожиданиями относительно времени ответа и сократить количество прерываний, когда вы сосредоточены на выполнении определенной задачи.
Рабочие чаты предназначены для эффективной и мгновенной коммуникации, поэтому четко и кратко излагайте свою мысль в сообщениях, чтобы поддерживать эффективность. Организовывайте беседы, используя цепочки для обсуждений, @упоминания для оповещения конкретных контактов в канале и избегайте ненужных @упоминаний всех участников канала, чтобы свести количество уведомлений к минимуму.
Элементы форматирования текста, такие как жирный шрифт, маркеры и заголовки, упрощают просмотр и понимание сообщений. Они повышают читабельность и помогают выделить важную информацию. Отправляя какой-либо материал (например, ссылку, файл, изображение или видео), обязательно дайте ему название и укажите, что в нем содержится. Это поможет пользователям найти его с помощью функции поиска.
Каналы рабочего чата помогают избежать ненужных конференций и быстрее реализовывать проекты. Они отлично подходят для того, чтобы информировать участников команды, задавать быстрые вопросы, устраивать мозговые штурмы и делиться необходимой информацией или материалами. Однако не менее важно знать, когда следует переходить к устному общению и решать более сложные вопросы в ходе телефонных вызовов или виртуальных конференций.
Поддерживайте границы между работой и личной жизнью: установите четкие часы в сети и при необходимости используйте функцию «Не беспокоить». Это поможет предотвратить выгорание и обеспечит здоровый баланс между работой и личной жизнью.
Поддерживайте порядок и эффективность в своем чате, регулярно проводя очистку. Архивирование старых каналов и создание папок для упорядочивания личных сообщений и каналов облегчает поиск информации и уменьшает цифровой беспорядок.
Получите больше советов по использованию Zoom Team Chat: чат-этикет для новых пользователей, дополнительные способы организации сообщений, советы профессионалов по повышению личной продуктивности, способы экономии времени в течение дня и пр.
Zoom Team Chat, наше решение для рабочего чата на платформе Zoom, сочетает ИИ-возможности с привычным, интуитивно понятным пользовательским интерфейсом и расширенными функциями для совместной работы, упрощая повседневные коммуникации и и способствуя эффективному взаимодействию в команде.
Zoom Team Chat работает вместе с AI Companion и другими инструментами коммуникации и продуктивности в Zoom Workplace, такими как Zoom Meetings, Phone, Docs и Whiteboard. Он разработан для повышения эффективности командной работы за счет структурированных групповых чатов, а также для удобного перехода между различными каналами общения в одном приложении. Включает следующие функции:
Боковая панель навигации Team Chat обеспечивает больший контроль над значками и уведомлениями на уровне вкладок, так что вы не будете перегружены уведомлениями и вам не придется бесконечно прокручивать страницу в поисках нужного канала. Team Chat также предлагает расширенные функции фильтрации и сортировки, а также уникальную возможность перетаскивания и закрепления вкладок.
Team Chat позволяет запланировать или начать конференцию Zoom прямо из канала, чтобы легко собрать всех его участников для видеообсуждения.
«Непрерывные чаты конференций» Zoom — это специальные групповые чаты для участников конференций (как запланированных, так и спонтанных). В них можно заранее делиться материалами и повесткой, общаться в реальном времени во время конференции и продолжать беседу после ее завершения. Сводки конференций, сгенерированные AI Companion, отправляются непосредственно в непрерывный чат конференции, чтобы все участники имели доступ к одинаковой информации. Если приглашенный участник пропустил конференцию, он может открыть чат, прочитать сводку и быстро ознакомиться с основными моментами.
Общие пространства устраняют необходимость вручную добавлять каждого участника команды в каждый канал. Просто добавьте все каналы, связанные с конкретным проектом, в общее пространство, и участники команды в этом общем пространстве автоматически получат доступ к этим каналам.
Team Chat полностью поддерживает цепочки бесед в каналах, личном чате и чате в режиме конференции, что позволяет вам и другим пользователям легче организовывать беседы и следить за ними.
Zoom AI Companion помогает оптимизировать рабочие процессы, чтобы вы успевали больше. Делитесь в канале чата сгенерированными ИИ сводками конференций и списками следующих шагов, просматривайте групповые сообщения в виде кратких сводок от AI Companion и поручайте ему составление новых сообщений.
Team Chat — это часть Zoom Workplace, а значит, все инструменты для общения, совместной работы и повышения продуктивности доступны вам в одном приложении. От видеоконференций до облачных звонков вы можете начать общение или запланировать время с участниками команды прямо из приложения рабочего чата. Кроме того, Team Chat позволяет общаться в удобное для вас время с помощью голосовых сообщений, записи экрана, отложенных сообщений, напоминаний и других функций.
Team Chat включен во все тарифные планы Zoom Workplace без дополнительных расходов и обязательств. Хотите сменить текущее приложение для чата? Сравните Team Chat со Slack и Microsoft Teams.
