Решение парадокса коллективной работы: как ИИ поможет экономить время

В августе 2023 года компания Zoom поручила компании Morning Consult провести опрос, чтобы понять, как руководители и сотрудники проводят время на работе и какую роль в этом играет ИИ. Руководители более оптимистично настроены в отношении искусственного интеллекта (и получают наибольшую пользу от экономии времени с помощью ИИ), а вот сотрудники испытывают к нему смешанные чувства, что может указывать на потребность в дополнительном обучении и поддержке.

Решение парадокса коллективной работы: как ИИ поможет экономить время
Темы отчета

Многие сотрудники работают в командах. Однако если они при этом находятся в разных местах и у них нет необходимых инструментов, скорость и эффективность их работы снижаются. Сотрудникам приходится много общаться в чатах, проводить виртуальные конференции и участвовать в других мероприятиях, которые заполняют календари, но оставляют меньше времени на значимые дела. По сути, такие задачи снижают производительность труда: они занимают время, но не способствуют продуктивности.

 

Организации рассчитывают на то, что ИИ поможет изменить эту ситуацию. Инструменты генеративного ИИ могут помогать сотрудникам разными способами, например обобщать информацию, составлять сообщения или автоматизировать задачи. При этом некоторые компании охотно внедряют эту полезную технологию, а другие относятся к ней более нерешительно.

 

Компания Morning Consult по заказу Zoom * провела онлайн-опрос об использовании ИИ в работе. По результатам этого опроса мы составили отчет, который раскрывает различия в отношении сотрудников и руководителей к ИИ, опыте его использования, воспринимаемых преимуществах и недостатках, а также внедрении этой технологии. В более широком смысле в отчете рассматривается, как сотрудники и руководители проводят свои рабочие дни и мог ли бы ИИ помогать им выполнять более трудоемкие задачи.

 

Ниже приведены некоторые важные выводы.

  • В целом руководители более оптимистично настроены в отношении ИИ, чем сотрудники. Мнение рядовых работников отличается в зависимости от региона: в Азиатско-Тихоокеанском регионе они рассматривают ИИ более положительно, а вот в США и Европе испытывают скорее смешанные чувства.
  • Руководители сообщают, что тратят больше времени, чем сотрудники, на такие действия, как составление сообщений и ведение протоколов на конференциях. Эти задачи можно было бы выполнять с помощью ИИ.
  • Руководители и сотрудники единодушны в преимуществах ИИ, но их беспокоят разные проблемы, связанные с ним.
  • Рассеять опасения персонала и устранить препятствия к внедрению ИИ возможно, обучая сотрудников и предоставляя им полезные ресурсы.

 

Далее мы подробнее рассмотрим использование ИИ на рабочем месте.

 

* Компания Morning Consult проводила онлайн-опрос по заказу Zoom среди 11 023 представителей умственного труда, работающих на условиях полной занятости (8010 сотрудников и 3013 руководителей команд) в США, Великобритании, Ирландии, Германии, Франции, Японии, Сингапуре и Австралии с 10 по 25 августа 2023 г. 

Решение парадокса коллективной работы с помощью ИИ

Современные распределенные команды состоят из сотрудников, находящихся в разных местах, и им необходимы способы эффективной совместной работы. Однако большой объем коллективной работы предполагает множество координационных задач, отнимающих время. Нужно держать всех участников в курсе дел; информировать команду по электронной почте, в чате, текстовых сообщениях или приложениях для управления проектами; проводить планерки и т. д. Все это мешает сотрудникам сосредоточиться и снижает их продуктивность.

  • 73% руководителей и 55% сотрудников как минимум несколько раз в неделю делятся заметками и списком задач с коллегами.

  • 71% руководителей и 51% сотрудников как минимум несколько раз в неделю информируют коллег и клиентов о ходе проектов.

Большинство руководителей и сотрудников как минимум несколько раз в неделю делятся заметками и списком задач с коллегами.

Некоторые задачи, необходимые для эффективной совместной работы, например отправка протоколов конференций или плана действий, могут при этом снижать ее эффективность. Если команды не имеют четкого представления о принятых решениях или не владеют важной информацией, они не могут двигаться вперед. В то же время смещение приоритетов в сторону основных задач может привести к тому, что вспомогательные задачи останутся незамеченными. 

54% сотрудников считают, что протоколы и планы действий необходимо отправлять часто или всегда после совещаний, но только 39% сообщают, что это действительно происходит.

В этом заключается парадокс коллективной работы: нам приходится тратить так много времени и усилий на организационные задачи, что это приводит к снижению эффективности и согласованности действий.

ИИ может не только автоматизировать задачи, повышая личную продуктивность, но и помогать в коллективной работе. Руководители, чьи команды используют ИИ, сообщили о его положительном влиянии на сотрудничество. Вероятно, причина в том, что с помощью ИИ можно автоматизировать или упростить некоторые задачи, например отправку протоколов или планов действий после совещаний, составление сообщений и систематизацию информации. Это не только повышает эффективность коллективной работы, но и дает возможность командам сосредоточиться на стратегической деятельности, принятии решений, творчестве и других действиях, которые помогают достигать целей.

  • 75% руководителей, чьи команды используют ИИ, сообщают о его положительном влиянии на коллективную работу. 

  • 75% сообщают, что принимают более обоснованные решения.

  • 74% сообщают, что ИИ помогает им работать лучше, находясь с коллегами в разных местах.

Руководители команд сообщают, что ИИ оказывает положительное влияние на совместную работу

Экономия времени — главное преимущество ИИ

На вопрос о том, чем ИИ на работе оказался наиболее полезным, сотрудники и руководители чаще всего отвечали, что он экономит время: сокращает число повторяющихся задач, ускоряет темп работы и высвобождает время на другие дела.

  • 89% сотрудников назвали главными преимуществами ИИ сокращение повторяющихся дел и получение дополнительного времени для основных задач.

  • 92% руководителей также назвали преимуществом ИИ сокращение повторяющихся задач и ускорение темпов работы.

По мнению сотрудников и руководителей, основные преимущества ИИ связаны с производительностью

Руководители, чьи команды используют ИИ на работе, заметили похожие результаты от применения инструментов ИИ.

  • 78% руководителей согласились с тем, что их команда выполняла задачи быстрее.

  • 77% согласились с тем, что их команда работала более продуктивно.

  • 76% согласились с тем, что качество результатов работы их команды было более высоким.

Большинство руководителей согласны с тем, что ИИ положительно влияет на их команды

Автоматизировав или упростив некоторые рутинные задачи, сотрудники могут заняться именно тем, что приносит результат, увеличивает доход компании и способствует достижению поставленных целей. Так и повышается продуктивность.

Хотя и сотрудники, и руководители называют главным преимуществом ИИ экономию времени, они предпочитают использовать его по-разному. Сотрудники стремятся повысить эффективность работы и автоматизировать задачи, а руководители — улучшить качество и результативность совещаний.

Основные направления использования ИИ сотрудниками

Эффективность ИИ подтверждается результатами: люди, которые в настоящее время используют инструменты ИИ на работе, сообщают, что такие инструменты экономят их время. Интересно, что руководители экономят с помощью ИИ больше времени, чем сотрудники: ИИ высвобождает как минимум один час в день для 74% руководителей и 46% сотрудников.

Время, которое экономится при использовании ИИ

Руководители экономят больше времени с помощью ИИ

Руководители тратят значительное количество времени на рутинные и повторяющиеся задачи, которые можно поручить ИИ или выполнять с его помощью. К примеру, 80% руководителей тратят не менее часа в день на сообщения, электронные письма и контроль выполнения задач. В своих ответах они указали, что им не хватает рабочего времени на все дела. 

  • 80% руководителей общаются в чатах или по электронной почте как минимум несколько раз в неделю. 

  • 54% руководителей сообщили, что на это у них уходит больше времени, чем им хотелось бы.

  • Почти 75% руководителей составляют протоколы совещаний либо отправляют протоколы и планы действий коллегам как минимум несколько раз в неделю. 

  • 48% руководителей сообщили, что на это у них уходит больше времени, чем им хотелось бы.

Руководители тратят больше времени, чем им хотелось бы, на рутинные или повторяющиеся задачи

  • 64% руководителей сообщают, что не успевают закончить всю работу в течение дня. 

  • 67% руководителей часто работают больше восьми часов в день.

Две трети руководителей отметили, что им не хватает рабочего времени

Альтернативные издержки, которые несут те, кто избегает ИИ

Те, кто не использует ИИ на работе, не осознают, сколько времени они потенциально могут экономить. 

На вопрос о том, сколько времени предположительно мог бы экономить им ИИ в течение обычного рабочего дня, 55% сотрудников и 50% руководителей, которые не используют ИИ, ответили, что не знают. Если вспомнить ответы тех, кто работает с ИИ, становится ясно, что люди, не прибегающие к помощи ИИ, упускают возможность оптимизировать свое время.

Те, кто не использует ИИ на работе, не осознают возможности экономии времени

Из тех, кто не использует ИИ, 45% руководителей и 44% сотрудников сообщили, что использовали бы его, если бы он мог экономить им 30 минут в день. Данные указывают на то, что это возможно. Большинство пользователей ИИ (91% руководителей и 67% сотрудников) сообщают, что он действительно экономит им не меньше 30 минут в день. Узнав больше об этих возможностях ИИ, люди могут начать более активно внедрять его.

Как бы вы использовали дополнительное время?

На вопрос о том, как бы они использовали дополнительное время, сотрудники и руководители дают аналогичные ответы, но их приоритеты немного отличаются.

Сотрудники

  1. Сосредоточенное выполнение работы без прерываний (50%).
  2. Разработка более эффективных рабочих процессов для команды (46%).
  3. Изучение тем, имеющих отношение к отрасли или карьере (37%).

Руководители

  1. Разработка более эффективных рабочих процессов для команды (44%).
  2. Изучение тем, имеющих отношение к отрасли или карьере (39%).
  3. Сосредоточенное выполнение работы без прерываний (38%).

Сотрудники гораздо более неуверенно относятся к ИИ, чем руководители

Разница в отношении сотрудников и руководителей к ИИ огромна. 

  • 88% руководителей и 63% сотрудников сообщили, что положительно настроены в отношении ИИ (более половины из них ответили «очень положительно»). 

  • 82% руководителей и 57% сотрудников сообщили, что они испытывают энтузиазм в отношении ИИ. 

Положительный настрой в отношении ИИ

Возможно, это связано с недостатком знаний: чтобы сотрудники могли эффективно использовать ИИ, их нужно обучить. Руководители гораздо чаще указывали, что знакомы с этой технологией и используют инструменты на ее основе.

  • 90% руководителей сообщили, что они знакомы с технологией ИИ, причем половина из них ответила «хорошо знакомы». Из сотрудников знание ИИ отметили только 65%.

  • ИИ используют вдвое больше руководителей, чем сотрудников. 73% руководителей сообщили, что используют ИИ как минимум несколько раз в неделю, среди сотрудников так же ответили лишь 32%.

  • 23% сотрудников сообщили, что никогда не используют ИИ (на работе или в личных целях), из руководителей команд таких ответов всего 4%. Еще 16% сотрудников не были уверены в том, используют ли они ИИ вообще.

Знания об ИИ

Мнения сотрудников и руководителей о недостатках ИИ отличаются

Неудивительно, что в целом сотрудники видят больше недостатков в использовании ИИ на работе, чем руководители. Сотрудники опасаются самой технологии и возможного негативного влияния на их работу, прямого или косвенного. То есть сотрудники считают, что использование ИИ принесет им больше вреда, чем пользы.

  1. Возможность потери рабочих мест (86%).
  2. Снижение уровня защиты данных компании (86%).
  3. Неуверенность в точности (86%).

Руководители видят несколько меньше недостатков, и они связаны с персоналом: сотрудников необходимо обучать, а постоянно используя ИИ, они уже не смогут работать самостоятельно. 

  1. Необходимость в длительном обучении (80%).
  2. Слишком большая обезличенность (79%).
  3. Вероятная зависимость от ИИ (78%).

Среди тех, кто не использует ИИ на работе, степень доверия к нему сильно различается. Руководители гораздо чаще, чем сотрудники, называли недоверие к ИИ одной из причин отказа от его использования. 

Руководители, которые не используют ИИ на работе, чаще, чем сотрудники, отвечали, что не доверяют ему.

Это удивительно, учитывая тот факт, что в целом руководители были более оптимистичны в отношении ИИ. Тем не менее руководители, которые не используют ИИ на работе, в подавляющем большинстве были более сдержаны в отношении преимуществ ИИ и видели больше недостатков, чем руководители, которые его используют.

Отношение к ИИ различается во всем мире

Сотрудники в Азиатско-Тихоокеанском регионе (APAC) в целом более положительно относятся к ИИ. В странах Европы и США также преобладает позитивный настрой: 57% европейских и 56% американских сотрудников указали, что они симпатизируют ИИ. При этом самый низкий показатель положительного отношения во Франции — 51%, причем 37% указали, что немного или очень негативно настроены относительно ИИ.

Положительный настрой в отношении ИИ по странам

Подобные результаты наблюдались и по степени энтузиазма в отношении ИИ: в странах APAC в целом проявляют больший энтузиазм. Сотрудники в США демонстрируют более смешанные чувства: 47% указали, что испытывают энтузиазм в отношении ИИ. А среди сотрудников во Франции наблюдался наименьший энтузиазм — 42%. Поскольку 51% сотрудников во Франции положительно оценили ИИ, можно предположить, что некоторые из них в целом рассматривают ИИ как что-то хорошее, но не уверены, стоит ли его использовать.

Энтузиазм в отношении ИИ по странам

Преодоление препятствий для внедрения: компании могут мешать своим командам

Если большинство респондентов согласны с тем, что применение ИИ экономит время (90%), способствует сокращению количества повторяющихся задач (90%) и ошибок (89%), то что же удерживает команды от использования ИИ? 

Чуть более половины тех, кто сообщил, что не использует ИИ на работе, объяснили это тем, что в их компании в целом не применяют ИИ. Многие сотрудники могут не использовать ИИ в работе только потому, что компании не предоставляют им для этого инструменты и возможности. 

Из тех, кто использует ИИ на работе, 63% сообщили, что компании предоставляют им такие инструменты. Это значит, что остальным 37% необходимо искать их самостоятельно.

Кроме того, многие сотрудники просто не знакомы с ИИ и не понимают, как он может помочь им в работе, то есть им требуется обучение.

Несмотря на положительное отношение к ИИ в целом, руководители признают возможные препятствия для его внедрения, что указывает на потребность в обучении и содействии.

  • 71% руководителей сообщили, что использованию ИИ препятствует привычка команды работать определенным образом.

  • 69% сообщили, что их команда не знает, как его использовать. 

  • 67% сообщили, что их команда просто плохо разбирается в технологиях.

Причины неиспользования ИИ на работе

В подтверждение необходимости обучения 85% руководителей считают, что в их компании необходимо провести хотя бы базовый тренинг по возможностям ИИ. Тем не менее, как упоминалось ранее, главным недостатком ИИ руководители назвали необходимость в длительном обучении (80%).

В вопросе о доступных в настоящее время возможностях обучения и ресурсах для тех, кто использует ИИ на работе, руководители и сотрудники разделились во мнениях. 86% руководителей сообщили, что их организация предоставила некоторое количество или же много ресурсов с рекомендациями по использованию ИИ. Однако среди сотрудников это отметили лишь 60%.

Такое расхождение указывает на то, что руководители знают о создаваемых ресурсах, а вот сотрудники — не всегда. Устранить это расхождение можно, улучшив коммуникацию с сотрудниками и обеспечив беспрепятственный доступ к ресурсам.

Руководители считают, что другие препятствия для внедрения могут быть связаны со страхами сотрудников в отношении ИИ: опасениями, что он отнимет у них работу (70%), или недоверием к ИИ (69%). Избавиться от страхов поможет обучение, но также важно предоставить систему, которая поможет сотрудникам эффективно использовать ИИ. 

При обучении нужно показать сотрудникам, как ИИ может помочь автоматизировать или упросить определенные процессы, предоставляя людям время и ресурсы на те задачи, где требуется человеческое участие. Кроме того, необходимо рассказать о том, что при оценке инструментов ИИ в первую очередь учитываются такие факторы, как конфиденциальность и обработка данных, предвзятость и безопасность ИИ. Это поможет решить проблему с доверием.

Следующие шаги: подготовка к успешному внедрению ИИ

Как и в случае с любой новой технологией, организациям следует тщательно оценить инструменты ИИ и создать план или систему для их эффективного внедрения. Спешка с внедрением ИИ без учета присущих ему рисков или влияния на сотрудников может привести к низкому уровню внедрения, проблемам с безопасностью и конфиденциальностью, а также к другим негативным последствиям.

В то же время слишком медлить тоже не стоит: 71% опрошенных руководителей согласились с тем, что те, кто не внедряет ИИ в свои команды, рискуют остаться позади. Компании, занимающие выжидательную позицию, могут оказаться позади ранних последователей, которые повышают продуктивность сотрудников и эффективность коллективной работы.

Журнал Harvard Business Review разработал для нас руководство AI at Work: Enhancing Employee Engagement and
Business Success. Этот документ поможет вам подготовить свою организацию к внедрению и использованию технологий ИИ. В руководстве собраны советы от ведущих экспертов в области ИИ и цифровых преобразований о том, как создать для сотрудников условия, способствующие обучению и эффективному использованию ИИ. 

Отчет HBR

ИИ на работе: повышение вовлеченности сотрудников и успех в бизнесе

Скачать сейчас

Экономьте время с помощником на базе ИИ

Zoom AI Companion позволяет повышать продуктивность, эффективнее работать в команде и совершенствовать навыки. Предоставляется с платными службами в учетной записи пользователя Zoom без дополнительных затрат*.

* Решение AI Companion может быть недоступно для некоторых регионов и отраслей.

Попробовать сегодня
Тарифные планы и цены
Экономьте время с помощником на базе ИИ