Виртуальные конференции: от мероприятия до взаимодействия

Традиционные конференции и мероприятия — отличный способ налаживания связей с клиентами, обмена идеями и демонстрации новых продуктов и функций. Однако многие компании, занимающиеся организацией мероприятий, переносят их в виртуальную среду, чтобы расширить аудиторию.

Планы для мероприятий

Виртуальные конференции: от мероприятия до взаимодействия

Что такое виртуальная конференция?

Виртуальная конференция представляет собой мероприятие или конференцию, которые проводятся в режиме онлайн с помощью платформ виртуальных конференций или других технологий. Концепция онлайн-конференции практически такая же, как и очной: присутствующие могут просматривать расписание, регистрироваться на виртуальное мероприятие (и платить за билет), выбирать сеанс, который хотят посетить, и общаться с другими присутствующими и докладчиками до, во время и после сеансов.

Даже способ оказания спонсорской поддержки виртуальных конференций такой же: спонсоры могут проводить обучающие сеансы, отвечать на вопросы о своих продуктах и раздавать торговые материалы.

Как работают платформы для виртуальных конференций?

Проведение виртуального мероприятия очень похоже на проведение очного мероприятия. Вам все так же нужно планировать содержание, бронировать участников группы и докладчиков, регистрировать присутствующих и т. д. Основное различие состоит в том, что для большинства (а может, и для всех) этих задач нужно будет использовать программное обеспечение для управления виртуальным мероприятием. Перечень задач включает регистрацию по электронной почте, создание пространств для трансляции мероприятия, обеспечение технической поддержки участникам группы, объединение докладчиков и присутствующих с помощью видеосвязи и многое другое.

Вам также потребуется интерактивное лобби, похожее на лобби очного мероприятия. В нем присутствующие могут взаимодействовать в чате, общаться, посещать стенды поставщиков и присоединяться к сеансам. Разница лишь в том, что для создания такого лобби и управления им будет использоваться платформа мероприятий.

Как работают платформы для виртуальных конференций?

В чем преимущества виртуальной конференции?

Виртуальная конференция имеет множество преимуществ, и некоторые из них мы описали ниже.

Улучшенные специальные возможности

На виртуальной конференции можно использовать другие технологии, например расшифровку и перевод в реальном времени, чтобы сделать мероприятие доступным для каждого.
Удобство посещения

Участникам не нужно никуда ехать, бронировать отель, выполнять вход в систему и искать нужный сеанс. Достаточно просто выполнить вход на мероприятие с компьютера в любом удобном месте.
Подробные показатели

С помощью платформ для проведения виртуальных мероприятий организаторы могут получать полезные сведения из собираемых показателей, в том числе узнавать, сколько было присутствующих, как они проявляли активность на сеансах и многое другое.
Расширенный охват

При проведении виртуальной конференции участникам не нужно никуда ехать, поэтому организаторы могут привлечь большую аудиторию и расширить охват.

Что нужно для проведения виртуальной конференции?

Проведение виртуальной конференции может показаться сложным, но на самом деле все организовать довольно просто. Вот что понадобится для проведения виртуальной конференции.

Места для проведения и (или) съемки

Для проведения виртуальной конференции потребуется место, где будут проходить съемка и сами сеансы. К счастью, можно выбрать практически любое место в зависимости от ваших целей: рабочее место на дому, конференц-зал и даже улицу. Если вы планируете провести гибридное мероприятие, вам потребуется место, где можно разместить предполагаемое количество очных присутствующих. Некоторые мероприятия можно проводить прямо у себя дома, для других же могут потребоваться специальные технические инструменты, поэтому будет нужна студия.
Платформа для проведения виртуальных конференций

Для того чтобы все прошло увлекательно и без технических проблем, потребуется платформа для проведения виртуальных мероприятий, которая дает соответствующие возможности. Платформа для проведения мероприятий — это единый инструмент, который помогает решать все вопросы, связанные с организацией события, включая регистрацию, оформление билетов, управление сеансом и присутствующими и многое другое.
Надлежащие технологии для проведения виртуальных мероприятий

Успех мероприятия напрямую зависит от возможности четко слышать и видеть участников группы. Подберите камеры, микрофоны и освещение в соответствии с местом проведения и целями применения. Например, если предполагается, что докладчики будут ходить, следует использовать камеры, которые могут отслеживать движение, чтобы присутствующие могли видеть все происходящее.

Что нужно для проведения виртуальной конференции?

Возможности, которые должна предусматривать платформа

Функциональные возможности для выступления докладчика перед аудиторией

На большинстве виртуальных мероприятий участники группы выступают перед группой людей, поэтому во избежание технических проблем нужно надежное решение.

Вопросы и ответы

Форум для вопросов и ответов — характерная особенность виртуального мероприятия. Это своего рода пространство, в котором присутствующие могут получить ответы на свои вопросы в реальном времени от персонала службы поддержки. Кроме того, можно собрать самые важные или часто задаваемые вопросы и ответить на них в реальном времени в конце сеанса.

Чат в сеансе

Чат в сеансе — это пространство, в котором участники могут общаться и взаимодействовать друг с другом, в том числе оставлять реакции и делиться впечатлениями. Кроме того, через чат в сеансе персонал службы поддержки и администраторы мероприятия могут предоставлять присутствующим ссылки и другие ресурсы.

Совместное использование материалов

На виртуальном мероприятии обязательно должна быть возможность совместно использовать материалы. Это позволит делиться с присутствующими, например, изображениями, видео, PDF-файлами, слайдами, музыкой и другим.

Виртуальные фоны

Виртуальный фон представляет собой настраиваемый фон, который может включать изображения или видео и позволяет выступающим сделать свою презентацию уникальной. Участники группы могут добавлять на фон фирменную символику организации или спонсора, а также создавать фоны в зависимости от контекста и настроения презентации.

Портал администратора

Оптимизированный портал администратора позволяет администраторам, организаторам и персоналу службы поддержки полностью управлять виртуальным мероприятием, создавать и изменять мероприятия, а также получать важные аналитические сведения, например о регистрации присутствующих, вовлеченности участников и пр.

Как организовать виртуальную конференцию?

Выполнив все необходимые приготовления, самое время приступать к проведению виртуальной конференции. Вот ключевые шаги, которые следует выполнить организаторам мероприятий при планировании виртуальной конференции.

1. Планирование мероприятия

Планируя мероприятие, следует учитывать, какой будет его целевая аудитория, определить, какие у нее будут возможности, в чем ваше мероприятие будет ей полезно, каких целей вы хотите достичь и как будете оценивать успех.

2. Содержание и докладчики

Определив цель мероприятия, подумайте над идеями для сеансов и содержания. Затем пригласите докладчиков и участников группы, исходя из того, кто лучше всего сможет преподнести материал. Например, представить новейшую технологию на сеансе лучше удастся главному техническому директору, а не сотруднику маркетингового отдела.

3. Взаимодействие на мероприятии

Планируя сеансы, важно учитывать аспект заинтересованности присутствующих. Для того чтобы аудитория не потеряла интерес, продолжительность сеанса должна быть не более часа, а также следует запланировать перерывы и предусмотреть сеансы для общения. Сохранять интерактивность беседы можно с помощью опросов, сеансов вопросов и ответов и чата. Можно также создать повестку дня на все часовые пояса с сеансами для разных регионов, из которых присоединяются посетители, чтобы все смогли поприсутствовать на мероприятии.

4. Подготовка

Для проведения любого мероприятия требуется серьезная совместная работа, поэтому вам нужно тесно взаимодействовать со своими командами. Назначив ответственных за производство руководителей, составив графики производства и рабочий процесс мероприятия, а также создав централизованный центр связи для мероприятия, например канал чата, вы сможете обеспечить готовность своей команды к мероприятию. Кроме этого, необходимо запланировать пробный прогон мероприятия, чтобы убедиться в том, что все пройдет успешно.

5. Создание веб-сайта

На актуальном веб-сайте приводятся важные ресурсы, такие как обзор мероприятия, повестка дня, информация о сеансе, список докладчиков, часто задаваемые вопросы и ваша страница регистрации. Обязательно добавьте на веб-страницу привлекающие внимание изображения и видео, чтобы заинтересовать участников.

6. Реклама мероприятия

Для того чтобы о вашем мероприятии узнало больше людей, нужно его прорекламировать. Так у вас будет больше участников. Чтобы расширить виртуальную аудиторию, отправляйте рекламные сообщения электронной почты подписчикам, публикуйте статьи о мероприятии в блоге, отправляйте напоминания в социальных сетях и координируйте маркетинговые кампании с партнерами, докладчиками и спонсорами.

7. Проведение мероприятия

При проведении мероприятия важно предоставить присутствующим и выступающим необходимый уровень поддержки и рекомендации. Высокий уровень поддержки и быстрое решение технических вопросов поможет участникам полностью сконцентрироваться на мероприятии, а информация о том, как отправить вопросы, присоединиться к сеансам или просматривать записи, позволит легко ориентироваться в интерфейсе.

Дополнительную информацию о том, как провести увлекательное виртуальное мероприятие, см. в нашем руководстве по виртуальным мероприятиям.

Комплексная платформа мероприятий для проведения виртуальных конференций

На нашей платформе Zoom Events для проведения мероприятий доступны все функции и возможности, необходимые для организации и проведения виртуального мероприятия, а также для управления им.

Ключевые элементы платформы Zoom Events перечислены далее.

Комплексная платформа мероприятий для проведения виртуальных конференций

Управление оформлением билетов и регистрацией на мероприятие

Легко настраивайте процесс регистрации и управляйте оформлением билетов, (например, возможностью присутствующих и участников группы создавать билеты), предоставляйте разрешения, устанавливайте цены и настраивайте окно продажи билетов.

Предоставление возможностей для общения

Такие инструменты, как, например, чат в лобби, чат в сеансе, сессионные залы, опросы, стенды поставщика, помогают участникам познакомиться друг с другом и пообщаться со специалистами отрасли.

Отслеживание прогресса и результатов с подробными данными

На портале Zoom Events доступен целый набор функций и аналитических данных, которые помогут улучшить качество мероприятий и отслеживать прогресс, а также сравнить количество зарегистрированных и присутствовавших пользователей, просмотреть показатели вовлеченности и узнать, сколько людей просмотрело записи сеансов после завершения мероприятия.

Центры мероприятий с фирменной символикой

На портале Zoom Events также можно создавать центры мероприятий с фирменной символикой, благодаря чему ваш бренд (как и бренды ваших спонсоров и партнеров) будет объектом внимания присутствующих.

Профессиональная поддержка для онлайн-мероприятий

Zoom также обеспечивает профессиональную поддержку онлайн-мероприятий, предоставляя вашей команде все ресурсы и рекомендации для проведения интересного и хорошо организованного мероприятия. Просмотрите планы поддержки.

Для того чтобы начать организовывать следующее виртуальное мероприятие, приобретите лицензию Zoom Events, посетите веб-сайт events.zoom.us и войдите в свою учетную запись. Выполнив вход, можно начать настраивать центр на вкладке Manage (Управление), а затем создавать первое мероприятие, саммит или конференцию, используя вкладку Create (Создать).

Начать работу