Los eventos virtuales son alternativas sostenibles, inclusivas y rentables frente a los eventos presenciales tradicionales. Nuestra guía contiene consejos y prácticas recomendadas que lo ayudarán a organizar y administrar una experiencia virtual exitosa con Zoom Events.
La pandemia hizo que las plataformas de eventos virtuales se convirtieran en algo habitual, debido a una demanda sin precedentes de reuniones, seminarios web y eventos de establecimiento de contactos en línea. Sin embargo, los eventos virtuales ya existían mucho antes del cambio radical a la vida remota. Más que una alternativa a los eventos presenciales, las experiencias virtuales son eventos sostenibles e inclusivos que reducen los gastos de viaje y atraen a audiencias más amplias y diversas. Estos beneficios, combinados con datos y análisis avanzados, explican por qué los eventos virtuales son una parte integral de cualquier estrategia moderna de marketing de eventos.
Organizar un evento virtual implica muchas de las mismas responsabilidades de un evento presencial tradicional, pero también requiere el uso de tecnologías innovadoras para crear una experiencia memorable para cada asistente. Tanto si es principiante o un profesional de eventos experimentado, nuestra Guía de Zoom Events para anfitriones de eventos y presentadores virtuales lo ayudará a sentirse mejor preparado para llevar a cabo un evento virtual exitoso.
Aprenderá consejos y recomendaciones para lo siguiente:
* NOTA: En esta guía, los presentadores virtuales se definen como las personas que hablan en cámara o moderan entre oradores durante un evento. El anfitrión es el moderador o la persona que administra el evento con la plataforma Zoom Events. En algunos casos, es posible que estos roles se superpongan o compartan tareas en función de su organización.
¡Bienvenido a Zoom Events! Nuestra plataforma de eventos virtuales le permite organizar eventos de todos los tamaños, incluidos eventos de una sola sesión, de varias sesiones, de varios días y con varias actividades. Combina la tecnología confiable de Zoom Meetings y Zoom Webinars que tanto le gusta y conoce, y está diseñado con hubs de eventos exclusivos, sólidas opciones de registro y emisión de entradas, y opciones de establecimiento de contactos entre los asistentes para todos sus eventos (públicos o privados, gratuitos o de pago). Zoom Events es fácil de usar para que pueda centrarse en crear una experiencia memorable e impactante sin la molestia de una tecnología complicada.
Organizar un evento virtual y hacer presentaciones ante una audiencia remota puede resultar estresante la primera vez. Pero no tiene por qué serlo. A continuación, presentamos algunas de las prácticas recomendadas para tener en cuenta a la hora de planificar el gran día.
1.Luz, cámara, acción (presentadores) Que su audiencia sea remota no significa de ningún modo que deba experimentar dificultades para verlo o escucharlo. Una mala iluminación y problemas técnicos con el audio pueden hacer que los asistentes abandonen rápidamente un evento virtual. Acomode las luces de modo que lo iluminen a usted, se eliminen las sombras y se asegure de que sus espectadores puedan verlo con claridad.
Dato interno
A nuestro gerente de asesores de Zoom Events le encanta trabajar con iluminación Lume Edge, Brightline, El Gato o Litra.
Para obtener una experiencia de audio clara, recomendamos usar un micrófono de calidad, en lugar de confiar en el audio incorporado de su equipo. Aunque Zoom Meetings y Zoom Webinars pueden minimizar el ruido de fondo cuando hablan los participantes, es mejor insonorizar el entorno tanto como sea posible antes de realizar una presentación.
Y, por último, mire a la cámara. No es fácil hacer contacto visual detrás de un equipo, pero si mira a la cámara, en lugar de a los rostros que aparecen en la pantalla, el impacto de su presentación aumentará instantáneamente.
Consejo de experto
Pegue una nota adhesiva en su monitor en el punto exacto en el que debe enfocar la mirada al hablar a fin de mantener los ojos en el lugar correcto.
2. Escriba un guion (presentadores) Siempre es una buena idea escribir un guion, sin importar lo familiarizado que esté con un tema. Esto le da al anfitrión una idea de la duración de su presentación, y es especialmente útil si usa ayuda visual, se está preparando para el siguiente orador o necesita hacer ajustes repentinos. Como mínimo, un esquema de viñetas puede reducir la ansiedad de todos los participantes y hacer que la sesión sea más fluida.
3. La práctica hace al maestro (presentadores y anfitriones) Como dice el dicho, la práctica hace al maestro. Se recomienda practicar con 24 horas de antelación como mínimo. Lo ideal es que se prepare y practique en los mismos dispositivos que planea utilizar durante el evento. No espere hasta el día del evento para conocer nuevas tecnologías o características del software. Zoom Events está repleto de herramientas que mejoran la experiencia del usuario y los asistentes, pero requieren configuración previa. Trate de replicar su evento tanto como sea posible durante los ensayos para obtener información sobre cualquier necesidad de último minuto que pudiera surgir.
4. Desarrolle un programa del evento (anfitriones) A veces considerado una lista de apuntes e indicaciones, el programa del evento es la secuencia de acciones durante un evento y un documento maestro para que las partes interesadas lo sigan. Más que una hoja de ruta, la ejecución del programa es una herramienta fundamental que lo ayudará a mantenerse organizado y reducir la ansiedad que genera la organización de un evento. Los detalles de la ejecución del programa variarán en función de la complejidad del evento; como mínimo, es útil incluir estos elementos:
Recomendamos crear una plantilla que se pueda editar fácilmente para eventos futuros.
5. Prepárese para la participación de la audiencia con antelación (anfitriones y presentadores) Si planea tener una sesión de P y R o desea chatear con su audiencia, piense en cómo será la interacción. En el caso de eventos muy concurridos, es útil que alguien que no sea el orador administre las preguntas que surjan en el chat o en la sesión de P y R. También recomendamos pedir a algunos colegas que asistan a su evento con preguntas preparadas de antemano para iniciar la conversación. Si va a hablar en un evento híbrido, no se olvide de la audiencia virtual. Los asistentes remotos se sentirán más involucrados si recuerda responder a sus preguntas y hablar directamente con ellos. Para evitar que los participantes se interrumpan al hablar, recomiende a los asistentes que utilicen la característica Reacciones de Zoom Webinars, que permite a los usuarios virtuales responder al contenido con emojis oportunos.
Consejo de experto
Para eventos híbridos, considere colocar un monitor cerca del orador en el que se muestre a los asistentes remotos, de modo que la audiencia en directo los vea e interactúe con ellos.
Si está organizando una conferencia, un seminario web, un stand de exposición o una reunión, hay algunos elementos técnicos que deberá considerar o configurar antes de comenzar.
Dato interno
Si está utilizando un software de mezcla y transmisión virtual, nuestro gerente de asesores de Zoom Events recomienda VM Mix y OBS Studio para aumentar la calidad de su transmisión en directo. Y, si necesita una aplicación de cámara virtual, revise la integración de SnapCam-Zoom.
Backstage para pasar el rato: minimice el estrés de sus presentadores con Backstage de Zoom Webinars, una sala verde virtual para que los presentadores se relajen cuando no estén hablando activamente. Está abierto antes y después del evento, y durante este, y es el lugar ideal para revisar las conexiones de audio y vídeo, y el contenido de las presentaciones, además de comunicarse con otros panelistas, responder a las preguntas de los asistentes sin estar frente a la cámara o practicar el uso compartido de pantalla.
Sin embargo, no espere hasta el gran día para acceder al Backstage por primera vez. Le recomendamos que ensaye para el evento dentro de la sesión real en la que realizará la presentación para familiarizarse con la configuración disponible. Backstage le permite ensayar en el área de práctica, en la propia sesión o en la sala de espera. Los anfitriones y los coanfitriones, así como los anfitriones alternativos, oradores y patrocinadores, pueden acceder al lobby de Zoom Events para ver estas sesiones de práctica en cualquier momento, una vez que se haya publicado el evento.
Configure la imagen de marca de la sesión: además de los logotipos, colores y elementos visuales de imagen de marca mencionados anteriormente, la imagen de marca de la sesión de Zoom Webinars también lo ayuda a añadir elementos creativos al aspecto de sus oradores. Antes del evento, dedique un tiempo a explorar las opciones disponibles para decidir cómo desea que aparezcan los panelistas o los presentadores ante los asistentes. Para habilitar la imagen de marca de la sesión, inicie sesión en el portal web de Zoom y vaya a Administración de cuenta>Configuración de la cuenta y busque la pestaña Reuniones. Allí, verá la pestaña Durante la reunión (avanzado), donde podrá habilitar/deshabilitar la imagen de marca de la sesión de seminario web. Una vez que esta característica esté habilitada, podrá hacer lo siguiente:
Estos son algunos aspectos que debe tener en cuenta con la imagen de marca de la sesión:
Zoom Webinars y Zoom Meetings están diseñados para ser experiencias atractivas e interactivas con una gran cantidad de características que hacen que los eventos virtuales sean memorables. Recomendamos utilizar las siguientes herramientas para optimizar la experiencia tanto para los asistentes como para los anfitriones.
Es fácil centrar toda la atención en los recursos visuales de su evento o en su aspecto ante la cámara, pero si su seminario web tiene dificultades técnicas, es difícil recuperarse. Si está utilizando Zoom con una licencia Comercial o Empresarial, el panel de control de Zoom es su centro de control de la misión para supervisar el estado de su evento en tiempo real y acceder a datos y conocimientos valiosos para la planificación de eventos futuros.
Los paneles de control de Zoom Meetings y Zoom Webinars permiten a los anfitriones supervisar la experiencia de vídeo/audio de los participantes, los tipos de licencia y los datos detallados sobre la calidad de su conexión. Específicamente, el panel de control hará un seguimiento de lo siguiente:
Seleccione el ID de reunión del evento que está supervisando en las pestañas Reuniones en directo o anteriores en su panel de control, y allí verá análisis detallados relacionados con el estado general de las conexiones de sus participantes.
Si planea enviar su seminario web o reunión a los asistentes o compañeros de equipo, o simplemente desea revisarlo por su cuenta, le recomendamos que lo grabe en la nube o de forma local en su equipo. Las grabaciones en la nube se pueden administrar en el portal web de Zoom, mientras que se puede acceder a las grabaciones locales a través de la carpeta Documentos de su equipo. Si necesita cambiar su ubicación predeterminada para las grabaciones locales, busque Grabaciones en la configuración del cliente de Zoom.
Consejo de experto
Una vez que haya descargado su evento como una grabación local, no podrá cargarlo en la nube de Zoom. Asegúrese de elegir la opción de grabación en la nube si desea que su grabación se almacene en la nube.
Para editar sus grabaciones en la nube, inicie sesión en el portal web de Zoom y encuentre la grabación que está buscando. En esta configuración, puede editar el nombre de la grabación, recortar el principio o el final de sus grabaciones en la nube, descargar los archivos, copiar un enlace para compartir a fin de enviarlo a otras personas, acceder a los análisis de visualización o eliminar su grabación por completo.
Para compartir una grabación local con otras personas, deberá cargarla en una aplicación de almacenamiento en la nube o plataforma de administración de contenido de terceros. Desde el cliente de escritorio de Zoom, encontrará su grabación en la pestaña Reuniones>Grabadas. Desde allí, puede cargar el archivo MP4 en la aplicación de terceros.
Al compartir grabaciones en la nube, tiene varias opciones para el acceso de los espectadores. En la página de la grabación, haga clic en Compartir y podrá elegir si desea compartir su grabación públicamente o mantenerla privada.
Además, puede hacer lo siguiente:
¿Desea conocer los detalles de todas las características de Zoom Meetings? Revise nuestra base de datos completa de artículos de soporte de Zoom Meetings, preguntas frecuentes, notas de la versión, videotutoriales y guías de resolución de problemas.
Para obtener una guía detallada sobre el uso de Zoom Webinars y una lista completa de características, nuestros artículos de soporte de Zoom Webinars proporcionan un enfoque paso a paso para configurar su evento, invitar a asistentes y panelistas, e iniciar su seminario web.
¿Aún necesita ayuda adicional para su evento virtual? Los Servicios de Zoom Events ofrecen asesoramiento para eventos, orientación técnica, soporte durante el evento y producción técnica avanzada para su evento de principio a fin.
Dependiendo de la complejidad de su evento, nuestro equipo de expertos de Zoom Events puede reunirse con usted antes de su evento para conversar sobre las prácticas recomendadas, la ideación, el registro y las recomendaciones para la emisión de entradas, o ir un paso más allá y desarrollar un programa con los detalles de soporte técnico. Durante el evento, podemos supervisar su panel de control del evento, controlar la producción audiovisual y los activos de contenido, e incluso proporcionar equipos avanzados de mezcla de vídeo y audio. Queremos asegurarnos de que se sienta cómodo y preparado para iniciar un evento virtual.
Obtenga más información sobre nuestros planes de soporte de servicios de Zoom Events para transformar su evento en una experiencia exitosa e impactante.
Los eventos virtuales han llegado para quedarse. Con oportunidades para ampliar el alcance de su marca, reducir los costes operativos y atraer a la audiencia con experiencias inclusivas y sostenibles, este es el mejor momento para organizar un evento virtual y potenciar su estrategia de marketing.
