🚀 MỚI My Notes, công cụ ghi chú AI
Tự động ghi lại, tóm tắt và trích xuất các mục hành động từ bất kỳ cuộc họp trực tuyến hoặc trực tiếp nào. Tìm hiểu thêm
Các sự kiện trong trường học giữ vai trò trung tâm trong đời sống đại học và cao đẳng, giúp các cơ sở giáo dục bậc cao thu hút sinh viên, gia đình, giảng viên, nhân viên, cựu sinh viên và đối tác.
Tuy nhiên, không nhất thiết phải tổ chức các sự kiện này ngay trong trường học để gắn kết cộng đồng giáo dục của bạn lại với nhau hoặc xây dựng một nền văn hóa đại học sôi động. Trên thực tế, việc tái thiết lập các sự kiện trong khuôn viên trường học truyền thống dưới hình thức trải nghiệm trực tuyến và kết hợp cho phép bạn tiếp cận nhiều người hơn và truyền tải một sự kiện có phạm vi bao phủ rộng hơn.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm thấy mọi điều bạn cần biết về lập kế hoạch và tổ chức sự kiện trong khu học sở theo mô hình trực tuyến và kết hợp thông qua Zoom Events. Zoom Events có thể giúp bạn thực hiện tầm nhìn của mình bất kể quy mô, định dạng hoặc trải nghiệm bạn muốn tạo ra cho sự kiện đó.
Trước khi đi sâu vào những loại sự kiện khác nhau mà bạn có thể muốn tổ chức, dưới đây là tổng quan nhanh về Zoom Events. Hãy xem Zoom Events như một giải pháp tích hợp mọi tính năng cho công tác tổ chức, quản lý và báo cáo về các sự kiện trực tuyến của bạn.
Nếu bạn đã quen với việc kết nối mọi người lại với nhau trên Zoom Meetings và Zoom Webinars, Zoom Events bổ sung thêm những trung tâm sự kiện, tùy chọn đăng ký và bán vé và kết nối người dự thính dựa trên các giải pháp này, từ đó bạn có thể quản lý toàn bộ mọi việc trên nền tảng Zoom Events.
Khi nào thì nên dùng Zoom Events cho sự kiện trong trường học của bạn thay cho Zoom Meetings hay Zoom Webinars? Sẽ có thể có lúc một cuộc họp hoặc hội thảo trực tuyến đáp ứng được mục đích của bạn.
Hãy hỏi bản thân:
Nếu câu trả lời của bạn là có cho bất kỳ câu hỏi nào ở trên thì Zoom Events có thể là giải pháp thích hợp cho bạn.
Nếu bạn đang muốn khiến cho sự kiện của mình trở nên thật đặc biệt (như lễ kỷ niệm một trăm năm, lễ trao bằng, hoặc buổi tiệc gây quỹ), Zoom có một nhóm Dịch vụ Sự kiện chuyên dụng giúp bạn lập kế hoạch, hỗ trợ và xây dựng một sự kiện cao cấp theo mô hình trực tuyến hoặc kết hợp.
Dịch vụ Sự kiện Zoom bao gồm tư vấn phương pháp tốt nhất về chi tiết chương trình, sắp xếp và hỗ trợ sản xuất cũng như quản lý và kiểm duyệt sự kiện trực tiếp. Nhóm Dịch vụ Sự kiện của chúng tôi cũng có thể hỗ trợ trước và trong khi diễn ra sự kiện qua một số điện thoại mà người dự thính và người chủ trì có thể liên hệ được.
Khuôn viên trường cao đẳng điển hình thường nhộn nhịp với các sự kiện diễn ra quanh năm. Từ tuần lễ định hướng đến hội chợ nghề nghiệp, những buổi gây quỹ của cựu sinh viên đến lễ tốt nghiệp, dưới đây là một số cách bạn có thể tái thiết lập sự kiện của mình dưới dạng một trải nghiệm trực tuyến.
Lập kế hoạch và triển khai sự kiện trong trường học là nỗ lực của cả một tập thể! Phân công vai trò và trách nhiệm cho mọi hạng mục để tinh giản truyền thông, đơn giản hóa công tác chuẩn bị và đảm bảo bạn đã sẵn sàng cho ngày diễn ra sự kiện. Bạn sẽ cần phải bao quát những điều cơ bản sau, ngay cả khi một số thành viên trong nhóm đến cuối cùng phụ trách nhiều hơn một công việc cùng lúc.
Nhà sản xuất của bạn sẽ phụ trách tất cả các công việc liên quan đến sản xuất. Họ sẽ phát triển một chi tiết chương trình liệt kê thời gian bắt đầu của mỗi phiên, các chuyển đổi giữa các diễn giả, danh sách cảnh quay, thời gian nghỉ giữa các phiên, âm nhạc và các chi tiết khác.
Vào ngày diễn ra sự kiện, nhóm sản xuất sẽ là những người điều phối sự kiện, đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch và lịch trình.
Nhóm kỹ thuật phụ trách giám sát kỹ thuật cho sự kiện của bạn. Các thành viên trong nhóm sẽ chịu trách nhiệm lên lịch các phiên trực tuyến và đảm bảo bật các cài đặt thích hợp cho các tính năng như Hỏi đáp, trò chuyện, phát trực tiếp và ghi âm. Họ cũng sẽ đảm bảo phần cứng như camera, micrô và ánh sáng được cài đặt và hoạt động bình thường, đồng thời phối hợp với những diễn giả không có mặt tại nơi sự kiện diễn ra để đảm bảo họ có thiết bị phù hợp cho một buổi thuyết trình thành công từ bất cứ nơi đâu mà họ ở.
Nhóm thuyết trình sẽ làm việc chặt chẽ với các diễn giả sự kiện của bạn (dù họ thuộc cộng đồng trường học hay là những người thuyết trình bên ngoài) về công tác chuẩn bị cho sự kiện. Họ sẽ giúp thu thập các tài liệu thuyết trình như bản trình bày và đánh giá tiểu sử của diễn giả trước khi đăng lên Zoom Events. Họ sẽ đảm bảo diễn giả cảm thấy thoải mái khi sử dụng Zoom để thuyết trình và được chuẩn bị tốt về mặt thiết bị cũng như những mẹo giúp âm thanh và hình ảnh của họ trở nên tuyệt vời nhất khi xuất hiện trước camera.
Nhóm tiếp thị sẽ đảm nhận việc quảng bá sự kiện đến đúng đối tượng khán giả nhằm thúc đẩy sự tham gia và đáp ứng mục tiêu sự kiện. Họ sẽ tạo nội dung như trang web sự kiện, tờ rơi, bài đăng trên mạng xã hội, bài viết trên blog và hình ảnh trực quan để truyền đạt lý do vì sao mọi người sẽ muốn tham gia, cung cấp thông tin họ cần để đăng ký và truyền tải sự hào hứng cho ngày trọng đại.
Hãy bắt đầu lên kế hoạch sớm để bản thân có nhiều thời gian xây dựng một nền móng vững chắc cho sự kiện của mình. Từ xây dựng tất cả các chi tiết trong Zoom Events đến tạo trải nghiệm độc đáo và thú vị cho khách của bạn, dưới đây là những việc bạn cần làm trong tuần và trong ngày trước khi diễn ra sự kiện.
Nếu chưa có, bạn sẽ phải tạo một Hub, là một tập hợp những sự kiện sắp tới, hiện tại và trước đây.
Bạn có thể có một Hub cho toàn bộ sự kiện của trường đại học nhưng nếu bạn định tổ chức nhiều loại sự kiện khác nhau cho các khán giả khác nhau trong năm, bạn có thể tạo nhiều Hub. Ví dụ, bạn có thể có một Hub cho các sự kiện của cựu sinh viên, một Hub khác cho các sự kiện do quản trị viên tổ chức như buổi định hướng hoặc lễ trao bằng và những Hub cho các khoa khác nhau để đăng các sự kiện của họ lên.
Bạn có thể tùy chỉnh những chi tiết như:
Truy cập trang hỗ trợ của chúng tôi để được hướng dẫn chi tiết về cách tạo một Hub.
Sau khi thiết lập Hub, bạn có thể tạo và điền thông tin chi tiết về sự kiện sắp tới của mình. Nếu bạn có nhiều Hub, bạn có thể chọn Hub mà bạn muốn liên kết với sự kiện.
Bạn có thể thêm những chi tiết sau về sự kiện của mình:
Truy cập trang hỗ trợ của chúng tôi để xem hướng dẫn chi tiết về cách tạo sự kiện của bạn.
Thu thập ý kiến góp ý trong hoặc khi kết thúc sự kiện là một cách tuyệt vời để thu hút người dự thính và tạo cơ hội cho họ phản ánh về nội dung phiên khi nội dung vẫn còn nóng hổi. Trong Zoom Events, bạn có tùy chọn thêm một khảo sát được hiển thị sau khi kết thúc mỗi phiên, khi những phiên được chọn kết thúc hoặc khi toàn bộ sự kiện kết thúc. Bạn cũng có thể thêm các định dạng câu hỏi khác nhau vào khảo sát.
Các nhà tổ chức sự kiện trực tuyến và kết hợp đưa ra tiêu chuẩn cao trong việc mang lại trải nghiệm tương tác, hấp dẫn cho những người dự thính từ xa, bởi lẽ họ là những người có thể dễ dàng làm nhiều việc cùng lúc hoặc nhấn để thoát khỏi sự kiện của bạn bất cứ khi nào họ muốn. Dưới đây là một số tính năng có thể giúp bạn thiết kế trải nghiệm mà người dự thính sẽ muốn tham gia.
Những người tham gia đã đăng ký có thể kết nối và làm quen trước và trong sự kiện của bạn ở sảnh Zoom Events. Đối với các sự kiện như hội nghị giáo dục cấp cao, buổi định hướng sinh viên hoặc buổi họp lớp cựu sinh viên, bạn có thể thiết lập và quảng bá chủ đề với tất cả người tham gia hai tuần trước sự kiện để bắt đầu đối thoại và đặt câu hỏi nhằm khuyến khích người dự thính tương tác.
Tính năng Hỏi đáp cho phép người dự thính trong hội thảo trực tuyến gửi câu hỏi và nhận giải đáp trực tiếp hoặc bằng văn bản ngay trong phiên. Sau đây là một vài mẹo sử dụng tính năng Hỏi đáp trong hội thảo trực tuyến:
Tiếp nhận góp ý theo thời gian thực từ khán giả hoặc đánh giá mức độ hiểu biết của họ về nội dung bạn trình bày bằng cách sử dụng tính năng Bỏ phiếu. Bạn có thể thiết lập các câu hỏi và lựa chọn cho bình chọn trước khi diễn ra sự kiện và tiến hành cuộc thăm dò ý kiến đã đặt trước trong phiên.
Bật Expo cho sự kiện của bạn để cho phép những người dự thính kết nối với nhau và ghé vào các gian hàng để tìm hiểu thêm về các chủ đề hoặc nhà tài trợ cụ thể. Expo là một tính năng trong Zoom Events cho phép nhà tổ chức sự kiện thiết lập một triển lãm trực tuyến kết nối người dự thính với đại diện gian hàng (nhà tài trợ, đơn vị triển lãm) để tìm hiểu sản phẩm và dịch vụ của họ. Khi tạo sự kiện, bạn sẽ thấy một thẻ có nhãn “Expo” [“Triển lãm”] – trong thẻ đó, bạn có thể nhấn vào bật/tắt để bật tính năng Expo này.
Truy cập trang hỗ trợ của chúng tôi để tìm hiểu thêm về cách cài đặt Expo cho sự kiện tiếp theo của bạn.
Sử dụng Zoom Apps như Kahoot!, Mentimeter hoặc Miro để sự kiện của bạn có nhiều niềm vui, khả năng tương tác và cộng tác hơn.
Tạo điều kiện cho người dự thính tương tác với nhau theo nhóm nhỏ trong sự kiện của bạn. Bạn có thể chỉ định người dự thính vào Phòng theo nhóm theo thời gian thực, chỉ định trước người dự thính vào Phòng theo nhóm, hoặc cho phép họ tự chọn phòng họ muốn tham gia và tự do di chuyển giữa các phòng.
Tìm hiểu cách tạo, chỉ định và quản lý Phòng theo nhóm.
Công tác tổng duyệt tạo cơ hội cho nhóm tổ chức sự kiện và các diễn giả thuyết trình của bạn luyện tập để chuẩn bị cho ngày trọng đại.
Các nhóm sản xuất, kỹ thuật và thuyết trình của bạn nên phối hợp với nhau để lên lịch tổng duyệt với tất cả những người tham gia sự kiện — ở hậu trường và trước camera. Kiểm duyệt chi tiết chương trình, kiểm tra thiết bị và cài đặt, tập dượt với các chuyển đổi và căn chỉnh thời gian, đồng thời đảm bảo các bài thuyết trình diễn ra suôn sẻ.
Đã đến giờ G! Vào ngày diễn ra sự kiện thì hầu hết các công tác chuẩn bị của bạn đã phải hoàn tất. Lúc này trọng tâm của bạn sẽ dành cho những nỗ lực lập kế hoạch và mang đến trải nghiệm tuyệt vời nhất có thể cho khách mời.
Tính năng Hậu trường cho Zoom Webinars của chúng tôi cung cấp cho người chủ trì, đồng chủ trì và người tham gia chính một khu vực “hậu trường” hoặc “phòng nghỉ” riêng tư để tổ chức và chuẩn bị trước hoặc giữa các thời điểm vào phiên hội thảo trực tuyến đang diễn ra. Từ hậu trường, bạn có thể nhìn và nghe phiên hội thảo trực tuyến đang diễn ra (còn được gọi là “sân khấu chính”) để xem sự kiện và lắng nghe các gợi ý cho bạn biết khi nào nên tham gia sân khấu chính.
Cho diễn giả của bạn thời gian gọi sớm hơn thời gian bắt đầu sự kiện từ 10 đến 20 phút để họ có thể gặp bạn ở hậu trường, kiểm tra video và âm thanh, chia sẻ màn hình và nền ảo, mà không làm gián đoạn sân khấu chính. Từ đó, người chủ trì và người tham gia chính có thể ra vào sân khấu chính bao nhiêu lần họ cần một cách mượt mà.
Cố gắng khởi động cuộc họp hay hội thảo trực tuyến của bạn sớm vài phút để người dự thính có thời gian tham gia trước khi chương trình bắt đầu. Nếu bạn muốn phát nhạc chào mừng, hãy đảm bảo nhạc đó được miễn phí tiền bản quyền.
Trong khi người dự thính đang tham gia, đây là thời điểm hoàn hảo để đảm bảo cài đặt cuộc họp hoặc hội thảo trực tuyến của bạn là chính xác. Kiểm tra xem bạn có đang ghi (xem ở góc trên bên trái cửa sổ) và phát trực tiếp lên các nền tảng phù hợp không và bắt đầu phát trực tiếp nếu không bật tính năng này tự động. Bên cạnh đó, kiểm tra xem cài đặt Hỏi đáp có được bật đúng cách không và các tham luận viên và người đồng chủ trì đã có quyền phù hợp hay chưa.
Bắt đầu sự kiện của bạn bằng một thông báo ngắn gọn cho người dự thính biết liệu sự kiện có được ghi lại không, cách gửi câu hỏi, và nội dung hội thảo trực tuyến. Đừng quên gửi lời cảm ơn đến các diễn giả và nhà tài trợ của sự kiện!
Đảm bảo người dự thính biết về các tính năng này để tạo trải nghiệm sự kiện tối ưu cho họ và kết nối với các khách khác.
Sảnh sự kiện là một không gian liên tục, nơi những người dự thính có thể kết nối với nhau và với các nhà tài trợ sự kiện trước, trong và sau sự kiện. Khách có thể dễ dàng trao đổi thông tin liên hệ, trò chuyện và bắt đầu cuộc họp với những người dự thính khác trong sảnh sự kiện. Người dự thính cũng có thể xem các phiên trực tiếp từ sảnh trước khi tham gia.
Nếu sự kiện của bạn có nhiều phiên, hãy khuyến khích người dự thính có những buổi nói chuyện chuyên sâu hơn trong các cuộc trò chuyện trong phiên, ở đây họ có thể bàn luận về nhiều chủ đề liên quan đến từng phiên. Bạn cũng có thể khuyến khích những người thuyết trình tham gia vào trò chuyện trong phiên để trả lời các câu hỏi và thảo luận chi tiết hơn.
Mẹo chuyên nghiệp
Chủ sở hữu sự kiện và người kiểm duyệt được chỉ định có thể xóa tin nhắn và người dùng khỏi trò chuyện nhóm trong phòng đợi của Zoom Events. Chỉ định vai trò Người kiểm duyệt trong Zoom Events cho nhân viên sự kiện và yêu cầu nhóm của bạn giám sát trò chuyện để phát hiện các tin nhắn gây rối hoặc không phù hợp.
Mỗi khách có thể thêm các phiên vào lịch trình để xây dựng chương trình sự kiện tùy chỉnh cho riêng mình. Lịch trình là khu trung tâm mà người dự thính có thể xem nhanh tất cả các phiên họ quan tâm trên bố cục lịch.
Danh bạ phiên giúp người dự thính dễ dàng tìm kiếm phiên và lọc chế độ xem của họ dựa trên theo dõi chủ đề, loại khán giả, v.v.
Luôn mở sẵn trang hỗ trợ của Zoom Events, Zoom Webinars hoặc Zoom Meetings để nhanh chóng khắc phục sự cố cho người dự thính trong quá trình diễn ra sự kiện. Nếu người tham gia chính gặp bất kỳ vấn đề nào, hãy trao đổi riêng với họ trên ứng dụng Zoom hoặc bằng tính năng cuộc trò chuyện riêng tư trong phiên.
Dưới đây là một số tài liệu về các sự cố phổ biến liên quan tới người chủ trì và người dự thính:
Chúc mừng bạn đã tổ chức thành công một sự kiện! Sau khi sự kiện kết thúc, bạn có thể tiếp tục kết nối với người dự thính, thu thập phản hồi và đi sâu vào các báo cáo sau sự kiện để phân tích quá trình tham dự và mức độ tương tác.
Truy cập phần Phân tích và Bảng điều khiển của Zoom Events để xem và tạo báo cáo cho kết quả khảo sát sau sự kiện. Biên soạn thông tin phản hồi về phiên và sự kiện tổng thể trong thảo luận đánh giá chi tiết của bạn.
Cho phép tất cả những ai đã đăng ký có thể truy cập được bản ghi sự kiện, đưa bản ghi lên trang web của bạn để truy cập chung, hoặc yêu cầu cung cấp thông tin để xem nội dung nhằm thu thập dữ liệu người dùng khi họ truy cập các bản ghi. Có một vài cách khác nhau để quản lý bản ghi sự kiện:
Các sự kiện là cơ hội tuyệt vời để kết nối với cộng đồng trong trường học của bạn, nhưng đừng bỏ quên tương tác khi ngày lễ hội kết thúc! Gửi email cho những người dự thính để mời họ xem bản ghi phiên khi bản ghi đã sẵn sàng, và theo dõi để chia sẻ các sự kiện hoặc tin tức có liên quan khác mà họ có thể quan tâm. Điều chỉnh nội dung của bạn cho phù hợp với khán giả — ví dụ, sau khi tổ chức buổi định hướng cho sinh viên mới, hãy gửi các mẹo để thành công trong năm đầu và những liên kết tới các câu lạc bộ và hoạt động khác nhau diễn ra xung quanh khuôn viên.
Nếu sử dụng Zoom Events, hãy xem phần Phân tích và Bảng điều khiển của bạn để xem phân tích trang, phân tích phòng đợi và phiên, báo cáo phiên sự kiện và phân tích nhà tài trợ sự kiện. Bạn cũng có thể tạo báo cáo cuộc họp nhằm cung cấp dữ liệu về việc đăng ký và bỏ phiếu cho cuộc họp hoặc báo cáo hội thảo trực tuyến, cung cấp dữ liệu về việc đăng ký, người dự thính, Hỏi đáp, bỏ phiếu và hiệu suất sự kiện.
Sử dụng dữ liệu người dự thính và kết quả khảo sát, cũng như phản hồi từ các diễn giả và người tham gia chính, và theo dõi mức độ tương tác với nội dung và các tính năng khác của sự kiện. Bằng cách đánh giá điều gì hiệu quả và điều gì không hiệu quả, bạn sẽ có thể tạo ra tác động lớn hơn so với lần trước cho sự kiện trong trường học tiếp theo của mình.
Zoom Events có thể giúp bạn tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ và kết nối với nhiều cộng đồng hơn trong trường học của bạn. Bắt đầu trải nghiệm một trong những gói linh hoạt hoặc xem hội thảo trực tuyến theo yêu cầu của chúng tôi để hiểu được những lợi ích mà Zoom Events có thể đem lại cho trường cao đẳng hoặc đại học của bạn.
