Vergaderingen met het voltallige personeel bieden je de gelegenheid om waardevolle informatie en updates met je hele organisatie te delen. Hier leggen we uit hoe je een interactieve bijeenkomst kunt organiseren die de betrokkenheid van je werknemers vergroot en hen enthousiast maakt.
Nu bedrijven de overstap maken naar hybride werken, is het essentieel dat ze de betrokkenheid van en het contact met werknemers bevorderen, of de werknemers nu op afstand of op locatie werken. Deze transitie betekent dat organisaties zich moeten aanpassen aan een veranderende dynamiek. Dit gaat onder meer over het effectief delen van informatie met je hybride personeel en over het op peil houden van de betrokkenheid van het personeel.
Volgens onderzoek van Gartner zal 70% van het totale personeelsbestand dat op afstand werkt eind 2022 hybride werken.
De vraag is: hoe kunnen organisaties zich aanpassen om hun verspreid werkende personeel op de hoogte te houden van belangrijke bedrijfsinformatie en op afstand werkende teams betrokken te houden?
HR-medewerkers en specialisten in interne communicatie moeten:
zich concentreren op het meedelen van belangrijke bedrijfsbrede nieuwsberichten
open communiceren via bedrijfsvergaderingen met het voltallige personeel om werknemers te helpen zich verbonden te voelen
effectief in contact komen met het voltallige wereldwijd verspreide personeelsbestand
Deze gids bevat tips van experts voor het organiseren van vergaderingen met het voltallige personeel, die je helpen je een gemeenschapsgevoel in je bedrijf te creëren en belangrijk intern nieuws met je werknemers te delen.
Of je nu aan connecties wilt werken of het laatste bedrijfsnieuws wilt aankondigen, de juiste technologie kan je helpen een waardevolle ervaring voor werknemers te creëren.
Zoom Meetings en Zoom Webinars beschikken elk over functies waarmee zowel kleine als grote bedrijven succesvolle en boeiende vergaderingen met het voltallige personeel kunnen organiseren, terwijl je met Zoom Events een hub kunt maken voor werknemersevenementen in het heden en verleden.
Deelnemers kunnen communiceren via video, audio, scherm delen, aantekeningen, chat en aparte vergaderruimtes.
Deelnemers kunnen kijken, luisteren en V&A gebruiken.
Kies flexibel tussen Zoom Meetings en Zoom Webinars
Organiseer opnames in een Evenementenhub waar eerdere vergaderingen met het voltallige personeel live kunnen plaatsvinden
Wijs aan elke deelnemer een individueel ticket toe
Hoeveel werknemers nemen er deel? Hoeveel interactie wil je? Organiseer je meerdere sessies? Hier volgen enkele aanbevelingen om te kiezen uit de Zoom-oplossingen.
Het type deelnemerservaring en het niveau van interactie dat je voor je werknemers wilt, zijn bepalend voor je beslissing over de gewenste technologie.
Zoom Meetings zijn bedoeld om een connectie te maken. Werknemers hebben niet alleen toegang tot audio en video, maar profiteren ook van meer flexibiliteit om te communiceren en deel te nemen dankzij functies als chat, filters, reacties, peilingen, digitaal whiteboard en hand opsteken. Ze kunnen ook hun scherm delen en gebruikmaken van aparte vergaderruimtes als de host deze functies inschakelt.
Zoom Webinars geven hosts meer controle over de ervaring van deelnemers. Deelnemers kunnen geen audio of video gebruiken of hun scherm delen, wat de kans op verstoringen beperkt. Werknemers kunnen wel deelnemen via het V&A-deelvenster, de webinarchat, peilingen, reacties en een enquête na de webinar. Dit maakt Zoom Webinars nuttig om bedrijfsbrede updates mee te delen, paneldiscussies voor leidinggevenden te organiseren en grootschalige trainingen te geven. Hosts kunnen ook de vormgeving van elke vergadering voor het voltallige personeel aanpassen middels branding van sessies.
Met Zoom Events kun je een individuele sessie ofwel met Zoom Meetings, ofwel met Zoom Webinars hosten en de bovenstaande interactieve functies gebruiken, evenals aanvullende functies zoals Netwerken en Expo. Daarnaast kun je opnames gemakkelijk opslaan in, beheren en delen vanuit je Hub, een map met digitale inhoud.
Het is belangrijk dat de tijd van je werknemers zo goed mogelijk wordt gebruikt tijdens je vergaderingen met het voltallige personeel, en dat ze tijdens deze vergaderingen worden verleid om mee te doen. Deze best practices helpen je om vol vertrouwen professionele, impactvolle vergaderingen met het voltallige personeel te organiseren.
Er komt veel kijken bij het hosten van een virtueel evenement, zelfs als het intern is. Delegeer taken aan teamleden en leg hun rollen en verantwoordelijkheden duidelijk uit, zodat je samen een probleemloze ervaring kunt creëren.
Wijs iemand die de inhoud en het spreektraject goed kent aan om dia's te delen of geef alle sprekers diabeheer , zodat ze tijdens de vergaderingen door hun eigen dia's kunnen bladeren.
Afhankelijk van het aantal deelnemers kun je een paar mensen aanwijzen voor het modereren van de V&A en chat. Dit is een geweldige manier om de vragen van werknemers meteen te beantwoorden en hen tijdens de hele vergadering betrokken te houden.
Peilingen, beschikbaar voor zowel vergaderingen als webinars, zijn een geweldige manier om contact te maken met je publiek. Geavanceerde peilingen maken het mogelijk om op een andere manier antwoord te geven en quizzen te presenteren, zodat je evenement leuk blijft en mensen beter opletten. Wijs een teamgenoot aan om tijdens het evenement peilingen te starten en te beheren.
Houd je aan onze best practices voor veiligheid om je vergadering voor het voltallige personeel te beveiligen. Je kunt ook een teamgenoot aanwijzen om toezicht te houden op de V&A of chat en te letten op eventuele ongepaste opmerkingen of verstoringen.
Oefening baart kunst! Plan vóór het evenement een repetitie met alle sprekers om hun audio, video, verlichting en internetverbinding te testen. Voor je technische team is dit het moment waarop je moet oefenen met het delen van dia's en video's, het starten van peilingen en alle andere dingen die je tijdens je live-evenement wilt doen.
Met deze checklist vergeet je niets tijdens je repetitie en weet je zeker dat je klaar bent voor de grote dag:
Je checklist moet het volgende bevatten:
Bij gebruik van Zoom Webinars:
Bij gebruik van Zoom Meetings:
Er is meer dan één manier om een succesvolle vergadering met het voltallige personeel te organiseren. Alles hangt af van de structuur en behoeften van je personeelsbestand. Hier volgen enkele tips om ervoor te zorgen dat je vergaderingen met het voltallige personeel je werknemers het meeste opleveren.
Het is belangrijk om tijdens de vergadering te variëren in onderwerpen om te zorgen dat je publiek betrokken en geïnteresseerd in de gepresenteerde informatie blijft. Overweeg gastsprekers uit te nodigen om kansen te creëren om te leren, voor innovatieleiderschap of gewoon voor het plezier. Ook het delen van video's of muziek maakt elke vergadering uniek en is een geweldige manier om interesse op te wekken.
Een vergadering met het voltallige personeel is een geweldige gelegenheid om je werknemers betrokken te houden en hen enthousiast te maken over het werk voor je organisatie. Geef je werknemers de kans om te delen wat belangrijk voor hen is en pas de agenda van de vergadering aan door voorafgaand aan het evenement een enquête of peiling te presenteren.
Tip van een pro
Gebruik Zoom Team Chat voor het delen van informatie voor en na je evenement. Maak je deelnemers nieuwsgierig voordat het evenement begint en zorg dat er geen belangrijke details worden gemist!
Met de V&A-functie van Zoom Webinars kunnen deelnemers vragen indienen voor live of geschreven antwoorden tijdens het evenement. Hier volgen een paar tips voor het gebruik van de V&A-functie:
Wijs leden van je team aan om de V&A af te handelen, zodat presentatoren zich kunnen concentreren op het spreken. Als je V&A-teamleden niet deelnemen aan audio of video, kun je hun videofeed verbergen via de functie Deelnemers zonder video verbergen.
Je kunt de V&A-instellingen wijzigen om anonieme vragen toe te staan of uit te schakelen, of om het bekijken, becommentariëren of upvoten van vragen door deelnemers al dan niet toe te staan.
Bereid een aantal vragen voor die tot nadenken stemmen, voor het geval je niet voldoende interessante vragen van deelnemers ontvangt om de toegewezen tijd voor V&A te vullen.
Bekijk het V&A-rapport na je webinar en neem contact op met deelnemers van wie de vragen niet tijdens de sessie zijn beantwoord.
Aparte vergaderruimtes, die beschikbaar zijn voor Zoom Meetings, bieden werknemers de mogelijkheid om in kleinere groepen te vergaderen. Wijs deelnemers voor of tijdens de sessie toe aan aparte vergaderruimtes. Je kunt deelnemers laten kiezen welke ruimte ze willen gebruiken of hen toestaan vrij tussen de ruimtes te bewegen.
Geef je werknemers de kans om feedback te geven na je evenement. Zo kun je achterhalen wat er volgens je werknemers goed ging, wat beter kan en wat je werknemers graag zouden willen zien tijdens toekomstige vergaderingen met het voltallige personeel. Met Zoom Webinars kun je enquêtes na de webinar gebruiken om direct na je evenement een enquête te lanceren.
Neem contact op met ons verkoopteam als je meer tips wilt voor het organiseren van een professionele vergadering met het voltallige personeel
