2. Составление сценария (для ведущих). Независимо от знания темы, всегда полезно написать сценарий. Благодаря этому организатор будет знать, сколько времени займет ваше выступление. Это особенно полезно, если он работает с наглядными материалами, готовится к выступлению следующего докладчика или если ему необходимо внезапно внести корректировки. Краткий маркированный план как минимум позволит уменьшить волнение всех участвующих и провести сеанс более организованно.
3. Практика — залог совершенства (для ведущих и организаторов). Как говорится, практика — залог совершенства. Рекомендуем провести репетицию как минимум за 24 часа до выступления. Желательно репетировать мероприятие с помощью тех же устройств, которые планируется использовать во время его проведения. Кроме того, не следует откладывать изучение новых технологий или функций программного обеспечения до самого дня проведения мероприятия. Решение Zoom Events содержит инструменты, предоставляющие пользователям и посетителям дополнительные возможности, однако эти инструменты требуют расширенной настройки. Постарайтесь как можно точнее воспроизводить мероприятие во время репетиций, чтобы понять, что может потребоваться в последний момент.
4. Разработка плана мероприятия (для организаторов). План мероприятия, иногда называемый монтажным листом, — это последовательность действий во время мероприятия. Он представляет собой основной документ для участвующих, которому они должны следовать. План мероприятия охватывает больше аспектов, чем повестка дня. Это критически важный документ, который помогает поддерживать организованность и снизить уровень волнения, сопутствующий проведению мероприятия. Подробности, указываемые в плане мероприятия, будут зависеть от сложности мероприятия. Тем не менее в план полезно включить как минимум указанное далее.
-
- Список контактов (ведущие, докладчики, команды по работе со звуковой и видеоаппаратурой, подрядчики, специалисты по обслуживанию мероприятий).
- Процесс мероприятия [порядок выступлений докладчиков, места расположения (виртуальные конференц-залы, удаленные офисы или помещения для конференций на объекте)].
- Технические элементы (технические подсказки для музыки, показа слайдов, видео).
- Подсказки о времени (выступления докладчиков, сеансы, перерывы, начало и окончание).
Рекомендуем создать шаблон, который можно легко редактировать для будущих мероприятий.
5. Заблаговременная подготовка к вовлечению аудитории (для организаторов и ведущих). Если вы планируете провести сеанс вопросов и ответов или хотите пообщаться с аудиторией в чате, подумайте о способах вовлечения аудитории. Если на мероприятии много присутствующих, полезно назначить пользователя, который будет отвечать на вопросы, отправляемые в чат или с помощью функции вопросов и ответов, вместо докладчика. Также рекомендуется попросить нескольких коллег посетить мероприятие с заранее подготовленными вопросами, чтобы способствовать началу разговора. Если вы выступаете на гибридном мероприятии, не забывайте о виртуальной аудитории. Удаленные посетители почувствуют большую вовлеченность, если вы будете отвечать на их вопросы и говорить с ними непосредственно. Для того чтобы посетители не говорили одновременно, поощряйте их использовать функцию реакций Zoom Webinars, которая позволяет виртуальным пользователям реагировать на содержимое с помощью эмодзи.
