AI Companion Cómo hacer AI

Cómo una IA para tomar notas le ayuda a ahorrar tiempo y a mantenerse concentrado

Conozca las ventajas de utilizar la IA para transcribir reuniones y resumir información, de modo que pueda automatizar la toma de notas con AI Companion.

8 min de lectura

Publicado el 21 de noviembre de 2023

Mujer sonriente sentada ante un ordenador portátil en una oficina.

En este blog

01 Cómo funcionan los tomadores de notas con IA - Jumplink to Cómo funcionan los tomadores de notas con IA
02 ¿Por qué utilizar una herramienta de IA para tomar notas en su reunión? - Jumplink to ¿Por qué utilizar una herramienta de IA para tomar notas en su reunión?
03 Utilizar AI Companion, Mis notas y resúmenes de reunión para la toma de notas personales - Jumplink to Utilizar AI Companion, Mis notas y resúmenes de reunión para la toma de notas personales

Lauren Reed

Estratega de contenido

Si alguna vez le han asignado la tarea de tomar notas en una reunión, conoce las dificultades. Intenta escribir con precisión lo que dice cada persona, pero si su atención se desvía un momento, puede perderse algún detalle importante. Es más difícil participar plenamente en el debate si está ocupado escuchando y escribiendo. Después de la reunión, se deben pasar en limpio las notas, enumerar los siguientes pasos cruciales y enviar el resumen al resto del equipo. Todas estas tareas reducen su capacidad de ser productivo y pueden paralizar la colaboración. No obstante, la ayuda está al alcance de la mano: un tomador de notas con IA es justo la herramienta que necesita.

Muchas personas están recurriendo a aplicaciones y herramientas de IA para automatizar la toma de notas y resumir la información de las reuniones. Es como tener un asistente de IA a su lado durante las reuniones, tomando notas y haciendo un seguimiento de los temas de debate para que pueda centrarse en la conversación. Sobra mencionar que tener un resumen de la reunión con los puntos clave facilita mucho la redacción de ese correo electrónico de seguimiento.

Vea cómo puede beneficiarse de una herramienta de toma de notas con IA y por qué podría convertirse en su nuevo mejor amigo en las reuniones.

Los modelos de IA generativa son quizá más conocidos por generar mensajes basados en una indicación, pero también son excelentes para resumir información. Utilizan el procesamiento del lenguaje natural (PLN) para sintetizar mensajes más largos en breves resúmenes que incluyan los puntos clave del texto.

Un asistente de notas con IA transcribe la conversación de una reunión y utiliza la transcripción como texto para generar un resumen de lo que se ha tratado en la reunión. Muchas aplicaciones de toma de notas también identifican puntos clave y elementos de acción según el contexto de la llamada.

Algunas aplicaciones para tomar notas requieren una grabación completa de la reunión para generar un resumen. Si no desea que se grabe su reunión, busque una herramienta en la que no sea necesario; por ejemplo, Zoom AI Companion puede generar un resumen de la reunión sin grabarla.

Tomar notas durante las reuniones y compartir después notas y elementos de acción con colegas puede tomar bastante tiempo en el trabajo. Según una encuesta de 2023 realizada por Morning Consult*, casi el 75 % de los líderes de equipo afirmaron realizar estas tareas al menos unas cuantas veces a la semana, y el 48 % de los líderes encuestados dijeron que pasan más tiempo del que quisieran tomando notas.

Una IA para tomar notas puede ayudarle a ahorrar tiempo, pero no solo eso. Estas son algunas de las ventajas de utilizar una aplicación para tomar notas con IA:

Ya no es necesario realizar varias tareas a la vez durante su reunión

Cuando toma notas en ciertas reuniones, puede concentrarse más en la tarea en cuestión, no en lo que puede aportar al debate. Deje que la IA para tomar notas haga el trabajo, y podrá participar plenamente en la reunión.

Diga adiós a los detalles perdidos

¿Alguna vez ha tenido que ausentarse un segundo de una reunión y se ha perdido un detalle importante? Una IA para tomar notas no necesita hacer pausas, por lo que tendrá la certeza de que los resúmenes de sus reuniones serán completos. Además, algunas herramientas le permiten hacer preguntas a su aplicación de toma de notas sobre la reunión en tiempo real, de modo que no tenga que interrumpir la discusión para preguntar: «¿Puede repetirlo?»

Use su tiempo de forma más eficiente

Pasar a limpio las notas y organizarlas después de cada llamada antes de compartirlas con los demás lleva su tiempo. Los resúmenes de reunión impulsados por IA están listos para revisarse y compartirse en cuanto se generan, lo que le permite transmitir esos conocimientos a su equipo más rápidamente. Algunas herramientas pueden automatizar este proceso enviando el resumen directamente a los asistentes mediante un correo electrónico o chat de seguimiento en cuanto termine la reunión.

Póngase al día con las reuniones perdidas

Si su agenda está muy apretada y tiene dos reuniones al mismo tiempo, no se preocupe. En lugar de pedir a sus colegas que le pongan al día (y confiar en sus notas, que pueden estar incompletas), algunos productos pueden unirse a las reuniones en su nombre —dependiendo de la plataforma de reuniones— y generar un resumen de reunión para ayudarle a estar al día de lo que se haya perdido.

Si bien AI Companion ofrecía resúmenes de reunión con IA fiables y precisos, la toma de notas con AI Companion mejora aún más con Mis notas, la capacidad de llevar un tomador de notas personal a reuniones de terceros, reuniones de Zoom y reuniones en persona. Con Mis notas, podrá tomar sus propias notas durante la reunión, y AI Companion podrá mejorarlas con la transcripción para ofrecer un contexto más completo.

Si tiene un plan de pago de Zoom elegible, ya tiene acceso a AI Companion (si no tiene un plan elegible, puede actualizarlo hoy mismo). Es posible que necesite pedirle a su administrador de Zoom que active algunas características.

Piense en cómo puede implantar la toma de notas con AI Companion antes, durante y después de sus reuniones:

Aproveche al máximo su tiempo después de una reunión

Una vez finalizada la reunión, AI Companion le ayuda a convertir las notas en información procesable y organizar el trabajo.

Resúmenes detallados sin grabación: Mis notas genera resúmenes directamente a partir de la transcripción, organizados según el tema que más le interese.
No es necesario grabar: mantenga las conversaciones en privado mientras captura lo que se trató y quién dijo qué.

Características importantes para empezar a trabajar más rápido

Cree un Zoom Doc a partir del resumen de reunión para organizar los puntos de debate, los elementos de acción y los siguientes pasos. Las plantillas de reuniones predefinidas ayudan a dar formato en función del tipo de reunión: actualizaciones de proyectos, sesiones de lluvia de ideas o controles de equipo.
Utilice flujos de trabajo personales para automatizar tareas cotidianas como la programación de seguimientos o el envío de actualizaciones a través de Zoom Workplace, con plantillas listas para usar que agilizan los procesos repetitivos.
Identifique fácilmente sus próximos pasos y prioridades a partir de los resúmenes de reunión. Con resúmenes, documentos, chat y tareas conectados a través de Zoom Workplace, puede encontrar lo que necesita y actuar de inmediato.