2. Viết kịch bản (người thuyết trình)Viết kịch bản luôn là một ý tưởng hợp lý, cho dù bạn hiểu rõ chủ đề đến mức nào. Việc này giúp người chủ trì nắm được độ dài của phần thuyết trình do bạn thực hiện và đặc biệt hữu ích khi người chủ trì đang phải quản lý các công cụ hỗ trợ trực quan, chuẩn bị cho diễn giả tiếp theo hoặc khi cần điều chỉnh đột xuất. Ít nhất thì một dàn ý gồm các ý chính được trình bày thành từng gạch đầu dòng sẽ giúp chúng ta bớt hồi hộp và có một phiên thuyết trình suôn sẻ hơn.
3. Có công mài sắt có ngày nên kim (người thuyết trình và người chủ trì) Tục ngữ có câu: “Có công mài sắt có ngày nên kim”. Chúng tôi khuyên bạn nên tập trước ít nhất 24 giờ. Tốt nhất là bạn nên tập dượt sự kiện của mình trên chính các thiết bị mà bạn định sử dụng trong sự kiện. Và đừng đợi đến ngày diễn ra sự kiện rồi mới tìm hiểu tính năng phần mềm hoặc công nghệ mới. Zoom Events có nhiều công cụ nâng cao trải nghiệm của người dùng và người dự thính nhưng cần một số thiết lập trước. Cố gắng diễn tập sự kiện của bạn càng gần với sự kiện thực tế càng tốt trong các buổi tập dượt để thu thập thông tin chi tiết về những điều cần thiết có thể phát sinh vào phút chót.
4. Soạn kế hoạch chi tiết (người chủ trì)Đôi khi được xem là bảng gợi ý hoặc chuỗi gợi ý, kế hoạch chi tiết bao gồm một chuỗi các hành động trong một sự kiện và là tài liệu chính để các bên liên quan thực hiện theo. Không chỉ là lịch trình sự kiện, kế hoạch chi tiết là một công cụ quan trọng, giúp bạn sắp xếp mọi thứ và giảm bớt tình trạng hồi hộp có thể xảy ra khi chủ trì một sự kiện. Các chi tiết trong kế hoạch chi tiết sẽ thay đổi tùy theo mức độ phức tạp của sự kiện nhưng tối thiểu nên bao gồm các yếu tố sau:
-
- Danh sách liên hệ (người thuyết trình, diễn giả, nhóm âm thanh/hình ảnh, nhà thầu, đội ngũ phục vụ)
- Luồng sự kiện (thứ tự người nói, địa điểm (phòng hội nghị ảo, văn phòng từ xa hoặc không gian họp tại chỗ))
- Các yếu tố kỹ thuật (tín hiệu kỹ thuật cho âm nhạc, trình chiếu, video)
- Dấu hiệu thời gian (người nói, phiên, thời gian nghỉ, khai mạc/kết thúc)
Chúng tôi khuyên bạn nên tạo một mẫu có thể dễ dàng chỉnh sửa cho các sự kiện trong tương lai.
5. Chuẩn bị trước để khán giả tham gia (người chủ trì và người thuyết trình)Nếu bạn dự định có một phiên Hỏi đáp hoặc muốn trò chuyện với khán giả, hãy nghĩ về cách bạn sẽ thu hút họ tham gia. Đối với các sự kiện có nhiều người tham dự, bạn nên bố trí người khác ngoài diễn giả để quản lý các câu hỏi thông qua chức năng trò chuyện hoặc hỏi đáp. Chúng tôi cũng khuyên bạn nên yêu cầu một vài đồng nghiệp tham dự sự kiện với các câu hỏi được chuẩn bị trước để bắt đầu cuộc trò chuyện. Nếu bạn sẽ phát biểu tại một sự kiện theo hình thức kết hợp, đừng quên khán giả trực tuyến. Những người dự thính từ xa sẽ cảm thấy gắn kết hơn nếu bạn nhớ trả lời câu hỏi của họ và nói chuyện trực tiếp với họ. Để tránh tình trạng người này nói át người kia, hãy khuyến khích người dự thính sử dụng tính năng Phản ứng trên Zoom Webinars, qua đó người dùng trực tuyến có thể phản hồi với nội dung bằng các biểu tượng thích hợp.
