Acara virtual adalah alternatif yang berkelanjutan, inklusif, dan hemat biaya untuk acara tatap muka tradisional. Panduan kami berisi praktik terbaik dan rekomendasi untuk membantu Anda menyelenggarakan dan mengelola pengalaman virtual yang sukses dengan Zoom Events.
Pandemi melambungkan platform acara virtual ke arus utama dengan permintaan yang belum pernah terjadi sebelumnya untuk rapat online, webinar, dan acara jejaring. Namun, acara virtual sudah ada jauh sebelum terjadinya pergeseran masif ke kehidupan jarak jauh. Lebih dari sekadar alternatif untuk acara tatap muka, pengalaman virtual adalah acara inklusif berkelanjutan yang mengurangi biaya perjalanan serta menarik bagi audiens yang lebih luas dan lebih beragam. Manfaat ini, dikombinasikan dengan data dan analitik tingkat lanjut, memudahkan untuk melihat mengapa acara virtual merupakan bagian integral dari strategi pemasaran acara modern apa pun.
Menyelenggarakan acara virtual mencerminkan banyak tanggung jawab yang sama dari acara tatap muka tradisional, tetapi juga membutuhkan penggunaan teknologi inovatif untuk menciptakan pengalaman yang berkesan bagi setiap peserta. Baik Anda seorang pemula maupun profesional acara berpengalaman, Panduan Zoom Events untuk Host Acara dan Presenter Virtual kami akan membantu Anda merasa lebih siap untuk melaksanakan acara virtual yang sukses.
Anda akan mempelajari tips dan rekomendasi untuk:
*CATATAN: Dalam panduan ini, presenter virtual didefinisikan sebagai orang yang berbicara di depan kamera atau memoderasi antarpembicara selama acara. Host adalah fasilitator atau orang yang mengelola acara itu sendiri dengan platform Zoom Events. Dalam beberapa kasus, peran ini mungkin tumpang tindih atau berbagi tugas berdasarkan organisasi Anda.
Selamat datang di Zoom Events! Dengan platform acara virtual kami, Anda dapat menyelenggarakan acara dalam berbagai ukuran, termasuk acara sesi tunggal, multisesi, multihari, dan multitrek. Platform ini menggabungkan teknologi Zoom Meetings dan Zoom Webinars tepercaya yang Anda kenal dan sukai, serta dirancang dengan hub acara khusus, opsi pendaftaran dan tiket yang kuat, dan opsi jaringan peserta untuk semua acara Anda (publik atau pribadi, gratis atau berbayar). Zoom Events mudah digunakan sehingga Anda dapat fokus untuk menciptakan pengalaman yang berkesan dan berdampak tanpa kerumitan teknologi.
Menyelenggarakan acara virtual dan menyajikannya ke audiens jarak jauh dapat terasa sedikit menegangkan jika Anda baru pertama kali melakukannya. Namun, hal itu tidak perlu terjadi. Berikut adalah beberapa praktik terbaik yang perlu diingat saat Anda merencanakan hari besar tersebut.
1. Lampu, kamera, mulai (presenter)Hanya karena Anda berbicara dengan audiens jarak jauh, bukan berarti mereka harus kesulitan untuk melihat atau mendengar Anda. Pencahayaan dan audio yang buruk dapat menyebabkan peserta dengan cepat meninggalkan acara virtual. Posisikan lampu agar menghadap ke Anda untuk menghilangkan bayangan dan memastikan penonton dapat melihat Anda.
Informasi terbaru
Manajer konsultan Zoom Events kami suka bekerja dengan pencahayaan dari Lume Edge, Brightline, El Gato, atau Litra.
Untuk pengalaman audio yang jelas, sebaiknya gunakan mikrofon yang berkualitas. Jangan hanya mengandalkan audio internal komputer Anda. Meskipun Zoom Meetings dan Zoom Webinars dapat meminimalkan kebisingan latar belakang saat berbicara, membuat lingkungan sekitar Anda sekedap mungkin terhadap suara sebelum menyajikan adalah cara yang terbaik.
Dan yang terakhir, lihat ke kamera. Tidak mudah untuk melakukan kontak mata di belakang komputer, tetapi melihat ke kamera, bukan ke wajah di layar Anda, akan langsung meningkatkan dampak presentasi Anda.
Tips pro
Buat catatan tempel dan tempelkan di tempat yang tepat, seperti di monitor, di mana Anda harus fokus saat berbicara untuk menjaga mata Anda tetap berada di tempat yang tepat.
2. Menulis skrip (presenter)Selalu merupakan ide yang bagus untuk menulis skrip, tidak peduli seberapa familier Anda dengan suatu topik. Hal ini memberi host Anda gambaran tentang durasi presentasi dan sangat membantu jika mereka mengelola alat bantu visual, mempersiapkan pembicara berikutnya, atau perlu membuat penyesuaian mendadak. Minimal, memiliki garis besar berpoin dapat mengurangi kecemasan bagi semua orang dan mengarah pada sesi yang lebih lancar.
3. Latihan membuatnya menjadi sempurna (presenter dan host) Seperti kata pepatah, Latihan membuatnya menjadi sempurna. Sebaiknya berlatihlah minimal 24 jam sebelumnya. Idealnya, Anda harus berlatih membawakan acara di perangkat yang sama dengan yang Anda rencanakan untuk digunakan selama acara. Dan jangan menunggu sampai hari H acara untuk mempelajari teknologi atau fitur perangkat lunak baru. Zoom Events memiliki berbagai fitur yang dapat meningkatkan pengalaman pengguna dan peserta, tetapi memerlukan beberapa pengaturan terlebih dahulu. Cobalah untuk menyertakan segala hal yang mungkin terjadi pada saat acara selama latihan Anda untuk mengidentifikasi kebutuhan mendadak yang mungkin muncul.
4. Mengembangkan urutan acara (host)Terkadang disebut sebagai cue sheet atau cue-to-cue, urutan acara adalah urutan tindakan selama acara dan merupakan dokumen utama untuk diikuti oleh semua pihak terkait. Lebih dari sekadar agenda, urutan acara adalah alat yang penting untuk membantu Anda tetap teratur dan mengurangi kecemasan saat menyelenggarakan suatu acara. Detail dalam urutan acara akan bervariasi berdasarkan kompleksitas acara Anda, tetapi setidaknya, akan sangat membantu untuk menyertakan elemen-elemen ini:
Sebaiknya buat templat yang dapat dengan mudah diedit untuk acara mendatang.
5. Menyiapkan keterlibatan audiens terlebih dahulu (host dan presenter)Jika Anda berencana untuk mengadakan sesi T&J atau ingin mengobrol dengan audiens, pikirkan tentang bagaimana Anda akan berinteraksi dengan mereka. Untuk acara yang dihadiri banyak orang, sebaiknya ada orang lain selain pembicara yang mengelola pertanyaan yang masuk melalui obrolan atau fitur T&J. Kami juga merekomendasikan untuk meminta beberapa kolega untuk menghadiri acara Anda dengan pertanyaan yang sudah disiapkan sebelumnya guna memulai percakapan. Jika Anda berbicara di acara hibrida, jangan lupakan audiens virtual. Peserta jarak jauh akan merasa lebih terlibat jika Anda ingat untuk menjawab pertanyaan mereka dan berbicara langsung dengan mereka. Untuk menghindari orang berbicara satu sama lain, dorong peserta untuk menggunakan fitur Reaksi Zoom Webinars, yang memungkinkan pengguna virtual menanggapi konten dengan emoji yang disukai.
Tips pro
Untuk acara hibrida, pertimbangkan untuk menempatkan monitor di dekat pembicara yang menampilkan peserta jarak jauh agar audiens langsung dapat melihat dan berinteraksi dengan mereka.
Baik Anda menyelenggarakan konferensi, webinar, stan pameran, atau rapat, ada beberapa elemen teknis yang harus Anda pertimbangkan atau siapkan sebelum memulai.
Informasi terbaru
Jika Anda menggunakan perangkat lunak penggabungan dan streaming virtual, manajer konsultan Zoom Events kami merekomendasikan VM Mix dan OBS Studio untuk meningkatkan kualitas umpan langsung Anda. Dan, jika Anda memerlukan aplikasi kamera virtual, lihat integrasi SnapCam-Zoom.
Berkumpul di belakang panggung: Minimalkan stres bagi presenter Anda dengan Belakang Panggung Zoom Webinars, ruang hijau virtual bagi presenter untuk berkumpul saat tidak aktif berbicara. Belakang panggung terbuka sebelum, selama, dan setelah acara dan merupakan tempat yang ideal untuk meninjau koneksi audio dan video, konten presentasi, berkomunikasi dengan panelis lain, menjawab pertanyaan peserta tanpa berada di depan kamera, atau berlatih berbagi layar.
Namun, jangan menunggu sampai H untuk mengakses Belakang Layar untuk pertama kalinya. Kami sangat menyarankan untuk berlatih acara Anda dalam sesi aktual yang Anda sajikan untuk membiasakan diri dengan pengaturan yang tersedia. Belakang Layar memungkinkan Anda untuk berlatih di area latihan, sesi itu sendiri, dan/atau Ruang Tunggu. Host dan co-host serta host alternatif, pembicara, dan sponsor, dapat mengakses Lobi Zoom Events Anda untuk melihat sesi latihan ini kapan saja setelah acara Anda dipublikasikan.
Menyiapkan Branding Sesi: Selain logo, warna, dan elemen branding visual yang disebutkan di atas, Branding Sesi Zoom Webinars juga membantu Anda menambahkan elemen kreatif ke tampilan pembicara Anda. Sebelum acara, luangkan waktu untuk menjelajahi opsi yang tersedia guna memutuskan bagaimana Anda ingin panelis atau presenter ditampilkan kepada peserta. Untuk mengaktifkan Branding Sesi, masuk ke Portal Web Zoom dan buka Manajemen Akun>Pengaturan Akun dan temukan tab Rapat. Di sana, Anda akan melihat tab Dalam Rapat (Lanjutan), tempat Anda dapat aktifkan/nonaktifkan Branding Sesi Webinar. Setelah fitur ini diaktifkan, Anda dapat:
Beberapa hal yang perlu diingat tentang Branding Sesi:
Zoom Webinars dan Zoom Meetings dirancang untuk menjadi pengalaman yang menarik dan interaktif dengan banyak fitur yang membuat acara virtual berkesan. Sebaiknya gunakan alat berikut untuk merampingkan pengalaman bagi peserta dan host.
Sangat mudah untuk menempatkan semua fokus pada aset visual acara atau penampilan Anda di depan kamera, tetapi jika webinar anda mengalami masalah teknis, sulit untuk memulihkannya. Jika Anda menggunakan Zoom dengan lisensi Bisnis atau Perusahaan, Dasbor Zoom adalah pusat kendali misi Anda untuk memantau kesehatan acara secara real-time dan mengakses data serta wawasan berharga untuk perencanaan acara di masa mendatang.
Dasbor Rapat dan Webinar memungkinkan host untuk memantau pengalaman video/audio peserta, jenis lisensi, dan detail mendalam seputar kualitas koneksi mereka. Secara khusus, dasbor akan melacak:
Pilih ID rapat dari acara yang Anda pantau dari tab rapat Langsung atau Sebelumnya di dasbor Anda, dan di sana Anda akan melihat analitik terperinci yang berkaitan dengan kesehatan keseluruhan koneksi peserta Anda.
Jika Anda berencana untuk mengirim webinar atau rapat ke peserta atau rekan tim, atau Anda hanya ingin meninjaunya sendiri, kami sarankan untuk merekamnya ke cloud atau secara lokal ke komputer Anda. Rekaman cloud dapat dikelola di Portal Web Zoom, sementara rekaman lokal dapat diakses melalui folder Dokumen di komputer Anda. Jika Anda perlu mengubah lokasi default untuk rekaman lokal, cari bagian Rekaman di pengaturan klien Zoom Anda.
Tips pro
Setelah mengunduh acara sebagai rekaman lokal, Anda tidak dapat mengunggahnya ke cloud Zoom. Pastikan untuk memilih opsi perekaman cloud jika ingin rekaman Anda tersimpan di cloud.
Untuk mengedit rekaman cloud Anda, masuk ke Portal web Zoom dan temukan rekaman yang Anda cari. Dalam pengaturan ini, Anda dapat mengedit nama rekaman, memangkas awal atau akhir rekaman cloud, mengunduh file, menyalin tautan yang dapat dibagikan untuk dikirim ke orang lain, mengakses analitik tampilan, atau menghapus rekaman Anda.
Untuk berbagi rekaman lokal dengan orang lain, Anda harus mengunggahnya ke aplikasi penyimpanan cloud pihak ketiga atau platform manajemen konten. Dari klien desktop Zoom, Anda akan menemukan rekaman di tab Rapat>Direkam. Dari sana, Anda dapat mengunggah file MP4 ke aplikasi pihak ketiga.
Saat berbagi rekaman cloud, Anda memiliki beberapa opsi untuk akses penonton. Pada halaman rekaman, klik Bagikan dan Anda bisa memilih apakah Anda ingin membagikan rekaman secara publik atau privat.
Anda juga dapat:
Ingin mempelajari seluk beluk semua fitur Zoom Meetings? Check out database lengkap kami tentang artikel dukungan Zoom Meetings, Tanya Jawab Umum, catatan rilis, video tutorial, dan panduan pemecahan masalah.
Untuk panduan terperinci tentang penggunaan Zoom Webinars dan daftar fitur yang lengkap, artikel dukungan Zoom Webinars kami menyediakan pendekatan langkah demi langkah untuk menyiapkan acara, mengundang peserta dan panelis, serta meluncurkan webinar Anda.
Masih memerlukan bantuan tambahan terkait dengan acara virtual Anda? Layanan Zoom Events menawarkan konsultasi acara, panduan teknis, dukungan dalam acara, dan produksi teknis lanjutan untuk acara Anda dari awal hingga akhir.
Bergantung pada kompleksitas acara Anda, tim ahli Zoom Events kami dapat bertemu dengan Anda sebelum acara untuk membahas praktik terbaik, ide, pendaftaran, dan rekomendasi tiket, atau melangkah lebih jauh dan mengembangkan urutan acara dengan spesifikasi dukungan teknis. Selama acara, kami dapat memantau dasbor acara Anda, mengawasi produksi A/V dan aset konten, dan bahkan menyediakan peralatan penggabungan video dan audio tingkat lanjut. Kami ada untuk memastikan Anda merasa nyaman dan siap untuk meluncurkan acara virtual.
Pelajari selengkapnya tentang paket dukungan Layanan Zoom Events kami untuk mengubah acara Anda menjadi pengalaman yang sukses dan berdampak.
Acara virtual akan tetap ada. Dengan peluang untuk memperluas jangkauan merek Anda, mengurangi biaya operasi, dan melibatkan audiens dengan pengalaman inklusif dan berkelanjutan, tidak pernah ada waktu yang lebih baik untuk menyelenggarakan acara virtual dan meningkatkan strategi pemasaran Anda.
