AI Companion Hướng dẫn AI

How an AI note taker helps you save time and stay focused

Learn the benefits of using AI to transcribe meetings and summarize information, so you can automate note taking with ZoomMate.

8 số phút đọc

Đăng vào 21 tháng 11, 2023

Người phụ nữ mỉm cười ngồi bên máy tính xách tay trong văn phòng.
Robin Bunevich
Robin Bunevich
Giám đốc tiếp thị sản phẩm, Zoom AI

Robin Bunevich là Trưởng phòng Tiếp thị Sản phẩm tại Zoom. Cô giám sát hoạt động tiếp thị sản phẩm và chiến lược cho Zoom AI. Sau ba năm lãnh đạo bộ phận tiếp thị cho các sản phẩm Giải pháp sự kiện của Zoom và ra mắt một trong những sản phẩm phát triển nhanh nhất tại Zoom là Zoom Events, hiện cô tập trung vào việc giúp các tổ chức áp dụng AI một cách mượt mà vào quy trình làm việc của họ. Trước khi đến với Zoom, cô phụ trách tiếp thị cho các sự kiện trực tiếp tại The New York Times và đóng vai trò quan trọng trong việc giúp tổ chức này chuyển sang chương trình sự kiện hoàn toàn trực tuyến vào tháng 3 năm 2020. Tại Zoom, Robin tận dụng hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tiếp thị và quảng cáo để nâng cao nhận thức và thúc đẩy áp dụng các giải pháp AI của Zoom.

If you’ve ever been assigned to take notes in a meeting, you know the struggles. You’re trying to write down what every person said accurately, but if your attention shifts for just a moment, you might miss an important detail. It’s harder to participate in the discussion fully if you’re occupied with listening and typing. Then after your meeting, you need to clean up your notes, capture crucial next steps, and send your summary to the rest of the team. All these tasks eat away at your ability to be productive and can stop collaboration in its tracks. But help is at hand: an AI note taker is just the tool you need.

Many people are turning to AI meeting apps and tools to automate note taking and summarize meeting information. It’s like having an AI assistant by your side during meetings, taking notes, and keeping track of discussion items so you can focus on the conversation. Not to mention, having a meeting summary with key points to refer back to makes writing that follow-up email much easier.

See how you can benefit from an AI note taking tool — and why it just might become your new best friend in meetings.

Cách thức hoạt động của máy ghi chú AI

Có lẽ các mô hình AI sáng tạo chủ yếu được biết đến nhờ khả năng tạo thông điệp dựa trên lời nhắc, tuy nhiên khả năng tóm tắt thông tin cũng ấn tượng không kém. Họ sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) để tổng hợp các thông điệp dài thành các bản tóm tắt ngắn bao gồm các điểm chính của văn bản.

Công cụ ghi chú AI sẽ chép lời cuộc trò chuyện trong cuộc họp và sử dụng bản chép lời đó làm văn bản đầu vào để tạo bản tóm tắt cuộc họp về những nội dung đã được thảo luận. Nhiều ứng dụng ghi chú cũng xác định các điểm chính và các mục hành động dựa trên bối cảnh của cuộc gọi.

Một số ứng dụng ghi chú AI yêu cầu bản ghi cuộc họp đầy đủ để tạo ra một bản tóm tắt cuộc họp. Nếu bạn không muốn cuộc họp được ghi lại, hãy tìm một công cụ không yêu cầu điều đó — ví dụ như Zoom AI Companion có thể tạo ra bản tóm tắt cuộc họp mà không cần ghi lại cuộc họp đó.

Tại sao nên sử dụng công cụ ghi chú AI trong cuộc họp của bạn?

Việc ghi chú trong các cuộc họp, đồng thời chia sẻ ghi chú và các mục hành động với đồng nghiệp sau đó, có thể chiếm khá nhiều thời gian làm việc. Theo một cuộc khảo sát được thực hiện bởi Morning Consult* năm 2023, gần 75% trưởng nhóm cho biết họ thực hiện các tác vụ này ít nhất một vài lần một tuần, và 48% các nhà lãnh đạo được khảo sát cho biết họ dành nhiều thời gian hơn mong muốn cho việc ghi chép.
Công cụ ghi chú AI có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, tuy nhiên nó còn có nhiều chức năng khác hơn thế. Dưới đây là một số lợi ích khi sử dụng ứng dụng ghi chú AI:
 

Không còn phải làm nhiều việc một lúc trong cuộc họp

Khi ghi chú trong một số cuộc họp nhất định, bạn có thể tập trung nhiều hơn vào tác vụ đang thực hiện, chứ không phải suy nghĩ về những gì bạn có thể đóng góp cho cuộc thảo luận. Hãy sử dụng công cụ ghi chú AI để bạn có thể tập trung hoàn toàn vào cuộc họp.
 

Không bỏ lỡ thêm bất kỳ chi tiết nào

Bạn đã bao giờ phải rời khỏi cuộc họp trong chốc lát nhưng lại bỏ lỡ một chi tiết quan trọng chưa? Công cụ ghi chú AI không cần phải nghỉ giải lao, vì vậy bạn có thể yên tâm rằng tóm tắt cuộc họp của bạn sẽ được tổng hợp đầy đủ. Ngoài ra, một số công cụ cho phép bạn đặt câu hỏi cho ứng dụng ghi chú về cuộc họp trong thời gian thực, vì vậy không phải làm gián đoạn cuộc thảo luận chỉ để hỏi: "Bạn có thể nhắc lại điều vừa nói không?"
 

Sử dụng thời gian hiệu quả hơn

Sau mỗi cuộc gọi, bạn phải dành thời gian để điều chỉnh và sắp xếp lại các ghi chú trước khi có thể chia sẻ chúng với người khác. Các bản tóm tắt cuộc họp được hỗ trợ bởi AI sẵn sàng để xem lại và chia sẻ ngay sau khi tạo, vì vậy bạn có thể gửi những thông tin chi tiết đó đến nhóm của mình nhanh hơn. Một số công cụ có thể giúp tự động hóa quy trình đó bằng cách gửi tóm tắt trực tiếp đến người dự thính qua email hoặc cuộc trò chuyện theo dõi ngay khi cuộc họp kết thúc.
 

Bắt kịp các cuộc họp đã bỏ lỡ

Nếu bạn có lịch trình dày đặc và bị trùng lịch, đừng lo lắng. Thay vì nhờ đồng nghiệp cập nhật (và dựa vào các ghi chú của họ, vốn có thể không đầy đủ), một số giải pháp có thể thay mặt bạn tham gia cuộc họp—tùy thuộc vào nền tảng cuộc họp—và tạo bản tóm tắt cuộc họp để giúp bạn nắm bắt những gì bạn đã bỏ lỡ.

Sử dụng AI Companion, Ghi chú của tôi và tóm tắt cuộc họp cho ghi chú cá nhân của bạn

Mặc dù AI Companion đã cung cấp các bản tóm tắt cuộc họp AI chính xác và đáng tin cậy, nhưng việc ghi chú với AI Companion sắp tới còn tốt hơn nữa nhờ tính năng Ghi chú của tôi, giống như bạn mang theo một thư ký ghi chú cá nhân tới các cuộc họp với bên thứ ba, các cuộc họp Zoom và các cuộc họp trực tiếp. Nhờ có Ghi chú của tôi, bạn sẽ có thể ghi chú riêng trong suốt cuộc họp, và AI Companion có thể nâng cao chúng bằng bản chép lời cuộc họp để có ngữ cảnh đầy đủ hơn cho cuộc họp của bạn.
 
Nếu bạn có gói Zoom trả phí đủ điều kiện, bạn đã có quyền truy cập vào AI Companion (nếu bạn không có gói đủ điều kiện, bạn có thể nâng cấp ngay hôm nay). Bạn có thể cần yêu cầu quản trị viên Zoom bật một số tính năng.
 
Hãy nghĩ về cách bạn có thể thực hiện ghi chú với AI Companion trước, trong và sau các cuộc họp của mình:
 

Tận dụng tối đa thời gian của bạn sau cuộc họp

Sau khi cuộc họp kết thúc, AI Companion giúp bạn biến ghi chú thành những thông tin thiết thực và công việc được sắp xếp một cách khoa học.
 
  • Tóm tắt chi tiết mà không cần ghi lại: Ghi chú của tôi tạo ra các bản tóm tắt trực tiếp từ bản chép lời, được sắp xếp dựa trên chủ đề mà bạn quan tâm nhất.
  • Không cần ghi lại: Giữ cho các cuộc hội thoại riêng tư trong khi vẫn nắm bắt được nội dung thảo luận và người nói.

Các tính năng quan trọng giúp bạn làm việc nhanh hơn

  • Tạo một Zoom Doc từ bản tóm tắt cuộc họp để giúp sắp xếp các điểm thảo luận, các mục hành động và các bước tiếp theo. Các mẫu cuộc họp được tạo sẵn giúp bạn định dạng dựa trên loại cuộc họp — cập nhật dự án, phiên động não hoặc xác nhận có mặt của đội nhóm.
  • Sử dụng quy trình làm việc cá nhân để tự động hóa các tác vụ hàng ngày như lên lịch theo dõi hoặc chia sẻ cập nhật trên Zoom Workplace, với các mẫu sẵn sàng sử dụng giúp tối ưu hóa các quy trình lặp đi lặp lại.
  • Dễ dàng xác định các bước tiếp theo và ưu tiên của bạn từ bản tóm tắt cuộc họp. Bằng các bản tóm tắt, tài liệu, trò chuyện và tác vụ được kết nối trên toàn bộ Zoom Workplace, bạn có thể tìm thấy những gì mình cần và hành động ngay lập tức.

Khách hàng của chúng tôi yêu thích chúng tôi

Okta
Nasdaq
Rakuten
Logitech
Western Union
Autodesk
Dropbox
Okta
Nasdaq
Rakuten
Logitech
Western Union
Autodesk
Dropbox

Zoom - Nơi bạn kết nối