Virtuele evenementen zijn duurzame, inclusieve en rendabele alternatieven voor traditionele, persoonlijke evenementen. Onze handleiding staat vol met best practices en aanbevelingen om je te helpen bij het hosten en beheren van een geslaagde virtuele ervaring met Zoom Events.
De pandemie zorgde voor een boost in virtuele evenementenplatforms met een ongekende vraag naar online vergaderingen, webinars en netwerkevenementen. Virtuele evenementen bestonden echter al lang voor deze enorme verschuiving naar het leven op afstand. Virtuele ervaringen zijn meer dan alleen een alternatief voor persoonlijke evenementen, maar ook duurzame, inclusieve evenementen die de reiskosten verlagen en een breder, diverser publiek aanspreken. Deze voordelen, gecombineerd met geavanceerde gegevens en analyses, maken het gemakkelijk om te zien waarom virtuele evenementen een integraal onderdeel zijn van elke moderne eventmarketingstrategie.
Het hosten van een virtueel evenement vraagt veel van dezelfde verantwoordelijkheden van een traditioneel persoonlijk evenement, maar vereist ook het gebruik van innovatieve technologieën om een gedenkwaardige ervaring voor elke deelnemer te creëren. Of je nog een beginner bent of een doorgewinterde evenementenprofessional, onze Zoom Events -handleiding voor evenementhosts en virtuele presentatoren helpt je je beter voor te bereiden op een geslaagd virtueel evenement.
Je leert tips en aanbevelingen voor:
*OPMERKING: In deze handleiding worden virtuele presentatoren gedefinieerd als de persoon die spreekt voor de camera of modereert tussen sprekers tijdens een evenement. De host is de facilitator of persoon die het evenement zelf beheert via het Zoom Events-platform. In sommige gevallen kunnen deze functies elkaar overlappen of taken delen afhankelijk van je organisatie.
Welkom bij Zoom Events! Met ons virtuele evenementenplatform kun je evenementen van elke omvang hosten, waaronder evenementen met één sessie, meerdere sessies, meerdaagse en multitrack-evenementen. Het combineert de vertrouwde technologie van Zoom Meetings en Zoom Webinars en is ontworpen met speciale evenementhubs, robuuste registratie- en ticketmogelijkheden en netwerkopties voor deelnemers voor al je evenementen (openbaar of privé, gratis of betaald). Zoom Events is eenvoudig te gebruiken, zodat je je kunt concentreren op het creëren van een gedenkwaardige, impactvolle ervaring zonder omslachtige, gecompliceerde technologie.
Een virtueel evenement hosten en presenteren aan een extern publiek kan wat zenuwslopend zijn als je het voor het eerst doet. Maar dat hoeft niet zo te zijn. Hier volgen enkele best practices voor de grote dag van je evenement.
1. Lichten aan, camera aan en actie (presentatoren)Het is niet omdat je voor een extern publiek spreekt, dat je moeilijk te zien of te horen moet zijn. Een slechte verlichting en gebrekkige audio kunnen ervoor zorgen dat deelnemers een virtueel evenement snel verlaten. Plaats het licht zo dat het op jou is gericht en geen schaduwen werpt, zodat je kijkers je goed kunnen zien.
Intern inzicht
Onze Zoom Events-adviesmanager vindt het zelf geweldig om te werken met Lume Edge, Brightline, El Gato of Litra Lighting.
Voor glasheldere audio raden we aan een kwalitatief hoogwaardige microfoon te gebruiken in plaats van alleen de ingebouwde audio van je computer. Hoewel in Zoom Meetings en Zoom Webinars achtergrondgeluid kan worden gedempt terwijl je spreekt, kun je je omgeving best zo stil mogelijk maken voordat je begint met je presentatie.
En vergeet niet in de camera te kijken. Het is niet eenvoudig om oogcontact te maken via een computer, maar als je in de camera kijkt in plaats van naar de gezichten op je scherm, vergroot je meteen de impact van je presentatie.
Tip van een pro
Plak een briefje op je monitor op de plaats waar je moet kijken. Zo blijven je ogen op de juiste plek gericht tijdens het praten.
2. Schrijf een script (presentatoren) Het is altijd een goed idee om een script te schrijven, hoe goed je je specifieke onderwerp ook kent. Dit geeft je host een idee van de duur van de presentatie en komt vooral van pas als deze visuele hulpmiddelen gebruikt of voorbereidingen moet treffen voor de volgende spreker of als er een plotselinge aanpassing moet gebeuren. Een duidelijk overzicht met punten beperkt de stress voor iedereen en laat de sessie vlotter verlopen.
3. Oefening baart kunst (presentatoren en hosts) Zoals het spreekwoord zegt: oefening baart kunst. Wij raden je aan minstens 24 uur van tevoren te oefenen. In het ideale geval oefen je je evenement op dezelfde apparaten die je tijdens het evenement wilt gebruiken. En wacht niet tot de dag van je evenement om nieuwe technologie of softwarefuncties onder de knie te krijgen. Zoom Events bevat talloze hulpmiddelen om de ervaring van gebruikers en deelnemers te verbeteren, maar je moet deze wel vooraf instellen. Probeer je evenement zoveel mogelijk te spiegelen tijdens je repetities om inzicht te krijgen in eventuele behoeften die zich op het laatste moment kunnen voordoen.
4. Ontwikkel een draaiboek (hosts) Dit kan een blad met hints of aanwijzingen zijn. Dit is de leidraad van je evenement en een hoofddocument dat belanghebbenden kunnen volgen. Het draaiboek is meer dan een agenda. Het is een cruciaal hulpmiddel om je te helpen alles goed te organiseren en de stress te verminderen die gepaard kan gaan met het hosten van een evenement. De details in je draaiboek variëren afhankelijk van de complexiteit van je evenement, maar het is altijd handig om de volgende onderdelen erin op te nemen:
We raden je aan een sjabloon te maken dat makkelijk kan worden bewerkt voor toekomstige evenementen.
5. Bereid contact met het publiek voor (hosts en presentatoren)Denk er bij het organiseren van een V&A-sessie of als je wilt chatten met je publiek over na over hoe je contact met hen maakt. Voor evenementen met een groot aantal deelnemers kan het handig zijn om iemand anders dan de spreker de vragen te laten beantwoorden via de chat of V&A-sessie. Ook raden we aan enkele collega's te vragen je evenement bij te wonen met vragen die vooraf zijn voorbereid om het gesprek op gang te brengen. Als je spreekt tijdens een hybride evenement, vergeet dan het virtuele publiek niet. Externe deelnemers voelen zich meer betrokken als je niet vergeet hun vragen te beantwoorden en hen direct aan te spreken. Om te voorkomen dat mensen door elkaar heen gaan praten, kun je de deelnemers aanmoedigen om de functie Reacties tijdens Zoom Webinars te gebruiken waarmee virtuele gebruikers kunnen reageren op inhoud met emoji's.
Tip van een pro
Voor hybride evenementen kun je overwegen een monitor nabij de spreker te plaatsen waarop de externe deelnemers te zien zijn voor het live publiek, zodat ook zij die kunnen zien en er contact mee kunnen maken.
Als je een congres, webinar, tentoonstelling of vergadering houdt, volgen hieronder enkele technische elementen die je kunt overwegen voordat je begint.
Intern inzicht
Als je virtuele mix- en streamingsoftware gebruikt, beveelt onze Zoom Events-adviesmanager het gebruik van VM Mix en OBS Studio aan om de kwaliteit van je livefeed te verbeteren. En als je een virtuele camera-app nodig hebt, kijk dan eens naar de integratie SnapCam-Zoom.
Achter de schermen: minimaliseer de stress voor je presentatoren met Zoom Webinars Backstage, een virtuele greenroom voor presentatoren om samen te komen als ze niet actief spreken. De greenroom is open voor, tijdens en na een evenement en is de ideale plek om audio- en videoverbindingen te controleren, presentatie-inhoud te bekijken, te communiceren met andere panelleden, vragen van deelnemers te beantwoorden zonder dat de camera aanstaat of schermen te delen.
Wacht echter niet tot de grote dag om de backstage-functie voor de eerste keer te openen. We raden je ten zeerste aan om je evenement te repeteren binnen de daadwerkelijke sessie die je presenteert om vertrouwd te raken met de beschikbare instellingen. Met Backstage kun je repeteren in de oefenruimte, in de sessie zelf en/of in de wachtruimte. Hosts en co-hosts, evenals alt-hosts, sprekers en sponsors hebben toegang tot je Zoom-evenementenlobby om deze oefensessies op elk gewenst moment te bekijken zodra je evenement is gepubliceerd.
Sessiebranding instellen: naast de bovengenoemde logo's, kleuren en visuele merkelementen, helpt Zoom Webinars Session Branding je ook om creatieve elementen toe te voegen aan het uiterlijk van je sprekers. Besteed voorafgaand aan het evenement wat tijd aan het verkennen van de beschikbare opties om te beslissen hoe je wilt dat je panelleden of presentatoren worden weergegeven.Als je sessiebranding wilt inschakelen, meld je je aan bij de Zoom-webportal en ga je naar Accountbeheer > Accountinstellingen en zoek je het tabblad Vergaderingen. Daar zie je het tabblad In vergadering (Geavanceerd), waar je Branding van webinarsessie kunt in- of uitschakelen. Zodra deze functie is ingeschakeld, kun je het volgende doen:
Enkele zaken om in gedachten te houden bij sessiebranding:
Zoom Webinars en Zoom Meetings zijn ontworpen voor een boeiende, interactieve ervaring met talloze functies om je virtuele evenementen onvergetelijk te maken. We raden je aan de volgende hulpprogramma's te gebruiken om de ervaring voor zowel deelnemers als hosts te stroomlijnen.
Het is gemakkelijk om al je aandacht te richten op de visuele aspecten van je evenement of je uitstraling op de camera, maar als je webinar technische problemen ondervindt, is dat lastig te herstellen. Als je Zoom gebruikt met een Zakelijk- of Onderneming-licentie, is Zoom Dashboard je controlekamer om de status van je evenement te volgen in real time en waardevolle gegevens en inzichten te bekijken voor het plannen van evenementen in de toekomst.
Op de Meetings- en Webinars-dashboards kunnen hosts de video-/audio-ervaring van deelnemers, het type licentie en een diepgaande analyse van de kwaliteit van de verbinding monitoren. Het dashboard volgt in het bijzonder:
Selecteer de vergadering-ID van het evenement dat je monitort op de tabbladen Live vergaderingen of Vorige vergaderingen op je dashboard. Daar zie je gedetailleerde analyses met betrekking tot de algehele status van de verbindingen van je deelnemers.
Als je van plan bent je webinar of vergadering naar deelnemers of teamgenoten te sturen, of als je deze gewoon zelf wilt bekijken, raden we je aan deze op te nemen in de cloud of lokaal op je computer. Cloudopnames kunnen worden beheerd in de Zoom-webportal, terwijl lokale opnames toegankelijk zijn via de map Documenten op je computer. Als je je standaardlocatie voor lokale opnames wilt wijzigen, zoek je naar Opnames in de instellingen van je Zoom-client.
Tip van een pro
Zodra je je evenement hebt gedownload als een lokale opname, kun je het niet meer uploaden naar de Zoom-cloud. Kies de optie Cloudopname als je wilt dat je opname in de cloud wordt weergegeven.
Als je je cloudopnames wilt bewerken, log je in op de Zoom-webportal en zoek je de gewenste opname. Met deze instelling kun je de naam van de opname bewerken, het begin of einde van je cloudopnames bijsnijden, de bestanden downloaden, een deelbare link kopiëren om naar anderen te verzenden, toegang krijgen tot weergave-analyses of je opname helemaal verwijderen.
Een lokale opname delen met anderen kun je door deze te uploaden naar een app voor cloudopslag van derden of een platform voor contentmanagement. Vanuit je Zoom-desktopclient vind je je opname op het tabblad Vergaderingen > Opgenomen. Van daaruit kun je het MP4-bestand uploaden naar de app van derden.
Als je cloudopnames deelt, heb je meerdere opties voor de toegang voor kijkers. Klik op de pagina van de opname op Delen, dan kun je kiezen of je je opname openbaar wilt delen of privé wilt houden.
Je kunt ook het volgende doen:
Wil je de ins en outs van alle Zoom Meetings-functies leren? Bekijk onze volledige database met artikelen, veelgestelde vragen, releaseopmerkingen, videohandleidingen en gidsen voor probleemoplossing voor de ondersteuning voor Zoom Meetings.
Voor een gedetailleerde gids voor het gebruik van Zoom Webinars en een uitgebreide lijst met functies, bieden de ondersteuningsartikelen van Zoom Webinars een stap-voor-stap-aanpak voor het instellen van je evenement, het uitnodigen van deelnemers en panelleden en het lanceren van je webinar.
Heb je nog wat extra hulp nodig bij je virtuele evenement? Zoom Events Services biedt advies bij evenementen, technische begeleiding, ondersteuning tijdens evenementen en geavanceerde technische productie voor je evenement, van begin tot eind.
Afhankelijk van de complexiteit van je evenement kan ons team van Zoom Events-experts voorafgaand aan je evenement met jou vergaderen om best practices, ideeën, registratie en ticketaanbevelingen te bespreken, of een stap verder gaan en een draaiboek met specifieke technische ondersteuning ontwikkelen. Tijdens het evenement kunnen we je evenementdashboard bewaken, toezicht houden op de A/V-productie en contentmiddelen en zelfs geavanceerde video- en audiomixapparatuur leveren. We zijn er om ervoor te zorgen dat je je comfortabel voelt en voorbereid bent om een virtueel evenement te lanceren.
Lees meer over onze abonnementen voor ondersteuning van Zoom Events Services om je evenement te transformeren in een geslaagde ervaring die impact maakt.
Virtuele evenementen zijn een blijvertje. Met mogelijkheden om je merkbereik uit te breiden, de bedrijfskosten te verlagen en doelgroepen erbij te betrekken met inclusieve en duurzame ervaringen, is er nog nooit een beter moment geweest om een virtueel evenement te organiseren en je marketingstrategie te verbeteren.
