A automação do fluxo de trabalho do Zoom permite a criação de fluxos de trabalho automatizados para tarefas comuns, como responder a mensagens de chat, o que ajuda sua equipe a economizar tempo.
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Publicado em 9 de julho de 2024
Pense quanto tempo é gasto em tarefas rotineiras de trabalho, como enviar uma mensagem de check-in semanal ou duplicar informações de um aplicativo para outro. O que pode parecer um minuto aqui ou ali pode se acumular rapidamente quando existem projetos mais significativos que você gostaria de realizar. Os fluxos de trabalho automatizados podem ajudar você a recuperar esse tempo valioso.
Quer o senhor seja um administrador de TI fazendo malabarismos com as solicitações do help desk ou um funcionário da área de informações que passa de um aplicativo para outro, a automação de processos de negócios simples e comuns o ajuda a ser mais eficiente e, em última análise, a fazer mais.
A automação do fluxo de trabalho Zoom facilita a criação de fluxos de trabalho poderosos que simplificam seu trabalho no Zoom Workplace e em aplicativos de terceiros. Também é possível incluir o AI Companion em seus fluxos de trabalho, extraindo informações e contexto da plataforma para impulsionar a ação, cuidando dessas pequenas tarefas para você.
Veremos como é isso durante o dia de trabalho, mas, primeiro, aqui está uma visão geral da automação do fluxo de trabalho e como ela funciona.
A automação do fluxo de trabalho é o processo de utilização de software para automatizar determinadas tarefas por meio da criação de regras ou fluxos de trabalho entre sistemas. Essas regras podem ser condicionais (acionadas quando determinadas condições são atendidas - pense "se isso, então aquilo") ou sequenciais (concluídas em uma determinada ordem linear quando ocorre um acionamento).
Com a Automação de Fluxo de Trabalho Zoom, o senhor pode criar fluxos de trabalho simples com uma ou duas etapas, ou fluxos de trabalho mais inteligentes e dinâmicos que combinam lógica condicional, loops, atrasos e switches para orientar ações ao longo de vários caminhos sem esforço. Ele permite que o senhor automatize fluxos de trabalho comuns no Zoom Workplace e aproveite os recursos do AI Companion. Ele também ajuda a reduzir a troca de contexto usando integrações de terceiros ou acionadores de webhook para se conectar a aplicativos de negócios como Jira, Google ou Microsoft.
A automação do fluxo de trabalho do Zoom é fácil de usar, sem necessidade de conhecimento técnico. A partir da aba Fluxos de trabalho no aplicativo Zoom Workplace, basta começar com um modelo pré-construído e personalizar cada etapa para suas necessidades específicas. Ou o senhor pode criar um fluxo de trabalho do zero, escolhendo em uma lista de acionadores disponíveis e arrastando e soltando etapas no fluxo, conforme necessário.
Continue lendo para ver como o senhor pode configurar fluxos de trabalho para automatizar tarefas comuns em seu dia de trabalho, adaptadas à sua função.
As reuniões podem ser repletas de muitas discussões e ideias, mas, depois que a conversa termina, como o senhor e sua equipe se responsabilizam por realmente dar continuidade a elas? A automação do fluxo de trabalho pode criar ou atualizar automaticamente um documento do Zoom (ou um documento do Google ou do Word) a partir de um resumo de reunião gerado pelo AI Companion após o término da reunião, oferecendo ao senhor um espaço dedicado para revisitar tópicos de discussão, expandir ideias e marcar colegas com as próximas etapas. O senhor pode até configurar o fluxo de trabalho para compartilhar automaticamente esse documento com seus colegas de equipe em um canal de bate-papo selecionado, mantendo todos informados.
If you’re in a billion chat channels but only have a handful you need to be directly involved in, create a daily chat briefing to help you get caught up without being overwhelmed with messages. Schedule a workflow to start at a particular time of day, specify which chat channels you want to summarize and the time range (for example, you can pull messages from the last 24 hours), and add the step to summarize these messages with AI Companion. You can choose to have the summarized text appear in a Zoom doc or send it to a colleague or group via Zoom Chat. After the workflow executes, you can read your chat briefing to get a description of what was talked about, along with links to send you to the original message so you can read or respond.
As mensagens de chat podem se acumular rapidamente, especialmente se você for parte da sua função receber as mesmas perguntas ou feedback repetidamente. É possível configurar um fluxo de trabalho para atribuir uma resposta personalizável a uma reação de emoji.
Por exemplo, se você faz parte de uma equipe de design de produtos, pode definir o emoji de coração para responder automaticamente a um feedback positivo com uma mensagem de agradecimento. Você pode definir o emoji de óculos para responder a perguntas comuns compartilhando um link para as perguntas frequentes sobre o produto.
Se você já esperou que seu gerente aprovasse um documento importante, sabe que ficar conferindo se há atualizações pode consumir muito tempo e ser ineficiente. Talvez tenha que ficar alternando entre as abas para ver se comentaram no documento, verificar se há novas mensagens no seu e-mail ou você tenha que dar uma olhada no canal de chat para ver se a sua mensagem recebeu uma reação positiva.
Crie um fluxo de trabalho para permitir que seu gerente aprove e o mantenha informado. É possível fazer isso mandando emojis para a pessoa a quem você está pedindo aprovação (os emojis de polegar para cima e polegar para baixo, por exemplo). Em seguida, é possível criar uma condição que acione a próxima etapa do fluxo de trabalho: enviar uma mensagem direta ao usuário quando o emoji de polegar para cima for recebido ou solicitar mais feedback se o emoji de polegar para baixo for usado.
When something goes wrong, whether it’s an outage or a technical issue, you want your dev ops teams to move quickly to respond. You can set a workflow to trigger from a third-party app to generate a Jira ticket (if you have Jira already) and start a Zoom Chat channel when an incident report is flagged. Based on the type of incident, your workflow can specify which people to include in the channel, so the right team members get pulled in to resolve the issue.
Com a capacidade de acionar fluxos de trabalho por meio de webhooks e combinar fluxos de trabalho condicionais e sequenciais, o senhor pode criar fluxos de trabalho complexos que vão muito além dos nossos modelos. Isso permite que o senhor se integre perfeitamente a aplicativos de terceiros para economizar tempo e evitar o vai-e-vem da criação de tíquetes ou documentos em diferentes aplicativos. O senhor pode personalizar esses fluxos de trabalho para atender às necessidades da sua equipe e da organização como um todo.
As a manager, you need to keep track of what your team members have on their plates and know the status of projects in progress. Many managers accomplish this with a weekly check-in, where individual contributors share what they’re working on in Zoom Chat. But that seemingly routine task can be deceptively time-consuming for you and your direct reports — first, you have to remember to send the reminder message, then your team needs to provide their updates, and you might need to ask follow-up questions to get the level of detail you need.
Automatizar esse check-in semanal usando a automação do fluxo de trabalho pode ajudar a melhorar a produtividade de todos. É possível criar um fluxo de trabalho para enviar uma mensagem programada com a frequência que você escolher e adicionar um formulário para facilitar a resposta da sua equipe com as informações corretas. Esse é um item a menos em sua lista de tarefas semanais!
O senhor pode usar o AI Companion em uma etapa do fluxo de trabalho para resumir uma semana inteira de mensagens de bate-papo do canal da sua equipe e adicioná-las a um documento do Zoom. A partir daí, o senhor pode compartilhar o documento com a sua equipe e perguntar quais tópicos eles querem adicionar à pauta da reunião semanal da equipe. O resumo pode ajudá-los a refrescar a memória sobre as conversas curtas que tiveram no dia a dia e ver quais tópicos podem justificar uma discussão mais profunda.
Approving requests for business travel, time off, and expenses can clutter your email inbox and bog down your day with busy work. Workflow Automation can make that process easy and streamlined so you can review and approve these types of requests directly in Zoom Chat.
Basta começar com o modelo de fluxo de trabalho "Solicitações de folga", personalizá-lo para atender às suas necessidades e publicar o link do fluxo de trabalho no canal de chat da sua equipe (é possível até mesmo fixá-lo nesse canal para que todos possam encontrá-lo facilmente). Quando os membros da equipe precisarem da sua aprovação na solicitação, eles podem simplesmente preencher o formulário e ele será automaticamente enviado a você para análise e, assim que você assiná-lo, eles receberão uma notificação de volta.
Os novos funcionários que entram em uma equipe híbrida ou remota podem ter mais dificuldade para conhecer seus colegas e sentir um senso de conexão. Se você tiver um canal de chat para toda a equipe ou para um departamento, é possível configurar um fluxo de trabalho para apresentar automaticamente novos membros. Facilite as coisas criando um formulário para eles preencherem que inclua suas principais responsabilidades, hobbies e interesses.
Once the new hire fills out the form, it’ll trigger a step that sends a message to the Zoom Chat channel with a short welcome message and introduction. You can also help new hires feel welcome with an automated message sharing key resources, like a link to the team calendar. As always, you can customize these messages to suit your team culture.
A automação do fluxo de trabalho agora está disponível para usuários pagos do Zoom sem custo adicional durante o período de teste gratuito (atualize seu aplicativo Zoom Workplace para a versão 6.3.10 ou superior). Administradores e proprietários de contas, os senhores podem trazer os benefícios da automação para sua força de trabalho habilitando a automação do fluxo de trabalho no seu portal de administração. Confira nossa página de suporte para obter mais informações sobre como começar a automatizar seus fluxos de trabalho.
Os novos funcionários que entram em uma equipe híbrida ou remota podem ter mais dificuldade para conhecer seus colegas e sentir um senso de conexão. Se você tiver um canal de chat para toda a equipe ou para um departamento, é possível configurar um fluxo de trabalho para apresentar automaticamente novos membros. Facilite as coisas criando um formulário para eles preencherem que inclua suas principais responsabilidades, hobbies e interesses.
Once the new hire fills out the form, it’ll trigger a step that sends a message to the Zoom Chat channel with a short welcome message and introduction. You can also help new hires feel welcome with an automated message sharing key resources, like the team calendar. As always, you can customize these messages to suit your team culture.
A automação do fluxo de trabalho agora está disponível para usuários pagos do Zoom sem custo extra, durante o período beta.* Os proprietários da conta e administradores, podem trazer os benefícios da automação para a sua força de trabalho permitindo a automação do fluxo de trabalho no seu portal de administração. Confira nossa página de suporte para mais informações sobre como começar a automatizar seus fluxos de trabalho.
*Observação: pode não estar disponível para todas as regiões e setores durante o período beta.
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