Ontdek hoe je een digitale werkomgeving creëert waarin samenwerking centraal staat, je werkchat organiseert en best practices voor chats toepast voor effectieve teamcommunicatie.
Chatapps voor op het werk zijn essentieel om te communiceren met mensen in je hele organisatie, of ze zich nu in het kantoor naast jou bevinden of in een andere tijdzone. Realtime berichtenplatforms creëren een samenwerkingssfeer waarin werknemers één-op-één of in groepen kunnen chatten en vrij informatie kunnen uitwisselen, buiten de geplande vergaderingen en gesprekken om.
De meeste werkchatapps zijn eenvoudig te gebruiken, waardoor het gemakkelijk is om een bericht naar een collega te sturen of een groepskanaal te starten zonder veel ervaring of training. Maar als je je verdiept in extra functies zoals AI-mogelijkheden en organisatietools, kan werkchat de manier waarop je communiceert veranderen. Het biedt een centrale, georganiseerde ruimte voor effectieve samenwerking, een plek waar je gemakkelijk gesprekken en bestanden kunt doorzoeken om de informatie te vinden die je nodig hebt, en waar je teamleden op de hoogte kunt houden van grote en kleine projecten.
Als zakelijke chat nieuw voor je is, vind je hier een handleiding met de basisprincipes voor chat-organisatie en -etiquette. We zullen het volgende verkennen:
Of je team nu volledig op afstand, hybride of op kantoor werkt, werknemers werken tegenwoordig vaak samen met collega's die zich niet op dezelfde locatie bevinden. Een georganiseerde werkchatruimte helpt die afstand te overbruggen en bevordert effectieve samenwerking binnen het team. Hier lees je hoe je een productieve omgeving creëert in je teamchatapp.
Een chatkanaal is meestal een plek waar je met een groep kunt chatten in een berichtenapp zoals Zoom Team Chat, Slack of Microsoft Teams. Je kunt kanalen aanmaken om mensen samen te brengen rond een specifiek discussieonderwerp. Daarom raden we aan duidelijke naamgevingsconventies voor kanalen op te stellen, zodat ze gemakkelijk herkenbaar en doorzoekbaar zijn. Door bijvoorbeeld voorvoegsels zoals 'proj-' te gebruiken voor projectkanalen of 'team-' voor teamspecifieke discussies, kan iedereen gemakkelijker vinden waar ze naar op zoek zijn.
Door specifieke kanalen te maken voor verschillende groepen en teams binnen de organisatie, bouw je een gemeenschapsgevoel op en blijven gesprekken gefocust en relevant.
Je kunt deze verschillende typen kanalen onderscheiden met behulp van emoji's en pictogrammen, zodat je ze gemakkelijker vindt in je chatlijst.
Gedeelde ruimtes is een chatfunctie waarmee teams gemakkelijker gesynchroniseerd blijven. In Zoom Team Chat kun je bijvoorbeeld een gedeelde ruimte maken die meerdere groepskanalen omvat waar alle leden toegang toe hebben. Als je iemand uitnodigt voor die gedeelde ruimte, wordt hij of zij automatisch toegevoegd aan al die groepskanalen. Dit is handig als je een team leidt en een nieuwe medewerker wilt onboarden door hem of haar in één keer toe te voegen aan het aankondigingskanaal voor het hele bedrijf, het kanaal voor de afdeling en je teamkanaal. Niet alle chatapps hebben deze functie, maar het is een handige manier om een lijst bij te houden van belangrijke kanalen voor teams.
Hoewel kanaalnamen en gedeelde ruimtes helpen om de bredere groep georganiseerd te houden, kun je ook je eigen structuur maken met functies zoals mappen en items met een ster. Sterren zijn vaak gereserveerd voor de belangrijkste kanalen die je elke dag gebruikt of snel wilt openen. Je kunt zoveel mappen maken als je wilt om je chats in verschillende categorieën te ordenen: per afdeling, per project of per sociaal kanaal. In Zoom Team Chat kun je de weergave van die mappen uitklappen of samenvouwen zodat alles overzichtelijk blijft en je je kunt concentreren op de kanalen die je nodig hebt.
Wat zakelijke chats betreft, is het vinden van een gebruiksvriendelijke oplossing de topprioriteit. Gebruiksgemak zorgt voor een wijdverspreide acceptatie en maximaliseert de productiviteit binnen de organisatie. Je moet de volgende extra functies en mogelijkheden in overweging nemen wanneer je op zoek bent naar een oplossing voor instant messaging.
Dankzij de mogelijkheid om gesprekken te organiseren met threads, spelden en bladwijzers, kunnen teams duidelijke communicatiestromen handhaven en belangrijke informatie gemakkelijk toegankelijk houden.
Flexibiliteit staat voorop met een app die geoptimaliseerd is voor zowel desktop- als mobiele ervaringen. De mogelijkheid om eenvoudig meldingen te beheren, zorgt voor naadloze communicatie, ongeacht waar teamleden werken.
Voor een chatapp voor op het werk is toegankelijk gebruikersbeheer een must om nieuwe teamleden toe te voegen naarmate de organisatie groeit. Zoek naar externe samenwerkingsfuncties waarmee interne teamleden met contactpersonen buiten de organisatie kunnen werken en alsnog passende toegangscontroles kunnen handhaven.
Het gebruik van chat voor zakelijke doeleinden betekent dat gevoelige informatie vaak via berichten wordt gedeeld. Dankzij uitgebreide beveiligingsinstellingen en functies voor naleving, waaronder gegevensversleuteling, toegangscontroles en beleidsregels voor het bewaren van gegevens, blijft gevoelige communicatie beschermd en voldoet ze aan specifieke regelgeving voor de sector.
Dankzij de mogelijkheid om gemakkelijk verschillende bestandstypes te delen met voorbeeldopties in berichten, in combinatie met adequate opslaglimieten, wordt samenwerking aan documenten gestroomlijnd.
Toegang tot alle groepscommunicatie-apps op één platform verbetert de efficiëntie. Integratiemogelijkheden met populaire tools en aangepaste opties, gecombineerd met functies voor geïntegreerde communicatie, zorgen voor een naadloze workflow door zakelijke chats te verbinden met andere zakelijke toepassingen.
Je chatapp voor op het werk biedt dus verschillende functies en mogelijkheden, maar om er het meeste uit te halen, moet iedereen zich houden aan richtlijnen voor consistent gebruik en best practices om kanalen duidelijk benoemd en geordend te houden. Hiermee wordt gewaarborgd dat de app goed werkt voor de hele organisatie en dat alle teamleden deze effectief kunnen gebruiken.
Geef werkchatkanalen duidelijke en beschrijvende namen, zodat teamleden gesprekken gemakkelijk kunnen terugvinden en specifieke informatie kunnen vinden, zoals sociale groepen, projectupdates of ondersteuningskanalen. Zorg ervoor dat je het doel van elk kanaal en de beoogde deelnemers duidelijk afbakent en communiceert om de focus te behouden en gesprekken op koers te houden.
Naast statusindicatoren die automatisch aangeven of een contactpersoon beschikbaar, in vergadering, in een agenda-evenement of offline is, kun je met het instellen van een statusbericht teamleden laten weten wat je beschikbaarheid en werkstatus gedurende de dag is, bijvoorbeeld als je ziek bent, met verlof of op zakenreis. Zo geef je een beter idee van reactietijden en word je minder vaak onderbroken wanneer je het druk hebt.
Werkchats zijn bedoeld voor efficiënte en snelle communicatie, dus houd je berichten duidelijk en beknopt om de effectiviteit te waarborgen. Houd gesprekken geordend door threads te gebruiken voor discussies, @vermeldingen te gebruiken om specifieke contactpersonen binnen een kanaal te waarschuwen en onnodige @alle kanalen-vermeldingen te vermijden om meldingen tot een minimum te beperken.
Door tekstopmaak te gebruiken, zoals vetgedrukte tekst, opsommingstekens en koppen, zijn je berichten gemakkelijk te scannen en te begrijpen. Zo verbeter je de leesbaarheid en valt belangrijke informatie beter op. Wanneer je een bron verstuurt, zoals een link, bestand, afbeelding of video, geef deze dan een naam en leg uit wat de bron bevat. Zo kunnen mensen de bron later gemakkelijker terugvinden met behulp van de zoekfunctie.
Met werkchatkanalen vermijd je onnodige vergaderingen en verlopen je projecten sneller. Ze zijn geweldig om teamgenoten op de hoogte te houden, beknopte vragen te stellen, over ideeën te brainstormen en relevante informatie of bronnen te delen. Je moet echter aanvoelen wanneer je gesprekken offline moet halen door voor complexere discussies over te schakelen naar telefoongesprekken of virtuele vergaderingen.
Houd je privéleven en werkleven gescheiden door duidelijke uren voor online activiteit in te stellen en indien nodig de functies voor niet storen te gebruiken. Dit helpt een burn-out te voorkomen en bevordert een gezond evenwicht tussen werk en privé.
Houd je chatruimte opgeruimd en efficiënt door regelmatig alles op te schonen. Door oude kanalen te archiveren en mappen te maken om rechtstreekse berichten en kanalen te ordenen, vind je informatie gemakkelijker terug en heb je minder last van digitale wanorde.
Krijg meer tips voor het gebruik van Zoom Team Chat, waaronder chatregels voor beginners, meer manieren om berichten geordend te houden, vakkundige tips voor persoonlijke productiviteit en manieren om tijd te winnen tijdens je dag.
In Zoom Team Chat, onze werkchatoplossing voor het Zoom-platform, worden AI-first mogelijkheden gecombineerd met een vertrouwde, intuïtieve gebruikerservaring en geavanceerde samenwerkingsfuncties om de dagelijkse communicatie te stroomlijnen en teamwerk te vergemakkelijken.
Zoom Team Chat werkt met AI Companion naast je communicatie- en productiviteitstools van Zoom Workplace, zoals Zoom Meetings, Phone, Docs en Whiteboard. Het is ontworpen om betere samenwerking mogelijk te maken door middel van georganiseerde groepschats. Ook kun je in een handomdraai tussen verschillende communicatiekanalen schakelen in één app. Inbegrepen functies:
Met de zijbalknavigatie van Team Chat heb je meer controle over badges en meldingen op tabbladniveau, zodat je niet overstelpt wordt door meldingen of eindeloos hoeft te scrollen om een kanaal te vinden. Team Chat biedt ook meer geavanceerde filter- en sorteermogelijkheden, met de unieke mogelijkheid om tabbladen te slepen, neer te zetten en vast te zetten.
Met Team Chat kun je rechtstreeks vanuit een kanaal een Zoom-vergadering plannen of starten. Zo breng je in een handomdraai alle kanaaldeelnemers bij elkaar voor een videogesprek.
De 'doorlopende vergaderchats' van Zoom zijn speciale groepschats voor deelnemers aan vergaderingen (zowel geplande als ad-hocvergaderingen). Hiermee kun je bronnen en vergaderagenda's met iedereen delen vóór een vergadering, in realtime chatten tijdens een vergadering en gesprekken voortzetten na afloop van de vergadering. Door AI Companion gegenereerde samenvattingen van vergaderingen worden direct naar de doorlopende vergaderchat gestuurd, zodat iedereen op de hoogte blijft. Als een uitgenodigde deelnemer de vergadering niet kan bijwonen, kan hij/zij de doorlopende vergaderchat raadplegen om de samenvatting te lezen en op de hoogte te blijven.
Met gedeelde ruimten hoeft elk teamlid niet langer handmatig aan elk kanaal te worden toegevoegd. Voeg gewoon alle kanalen die verband houden met je project toe aan een gedeelde ruimte en teamleden in de gedeelde ruimte krijgen automatisch toegang tot die kanalen.
Team Chat biedt volledige ondersteuning voor gesprekken in threads in kanalen, persoonlijke chats en chats tijdens vergaderingen, wat jou en anderen helpt gesprekken te organiseren zodat je ze gemakkelijker kunt volgen.
Met Zoom AI Companion kun je je workflows stroomlijnen, zodat je meer gedaan krijgt. Deel door AI gegenereerde samenvattingen van vergaderingen en volgende stappen in een chatkanaal, blijf op de hoogte van groepsberichten met samenvattingen van AI Companion en vraag AI Companion om berichten voor jou op te stellen.
Team Chat is een onderdeel van Zoom Workplace, wat betekent dat je toegang hebt tot al je communicatie-, samenwerkings- en productiviteitstools in één app. Van videovergaderingen tot telefoongesprekken in de cloud, je kunt rechtstreeks vanuit je zakelijke chatapp gesprekken met teamleden starten of tijd inplannen. Bovendien kun je met Team Chat asynchroon communiceren met functies zoals spraakberichten, schermopname, geplande berichten, herinneringen en meer.
Team Chat is inbegrepen bij alle Zoom Workplace-abonnementen zonder extra kosten of contracten. Wil je overstappen van je bestaande chatapp? Bekijk hoe Team Chat zich verhoudt tot Slack en Microsoft Teams.
