Sản phẩm ZoomMate AI

Hướng dẫn bắt đầu với ZoomMate

Tất cả những gì bạn cần để bắt đầu sử dụng ZoomMate: ghi chú, tìm kiếm, quy trình và công cụ AI — tất cả đều có trong Zoom Workplace.

5 số phút đọc

Đăng vào 1 tháng 6, 2026

Trong blog này

01 Bắt đầu bằng một cuộc họp định kỳ - Jumplink to Bắt đầu bằng một cuộc họp định kỳ
02 Sắp xếp các dự án vào không gian làm việc chung - Jumplink to Sắp xếp các dự án vào không gian làm việc chung
03 Sử dụng tìm kiếm để tìm câu trả lời trên các hệ thống - Jumplink to Sử dụng tìm kiếm để tìm câu trả lời trên các hệ thống
04 Thêm quy trình vào các tác vụ lặp đi lặp lại - Jumplink to Thêm quy trình vào các tác vụ lặp đi lặp lại
05 Biến các cuộc hội thoại thành bản nháp hoạt động tốt - Jumplink to Biến các cuộc hội thoại thành bản nháp hoạt động tốt
06 Các cách phổ biến để các nhóm bắt đầu - Jumplink to Các cách phổ biến để các nhóm bắt đầu
07 Xây dựng dần các thói quen - Jumplink to Xây dựng dần các thói quen
08 Một cách làm việc được kết nối hơn - Jumplink to Một cách làm việc được kết nối hơn

Robin Bunevich

Giám đốc tiếp thị sản phẩm, Zoom AI

Robin Bunevich là Trưởng phòng Tiếp thị Sản phẩm tại Zoom. Cô giám sát hoạt động tiếp thị sản phẩm và chiến lược cho Zoom AI. Sau ba năm lãnh đạo bộ phận tiếp thị cho các sản phẩm Giải pháp sự kiện của Zoom và ra mắt một trong những sản phẩm phát triển nhanh nhất tại Zoom là Zoom Events, hiện cô tập trung vào việc giúp các tổ chức áp dụng AI một cách mượt mà vào quy trình làm việc của họ. Trước khi đến với Zoom, cô phụ trách tiếp thị cho các sự kiện trực tiếp tại The New York Times và đóng vai trò quan trọng trong việc giúp tổ chức này chuyển sang chương trình sự kiện hoàn toàn trực tuyến vào tháng 3 năm 2020. Tại Zoom, Robin tận dụng hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tiếp thị và quảng cáo để nâng cao nhận thức và thúc đẩy áp dụng các giải pháp AI của Zoom.

Hầu hết các cuộc họp không kết thúc ngay khi cuộc gọi kết thúc.

Thông thường cần phải gửi một email theo dõi, sắp xếp các mục hành động, cập nhật một tài liệu, hoặc tạo một bản trình bày trước khi xác nhận có mặt lần tiếp theo. Ngay cả khi các nhóm đã có đủ thông tin, họ vẫn mất một lượng thời gian đáng kể để tìm kiếm ngữ cảnh và chuyển công việc thủ công từ hệ thống này sang hệ thống khác.

ZoomMate là một không gian làm việc AI được tích hợp sẵn trong Zoom Workplace, giúp đội nhóm biến các cuộc họp, hội thoại và ngữ cảnh dự án thành những nhiệm vụ thiết thực. Công cụ này kết hợp các ghi chú, tìm kiếm, quy trình và nội dung tạo bằng AI vào một trải nghiệm liền mạch, giúp các đội nhóm giảm bớt thời gian cho công việc hành chính và tập trung nhiều hơn vào thúc đẩy tiến độ dự án.

Nếu bạn mới bắt đầu, cách đơn giản nhất là sử dụng những công cụ phù hợp tự nhiên với cách làm việc vốn có của nhóm.

Dùng thử ZoomMate

Đối với nhiều nhóm, cách dễ nhất để bắt đầu là với một cuộc họp định kỳ vốn đã tạo ra một luồng thông tin, theo dõi và cập nhật đều đặn.

Kích hoạt My Notes để đồng bộ nhóm, đánh giá khách hàng, họp ngắn về dự án hoặc các cuộc họp ban lãnh đạo — có thể theo từng cuộc họp hoặc chuỗi định kỳ. Từ đó, My Notes có thể tự động tạo bản chép lời, lập tóm tắt, xác định các mục hành động và xây dựng lịch sử các cuộc hội thoại có thể tìm kiếm theo thời gian.

Điều đó đặc biệt hữu ích khi số lượng cuộc họp tăng lên. Trước khi cuộc họp tiếp theo bắt đầu, bạn có thể nhanh chóng xem lại các cuộc thảo luận trước đó, các mục hành động chưa được giải quyết và các câu hỏi còn bỏ ngỏ mà không cần phải lục lọi các bản ghi âm hoặc các luồng trò chuyện rải rác.

Đội ngũ bán hàng chuẩn bị cho cuộc gọi với khách hàng có thể xem lại tóm tắt cuộc họp trước đó và góp ý về sản phẩm liên quan đến tài khoản đó. Trước buổi họp đánh giá tiến độ hàng tuần, người quản lý dự án có thể xem lại các quyết định lập kế hoạch mà không cần yêu cầu nhóm phải tóm tắt lại mọi thứ từ đầu.

Thay vì phải ghép nối thông tin một cách thủ công, ngữ cảnh đã được kết nối sẵn.

Khi các cuộc hội thoại, tài liệu và cập nhật bắt đầu tích lũy, không gian làm việc dự án giúp sắp xếp có hệ thống các công việc liên quan tại một nơi duy nhất.

Không gian làm việc có thể bao gồm ghi chú cuộc họp, trò chuyện, bản trình bày, bảng tính, tài liệu được tạo và kết quả quy trình gắn liền với một khách hàng, sáng kiến hoặc nhóm cụ thể. Ngữ cảnh chung đó giúp ZoomMate tạo ra các câu trả lời và kết quả phù hợp hơn vì lịch sử dự án xung quanh vẫn được kết nối.

Ví dụ: một cuộc họp khởi động sau đó có thể cung cấp thông tin cho các bản cập nhật dự án, bản trình bày nháp, các quy trình định kỳ, và chuẩn bị cho cuộc họp liên quan đến cùng một sáng kiến. Theo thời gian, không gian làm việc trở thành một lịch sử vận hành liên tục thay vì chỉ là một tập hợp các tệp rời rạc.

Đối với các nhóm quản lý những luồng công việc kéo dài, điều này có thể giảm thiểu thời gian phải giải thích lại các quyết định hoặc tìm kiếm phiên bản thông tin mới nhất.

Một trong những cách sử dụng ZoomMate hiệu quả nhất mỗi ngày là dùng nó như một lớp tìm kiếm trong các cuộc họp, trò chuyện, tài liệu và các hệ thống kinh doanh được kết nối.

Thay vì tìm kiếm theo tên tệp hoặc cố gắng nhớ xem điều gì đó đã được đề cập ở đâu, các nhóm có thể đặt câu hỏi một cách tự nhiên:

"Những trở ngại nào đã phát sinh trong cuộc họp triển khai tuần trước?"
"Khách hàng này đã lặp lại những góp ý nào trong các cuộc gọi gần đây?"
"Những quyết định nào đã được đưa ra về thời gian ra mắt?"
"Những sự việc nào cần chú ý hôm nay?"

Tùy thuộc vào cách tổ chức của bạn cấu hình các thành phần tích hợp, ZoomMate có thể lấy thông tin từ nội dung Zoom cũng như các hệ thống được kết nối như Google Drive, Salesforce, ServiceNow, Confluence và OneDrive.

Điều này đặc biệt hữu ích trước những cuộc họp và đánh giá tiến độ, khi các nhóm thường dành một lượng thời gian không cần thiết để thu thập cập nhật từ nhiều công cụ khác nhau trước khi cuộc thảo luận thực sự bắt đầu.

Sau khi các nhóm đã quen sử dụng tính năng ghi chú và tìm kiếm, các quy trình thường là bước tiếp theo.

Các quy trình giúp tự động hóa những tác vụ lặp lại diễn ra sau cuộc họp hoặc theo định kỳ. Các nhóm có thể bắt đầu với các mẫu hoặc tạo quy trình bằng các câu lệnh đàm thoại và công cụ xây dựng trực quan.

Một số nhóm sử dụng quy trình để gửi tóm tắt cuộc họp và phân công nhiệm vụ theo dõi. Những nhóm khác sử dụng chúng để cập nhật các hệ thống như Salesforce, định tuyến phê duyệt, tạo báo cáo hàng tuần hoặc chuẩn bị các bản tóm tắt cuộc họp định kỳ.

Các quy trình cũng có thể được đính kèm trực tiếp vào cuộc họp. Điều này có nghĩa là việc đồng bộ khách hàng định kỳ hoặc đánh giá dự án có thể tự động kích hoạt các bước tiếp theo ngay sau khi cuộc họp kết thúc.

Sau cuộc họp với khách hàng, ZoomMate có thể tóm tắt nội dung thảo luận, soạn thảo email theo dõi, cập nhật hồ sơ CRM và chuẩn bị bản trình bày sơ bộ cho lần đánh giá tiếp theo. Nhóm dự án có thể tự động tạo cập nhật trạng thái và phân công nhiệm vụ dựa trên các quyết định được đưa ra trong cuộc họp lập kế hoạch.

Mục tiêu không phải là tự động hóa mọi phần của công việc hàng ngày. Mục tiêu là để giảm bớt công việc phối hợp lặp đi lặp lại, vốn tiêu tốn thời gian giữa các cuộc hội thoại.

Dùng thử ZoomMate

ZoomMate cũng bao gồm các công cụ năng suất AI như Slides, Sheets, Paper và Canvas giúp các nhóm biến ngữ cảnh cuộc họp thành các sản phẩm hoạt động tốt.

Thay vì bắt đầu từ một trang giấy trắng, các nhóm có thể tạo ra dàn ý bản trình bày, bảng tính, kế hoạch dự án, tóm tắt và bản tóm tắt nghiên cứu dựa trên các cuộc thảo luận trong cuộc họp và ngữ cảnh dự án.

Đội ngũ bán hàng có thể tạo bản trình bày sơ bộ cho khách hàng sau cuộc gọi tìm hiểu. Nhóm tiếp thị có thể biến các phiên lên ý tưởng thành các dàn ý và công cụ theo dõi chiến dịch. Trưởng dự án có thể lập bản báo cáo tiến độ dự kiến trước khi ban lãnh đạo xét duyệt.

Những đầu ra này thường hữu ích nhất khi được dùng làm điểm khởi đầu. Các nhóm có thể tinh chỉnh và cộng tác trên tài liệu thay vì xây dựng lại mọi thứ từ đầu theo cách thủ công.

Hầu hết các nhóm không áp dụng tất cả các chức năng cùng một lúc. Họ thường bắt đầu với một quy trình đơn giản giúp loại bỏ những trở ngại trong công việc hàng ngày và từ đó mở rộng dần.

Một số điểm khởi đầu phổ biến nhất bao gồm:

Ghi chú và tóm tắt cuộc họp cho các cuộc họp nhóm định kỳ
Tìm kiếm đa dự án trên các cuộc họp, trò chuyện và tài liệu
Các tác vụ theo dõi tự động sau cuộc họp với khách hàng hoặc họp về dự án
Bản nháp đầu tiên do AI tạo ra cho bản trình bày, báo cáo, và tài liệu lập kế hoạch
Quy trình lặp lại để cập nhật trạng thái và chuẩn bị cho cuộc họp

Việc triển khai hiệu quả nhất thường là đơn giản nhất. Bắt đầu với một quy trình mà nhóm của bạn đã lặp lại mỗi tuần và xây dựng từ đó.

Những dự án thành công nhất thường bắt đầu nhỏ.

Đối với một số nhóm, điều đó có nghĩa là bật My Notes trong mọi cuộc họp định kỳ. Những nhóm khác bắt đầu bằng cách gắn quy trình vào đánh giá dự án hoặc sử dụng tìm kiếm để thu thập ngữ cảnh trước khi gọi cho khách hàng.

Theo thời gian, những thay đổi nhỏ trong quy trình đó có thể giảm bớt một lượng công việc hành chính đáng kể, đặc biệt là đối với những nhóm dành phần lớn thời gian trong tuần cho các cuộc họp, đánh giá và phối hợp đa chức năng.

Các cuộc họp tạo ra ngữ cảnh. Trò chuyện giúp đưa ra quyết định. Các dự án phát triển thông qua tài liệu, cập nhật và các bước theo dõi. ZoomMate được thiết kế để giúp kết nối các phần đó sao cho thông tin dễ tìm hơn và công việc tiếp tục diễn ra sau khi cuộc hội thoại kết thúc.

Để bắt đầu, hãy chọn một cuộc họp định kỳ hoặc dự án đang hoạt động mà nhóm của bạn đã quản lý trong Zoom Workplace. Từ đó, ZoomMate có thể bắt đầu sắp xếp ngữ cảnh, tự động hóa việc theo dõi và giúp các nhóm biến cuộc hội thoại thành hành động.

Dùng thử ZoomMate và để công cụ này lo phần còn lại, trong khi bạn tập trung vào những công việc quan trọng.

ZoomMate

ZoomMate hiện đã có thể mua, bao gồm cả Tín dụng AI để sử dụng các hành động AI tính phí. Xin lưu ý rằng tình trạng có sẵn có thể khác nhau tùy theo loại khách hàng, khu vực và ngành nghề tại thời điểm ra mắt, và dự kiến sẽ được triển khai rộng rãi hơn trong suốt năm nay.