Aprenda a crear un entorno de trabajo digital colaborativo, organice su chat de trabajo y aplique las prácticas recomendadas para garantizar una comunicación eficaz en equipo.
Las aplicaciones de chat del lugar de trabajo son imprescindibles para comunicarse con personas de toda la organización, tanto si están en el cubículo contiguo como en otra zona horaria. Las plataformas de mensajería en tiempo real generan un ambiente de colaboración en el que los empleados pueden chatear de forma individual o en grupo e intercambiar información libremente fuera de las reuniones y llamadas programadas.
La mayoría de las aplicaciones de chat de trabajo son fáciles de usar, lo que facilita el envío de un mensaje a un colega o iniciar un canal de grupo sin mucha experiencia o formación. Pero, cuando profundiza en características adicionales, como las capacidades de IA y las herramientas de organización, el chat de trabajo puede transformar la forma en que se comunica. Proporciona un espacio centralizado y organizado para una colaboración eficaz, donde usted puede realizar búsquedas fácilmente en las conversaciones y archivos para encontrar la información que necesita y mantener a los miembros del equipo informados sobre proyectos grandes y pequeños.
Si es nuevo en el chat comercial, aquí tiene una guía que le ayudará a aprender los entresijos de la organización básica de los chats y de la etiqueta. Exploraremos:
Tanto si su equipo trabaja completamente en remoto como si lo hace de manera híbrida o presencial, hoy en día los empleados a menudo se encuentran colaborando con colegas que no están en la misma ubicación. Un espacio organizado para chatear ayuda a reducir esa distancia y fomenta una colaboración eficaz en equipo. He aquí cómo crear un entorno productivo en su aplicación de chat en equipo.
Un canal de chat generalmente se refiere a un espacio de chat de grupo en una aplicación de mensajería como Zoom Team Chat, Slack o Microsoft Teams. Se pueden crear canales para reunir a personas en torno a un tema específico de conversación. Por lo tanto, le recomendamos establecer convenciones de nombres claras para los canales, de modo que sean fáciles de identificar y buscar. Por ejemplo, usar prefijos como «proj-» para los canales de proyectos o «equip-» para las conversaciones específicas del equipo ayuda a todos a encontrar lo que necesitan más fácilmente.
Crear canales específicos para los distintos grupos y equipos de la organización ayuda a fomentar un sentido de comunidad, mientras se mantienen las conversaciones enfocadas y relevantes.
Puede diferenciar estos diferentes tipos de canales usando emojis e iconos para que sean más fáciles de encontrar en su lista de chats.
Los espacios compartidos son una característica de los chats que permite a los equipos mantenerse sincronizados más fácilmente. En Zoom Team Chat, por ejemplo, puede crear un espacio compartido que abarque varios canales de grupo a los que todos los miembros deberían tener acceso. Invitar a una persona a ese espacio compartido la añadirá automáticamente a todos esos canales de grupo. Esto es útil si gestiona un equipo y desea realizar la incorporación de un nuevo empleado añadiéndolo al canal de anuncios de toda la empresa, al canal de todo el departamento y al canal de su equipo a la vez. No todas las aplicaciones de chat tienen esta característica, pero es una manera útil de mantener una lista de canales esenciales para los equipos.
Aunque los nombres de los canales y los espacios compartidos ayudan a mantener organizado al grupo más amplio, también puede crear su propia estructura organizativa utilizando funciones como carpetas y elementos destacados con estrellas. Las estrellas a menudo se reservan para sus canales más importantes, aquellos que consulta todos los días o que desea abrir al instante. Puede crear tantas carpetas como desee para organizar sus chats en diferentes categorías: por departamento, por proyecto o por canales sociales. En Zoom Team Chat, puede expandir o contraer la vista de esas carpetas para mantener un espacio más ordenado y centrarse únicamente en los canales que necesita.
Cuando se trata de utilizar el chat para los negocios, encontrar una solución que sea fácil de usar es la máxima prioridad. La facilidad de uso garantiza una adopción generalizada y maximiza la productividad en toda la organización. A continuación, se detallan otras características y capacidades que se deben tener en cuenta a la hora de buscar una solución de mensajería instantánea.
Los equipos pueden mantener flujos de comunicación claros y acceder fácilmente a información importante gracias a la posibilidad de organizar conversaciones con hilos, notas fijas y recursos marcados.
Disfrute de una mayor flexibilidad con una aplicación optimizada para su uso tanto en equipos de escritorio como en dispositivos móviles. La capacidad de gestionar fácilmente las notificaciones permite una comunicación fluida independientemente de dónde estén trabajando los miembros del equipo.
Una aplicación de chat para el lugar de trabajo necesita capacidades accesibles de administración de usuarios que permitan añadir nuevos miembros al equipo a medida que la organización crece. Busque características de colaboración externa que permitan a los miembros del equipo interno trabajar con contactos externos a la organización, mientras se mantienen los controles de acceso adecuados.
Utilizar el chat para los negocios implica que a menudo se comparta información confidencial en los mensajes. Las configuraciones de seguridad y características de cumplimiento completas, incluyendo el cifrado de datos, los controles de acceso y las políticas de retención, ayudan a garantizar que las comunicaciones confidenciales permanezcan protegidas y cumplan con las normativas específicas del sector.
La posibilidad de compartir fácilmente distintos tipos de archivos con opciones de vista previa en la mensajería, junto con unos límites de almacenamiento adecuados, optimiza la colaboración en documentos.
El acceso a todas las aplicaciones de comunicación de grupo en una sola plataforma aumenta la eficiencia. Las capacidades de integración con herramientas populares y opciones personalizadas, junto con las características de las comunicaciones unificadas, crean un flujo de trabajo optimizado al conectar el chat en el lugar de trabajo con otras aplicaciones para empresas.
Aunque la aplicación de chat en el lugar de trabajo ofrece diversas características y capacidades, para poder sacarle el máximo partido es necesario que todos sigan pautas de uso coherente y prácticas recomendadas para mantener los canales claramente designados y organizados. Esto ayuda a garantizar que la aplicación funcione bien para toda la organización y que todos los miembros del equipo puedan utilizarla con eficacia.
Cuando configure canales de chat de trabajo, asígneles nombres claros y descriptivos que ayuden a los compañeros de equipo a encontrar fácilmente conversaciones e información específica, como grupos sociales, actualizaciones de proyectos o canales de soporte. Defina y comunique con claridad el objetivo de cada canal y los participantes previstos para no perder el foco y mantener el rumbo de las conversaciones.
Además de los indicadores de estado que muestran de forma automática si un contacto está disponible, en una reunión, en un evento del calendario o desconectado, fijar un mensaje de estado permite a los miembros del equipo conocer su disponibilidad y estado de trabajo durante todo el día, por ejemplo, si está enfermo, de vacaciones o de viaje de trabajo. Esto ayuda a gestionar las expectativas de tiempos de respuesta y a reducir las interrupciones cuando se está en modo foco.
Los chats en el lugar de trabajo están diseñados para lograr una comunicación eficaz e inmediata, por lo que hay que ser claro y conciso en los mensajes para mantener la eficacia. Para mantener las conversaciones organizadas, utilice hilos para los debates, use @menciones para advertir a contactos específicos dentro de un canal y evite las @menciones innecesarias en todos los canales para reducir al mínimo las notificaciones.
El uso de formatos de texto como la negrita, las viñetas y los títulos facilita la lectura y la comprensión de los mensajes. Esto mejora la legibilidad y ayuda a destacar la información importante. Cuando envíe un recurso, como un enlace, un archivo, una imagen o un vídeo, asegúrese de ponerle un título e indicar qué incluye el recurso. De este modo, a los usuarios les resultará más fácil encontrarlo utilizando la función de búsqueda.
Los canales de chat de trabajo permiten evitar reuniones innecesarias y agilizar los proyectos. Son ideales para mantener informados a los compañeros de equipo, hacer preguntas rápidas, intercambiar ideas y transmitir información o recursos pertinentes. Sin embargo, también es importante saber cuándo hay que desconectar las conversaciones y trasladar las más complejas a llamadas telefónicas o reuniones virtuales.
Mantenga los límites entre trabajo y vida personal estableciendo un horario claro de conexión y utilizando las características de «no molestar» cuando sea necesario. Esto ayuda a evitar el agotamiento y favorece un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida privada.
Mantenga el orden y la eficacia de su espacio de chat con actividades de limpieza periódicas. Archivar los canales antiguos y crear carpetas para organizar los mensajes directos y los canales permite encontrar la información más fácilmente y reduce el desorden digital.
Acceda a más consejos para utilizar Zoom Team Chat, incluido el protocolo de chat para principiantes, más formas de mantener los mensajes organizados, consejos de profesionales para mejorar la productividad personal y formas de ahorrar tiempo en su día a día.
Zoom Team Chat, nuestra solución de chat de trabajo para la plataforma de Zoom, combina capacidades centradas en la IA con una experiencia de usuario familiar e intuitiva y funciones avanzadas de colaboración para optimizar las comunicaciones diarias y simplificar el trabajo en equipo.
Zoom Team Chat funciona con AI Companion junto con las herramientas de comunicación y productividad de Zoom Workplace, como Zoom Meetings, Zoom Phone, Docs, y Whiteboard. Está diseñado para facilitar una mejor colaboración mediante chats de grupo organizados, a la vez que simplifica el cambio entre diferentes canales de comunicación en una sola aplicación. Entre sus funciones se incluyen:
La navegación con la barra lateral de Team Chat ofrece un mayor control de las notificaciones y las insignias a nivel de pestaña, para que no se vea abrumado por las notificaciones ni tenga que desplazarse interminablemente para encontrar un canal. Team Chat también ofrece capacidades más avanzadas de filtrado y clasificación, con la posibilidad excepcional de arrastrar, soltar y fijar pestañas.
Team Chat le permite programar o iniciar una reunión de Zoom directamente desde un canal, lo que facilita reunir a todos los participantes del canal para una discusión por vídeo.
Los «chats de reunión continua» de Zoom son chats de grupo específicos para los participantes en reuniones (tanto programadas como ad hoc). Le permiten compartir recursos y órdenes del día con todos los participantes antes de una reunión, chatear en tiempo real durante la misma y continuar la conversación después de que esta finalice. Los resúmenes de las reuniones generados por AI Companion se envían directamente al chat de la reunión continua para que todos puedan estar en sintonía. Si un participante invitado se pierde la reunión, puede acceder al chat de la reunión continua para leer el resumen y ponerse al día.
Los espacios compartidos eliminan el problema de tener que añadir a cada miembro del equipo a cada canal de forma manual. Solo tiene que añadir todos los canales relacionados con su proyecto a un espacio compartido para que los miembros del equipo del espacio compartido tengan acceso automático a esos canales.
Team Chat admite totalmente conversaciones en hilos en canales, conversaciones individuales y chat durante la reunión, lo que ayuda a usted y a los demás a organizar las conversaciones para poder seguirlas con mayor facilidad.
Zoom AI Companion le ayuda a optimizar los flujos de trabajo para que pueda hacer más cosas. Comparta resúmenes de reuniones generados por IA y los siguientes pasos en un canal de chat, infórmese de los mensajes de grupo con los resúmenes de AI Companion y pídale a AI Companion que redacte mensajes por usted.
Team Chat es parte de Zoom Workplace, lo que significa que usted tiene acceso a todas sus herramientas de comunicación, colaboración y productividad en una sola aplicación. Desde videoconferencia hasta llamadas telefónicas en la nube, puede iniciar o programar reuniones con los miembros de su equipo directamente desde la aplicación de chat de su lugar de trabajo. Además, Team Chat le permite comunicarse de forma asíncrona con características como mensajes de voz, grabación de pantalla, mensajes programados, recordatorios y mucho más.
Team Chat está incluido en todos los planes de Zoom Workplace sin costes adicionales ni contratos requeridos. ¿Está buscando cambiar su aplicación de chat actual? Vea una comparativa de Team Chat con Slack y Microsoft Teams.
