Riunione e Chat IA

How an AI note taker helps you save time and stay focused

Scopri i vantaggi dell’IA per trascrivere le riunioni e sintetizzare le informazioni, automatizzando le attività di annotazione con Zoom My Notes.

8 tempo di lettura

Pubblicato in data 21 novembre 2023

Donna sorridente seduta al computer portatile in un ufficio.

In questo blog

01 Come funzionano gli strumenti di annotazione IA - Jumplink to Come funzionano gli strumenti di annotazione IA
02 Perché utilizzare uno strumento di annotazione IA all’interno della tua riunione? - Jumplink to Perché utilizzare uno strumento di annotazione IA all’interno della tua riunione?
03 Utilizzare le funzionalità di IA, My Notes e i riepiloghi delle riunioni per prendere appunti personali - Jumplink to Utilizzare le funzionalità di IA, My Notes e i riepiloghi delle riunioni per prendere appunti personali

Robin Bunevich

Responsabile marketing del prodotto, Zoom AI

Robin Bunevich è responsabile marketing del prodotto in Zoom. Supervisiona il marketing e la strategia dei prodotti per Zoom AI. Dopo aver diretto per tre anni il marketing dei prodotti per la soluzione per eventi di Zoom e aver lanciato Zoom Events, uno dei prodotti con la crescita più rapida di Zoom, ora si occupa di aiutare le organizzazioni ad adottare agevolmente l'IA nei flussi di lavoro. Prima di Zoom, si è occupata del marketing per gli eventi live presso il New York Times ed è stata determinante, a marzo 2020, nell'aiutare l'organizzazione a passare a un programma di eventi completamente virtuale. In Zoom, Robin sfrutta i suoi 15 anni, e oltre, di esperienza nel marketing e nella pubblicità per promuovere la conoscenza e l'adozione delle soluzioni di IA di Zoom.

If you’ve ever been assigned to take notes in a meeting, you know the struggles. You’re trying to write down what every person said accurately, but if your attention shifts for just a moment, you might miss an important detail. It’s harder to participate in the discussion fully if you’re occupied with listening and typing. Then after your meeting, you need to clean up your notes, capture crucial next steps, and send your summary to the rest of the team. All these tasks eat away at your ability to be productive and can stop collaboration in its tracks. But help is at hand: an AI note taker is just the tool you need.

Many people are turning to AI meeting apps and tools to automate note taking and summarize meeting information. It’s like having an AI assistant by your side during meetings, taking notes, and keeping track of discussion items so you can focus on the conversation. Not to mention, having a meeting summary with key points to refer back to makes writing that follow-up email much easier.

See how you can benefit from an AI note taking tool — and why it just might become your new best friend in meetings.

I modelli di AI generativa sono forse più noti per generare messaggi basati su un prompt, ma sono anche ottimi per riassumere le informazioni. Utilizzano l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) per sintetizzare i messaggi più lunghi in brevi riassunti che includono i punti chiave del testo.

Uno strumento di annotazione IA trascrive una conversazione della riunione e utilizza la trascrizione come input di testo per generare un riepilogo della riunione di quanto è stato discusso. Molte app per prendere appunti individuano anche i punti chiave e le attività da completare in base al contesto della chiamata.

Alcune app di annotazione basate sull’IA richiedono una registrazione completa della riunione per generare un riepilogo della riunione stessa. Se non vuoi che la riunione venga registrata, cerca uno strumento che non lo richieda: ad esempio, Zoom My Notes è in grado di generare un riepilogo della riunione senza doverla registrare.

Prendere appunti durante le riunioni e condividere note e attività da completare con i colleghi può richiedere molto tempo quando sei al lavoro. Secondo un sondaggio condotto da Morning Consult nel 2023*, quasi il 75% dei team leader ha dichiarato di svolgere queste attività almeno un paio di volte alla settimana e il 48% dei leader intervistati ha dichiarato di dedicare più tempo di quanto vorrebbero a prendere appunti.

Prendere appunti in modo automatico con l’IA può aiutarti a risparmiare tempo, ma c’è di più. Ecco alcuni vantaggi dell’utilizzo di un’app di annotazione con l’IA:

Non è più necessario fare multitasking durante le riunioni

Quando prendi appunti durante alcune riunioni, puoi concentrarti sulle attività da svolgere senza dover pensare continuamente a cosa dire durante la discussione. Lascia che sia lo strumento di annotazione basato sull’IA a fare il lavoro per te, così potrai seguire attivamente la riunione.

Non perderti più un dettaglio

Ti è mai capitato di doverti allontanare da una riunione per un secondo e di perdere un dettaglio importante? Uno strumento di annotazione con l’IA non ha bisogno di fare pause, quindi hai la certezza di ricevere riepiloghi esaustivi. Inoltre, alcuni strumenti consentono di interagire con l’app per prendere appunti e ottenere risposte in tempo reale sulla riunione, senza interrompere la conversazione per chiedere chiarimenti.

Uso più efficiente del tempo

Dopo ogni riunione, ci vuole del tempo per sistemare e organizzare gli appunti prima di poterli condividere con altri. I riepiloghi delle riunioni generati dall’IA, invece, sono spesso pronti per essere letti e condivisi non appena vengono generati, e ti consentono di inoltrare rapidamente le informazioni al tuo team. Alcuni strumenti possono automatizzare questo processo inviando il riepilogo direttamente ai partecipanti con un’e-mail di follow-up o tramite chat non appena termina la riunione.

Recuperare le riunioni perse

Se hai un’agenda fitta di impegni e hai due appuntamenti nello stesso orario, non preoccuparti. Invece di chiedere un aggiornamento ai colleghi (e fare affidamento sui loro appunti, che potrebbero essere incompleti), alcuni strumenti possono partecipare alle riunioni per tuo conto, a seconda della piattaforma utilizzata, e generare un riepilogo per aiutarti a recuperare ciò che hai perso.

I riepiloghi delle riunioni in Zoom Meetings offrono riepiloghi affidabili e precisi generati dall’IA. L’annotazione con l’IA sta per diventare ancora più efficace con My Notes, che offre agli utenti la possibilità di avere un assistente personale per prendere appunti durante riunioni di terze parti, su Zoom e di persona. Che tu sia alla tua scrivania o in viaggio, My Notes funziona su tutti i dispositivi, così non ti perdi nessun dettaglio.

Con My Notes potrai prendere appunti durante le riunioni e le funzionalità di IA di Zoom potranno arricchirli con le trascrizioni delle riunioni, fornendoti un contesto più completo.

Se hai un piano Zoom Workplace a pagamento idoneo, hai già accesso alle funzionalità IA di Zoom (se non hai un piano idoneo, puoi effettuare l’upgrade ora). Potrebbe essere necessario chiedere all’amministratore di Zoom di attivare alcune funzionalità.

Pensa a come potresti integrare l’annotazione con funzionalità basate sull’IA prima, durante e dopo le riunioni:

Prendi appunti ovunque ti trovi con My Notes sul tuo dispositivo mobile

My Notes per dispositivi mobili porta la potenza dell’annotazione con l‘IA oltre il desktop, consentendoti di acquisire e gestire le conversazioni ovunque ti trovi.

Prendi appunti ovunque: usa l’app Zoom sul tuo telefono per trascrivere e prendere appunti durante le riunioni Zoom o le conversazioni di persona senza bisogno del computer.
Agisci in tempo reale: la trascrizione simultanea ti consente di seguire le conversazioni in tempo reale e di evidenziare i punti chiave man mano che emergono, aiutandoti a mantenere la concentrazione e a ricordare meglio le informazioni.
Passa da un dispositivo all’altro senza interruzioni: appunti e trascrizioni si sincronizzano automaticamente con l’app desktop Zoom, così puoi iniziare dal telefono e riprendere in un secondo momento per modificare o condividere i contenuti senza perdere il filo.

Ottimizza il tempo disponibile dopo la riunione

Al termine della riunione, My Notes ti aiuta a trasformare gli appunti in informazioni utili e in attività concrete e organizzate.

Riepiloghi dettagliati senza registrazione: My Notes genera riepiloghi direttamente a partire dalla trascrizione, organizzati in base all’argomento che più ti interessa.
Nessuna registrazione richiesta: mantieni private le conversazioni mentre annoti ciò di cui si è parlato e chi ha detto cosa.

Funzionalità importanti per aiutarti a lavorare più rapidamente

Crea uno Zoom Canvas dal riepilogo della riunione per organizzare i punti di discussione, le attività da completare e i prossimi passi. I modelli di riunione predefiniti aiutano a strutturare gli appunti in base al tipo di incontro: aggiornamenti di progetto, sessioni di brainstorming o brevi riunioni con il team.
Usa i flussi di lavoro personali per automatizzare le attività quotidiane come pianificare i follow-up o condividere aggiornamenti su Zoom Workplace, con modelli pronti all’uso che aiutano a semplificare i processi ripetitivi.
Individua facilmente i prossimi passi e le priorità dai riepiloghi delle riunioni. Con riepiloghi, documenti, chat e attività tutti collegati in Zoom Workplace, puoi trovare ciò che ti serve e agire subito.

Trasforma gli appunti in azioni con i flussi di lavoro in My Notes

Perché fermarsi a un riepilogo quando i tuoi appunti possono occuparsi dei passaggi successivi al posto tuo? Con i flussi di lavoro integrati in My Notes, puoi attivare automaticamente le attività post-riunione, come inviare e-mail di riepilogo, aggiornare il CRM** o creare attività da svolgere, direttamente dagli appunti della riunione mentre i dettagli sono ancora chiari.

Trasforma gli appunti in azioni: associa flussi di lavoro agli appunti delle riunioni per attivare automaticamente le attività di follow-up, come l’invio di e-mail di riepilogo, l’aggiornamento del CRM o la creazione di attività da svolgere, direttamente da My Notes.
Disponibile per tutti i partecipanti che utilizzano My Notes: i flussi di lavoro sono collegati a My Notes, non alla riunione, quindi ogni organizzatore o partecipante che utilizza My Notes può aggiungerli ed eseguirli sulle proprie note.
Flessibile ed estensibile: collega più flussi di lavoro alle note delle riunioni, fino a cinque per ciascuna, per automatizzare le attività successive e i follow-up.
Punto di ingresso semplice e immediato: accedi ai flussi di lavoro quando pianifichi una nuova riunione (“Allega flusso di lavoro”) o direttamente dal documento My Notes dopo la riunione, automatizzando facilmente i follow-up quando serve.