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Comment une IA qui prend des notes vous aide à gagner du temps et à rester concentré

Découvrez les avantages de l’utilisation de l’IA pour transcrire les réunions et résumer les informations, afin d’automatiser la prise de notes avec AI Companion.

8 min. de lecture

Publié le 21 novembre 2023

Femme souriante assise devant un ordinateur portable dans un bureau.

Dans ce blog

01 Comment fonctionne l’IA qui prend des notes ? - Jumplink to Comment fonctionne l’IA qui prend des notes ?
02 Pourquoi l’utiliser dans vos réunions ? - Jumplink to Pourquoi l’utiliser dans vos réunions ?
03 Utilisation d’AI Companion, de Mes notes et des synthèses de réunion pour la prise de notes personnelle - Jumplink to Utilisation d’AI Companion, de Mes notes et des synthèses de réunion pour la prise de notes personnelle

Lauren Reed

Stratège de contenu

Si vous avez déjà dû assurer la prise de notes au cours d’une réunion, vous savez de quoi il retourne. Vous tentez de noter fidèlement tout ce que disent les participants, mais le moindre instant d’inattention risque de vous faire manquer un détail important. Vous ne participez pas pleinement aux discussions, car vous êtes occupé·e à écouter et à écrire. À la fin de la réunion, vous devez encore épurer vos notes, identifier les futures étapes essentielles, puis envoyer votre synthèse aux autres membres de l’équipe. Toutes ces tâches nuisent à votre productivité et peuvent interrompre le cours de la collaboration. Fort heureusement, une solution existe : la prise de notes par l’IA.

De nombreuses personnes se tournent vers les applications et les outils de réunion basés sur l’IA pour automatiser la prise de notes et la synthèse des réunions. C’est comme si vous aviez un assistant IA à côté de vous pendant la réunion, qui prend des notes et liste les sujets abordés pour vous permettre de vous concentrer sur la conversation. En plus, cette synthèse avec des points clés vous sera très utile au moment d’écrire votre e-mail de suivi.

Découvrez comment vous pouvez bénéficier d’un outil de prise de notes par IA - et pourquoi il pourrait bien devenir votre nouveau meilleur ami en réunion.

Les modèles d’IA générative sont peut-être mieux connus pour générer des messages à partir d’une invite, mais ils sont également excellents pour résumer des informations. Ils utilisent le traitement du langage naturel (NLP) pour synthétiser des messages plus longs en de courts résumés reprenant les points clés du texte.

Un outil de prise de notes basé sur l’IA transcrit les échanges d’une réunion et utilise cette transcription comme entrée pour produire une synthèse de la conversation qui s’est tenue. De nombreuses applications de prise de notes identifient aussi les points clés et les mesures à prendre en fonction du contexte de l’appel.

Certaines applications de prise de notes basées sur l’IA requièrent un enregistrement complet de la réunion pour en générer la synthèse. Si vous ne souhaitez pas que votre réunion soit enregistrée, recherchez un outil qui ne l’impose pas. Par exemple, Zoom AI Companion peut générer une synthèse de réunion sans enregistrer la réunion.

La prise de notes pendant les réunions, puis la transmission des notes et des actions à effectuer aux collègues, peuvent représenter une part importante de notre temps de travail. Lors d’une enquête menée par Morning Consult* en 2023, près de 75 % des responsables d’équipe ont indiqué que ces tâches les occupent plusieurs fois par semaine, et 48 % des dirigeants ont déclaré qu’ils souhaiteraient y consacrer moins de temps.

Les applications de prise de notes basées sur l’IA peuvent vous aider à gagner du temps, mais pas seulement. Voici une liste non exhaustive de leurs avantages :

Plus besoin d’être multitâche pendant vos réunions

Lorsque vous prenez des notes lors de certaines réunions, vous pouvez vous concentrer davantage sur la tâche à accomplir plutôt que sur votre contribution à la discussion. Laissez votre assistant IA prendre des notes à votre place et participez pleinement aux échanges.

Plus aucun détail ne vous échappe

Ne vous est-il jamais arrivé de quitter une réunion quelques secondes, et de rater ainsi une information cruciale ? Avec l’IA, la prise de notes est continue et vos synthèses de réunion sont toujours complètes. En plus, certains outils vous permettent de poser des questions à votre application de prise de notes en temps réel. Plus besoin d’interrompre la discussion pour demander : « Pouvez-vous répéter ? »

Plus de temps gaspillé

Cela prend du temps de remettre ses notes en ordre après chaque appel pour pouvoir les transmettre à des collaborateurs. Les notes de réunion générées par l’IA, quant à elles, sont prêtes à l’envoi pour que vous puissiez partager toutes les informations avec votre équipe en un clin d’œil. Certains outils peuvent même automatiser ce processus en envoyant la synthèse directement aux participants dans un e-mail de suivi ou un chat dès la fin de la réunion.

Rattraper les réunions manquées

Si votre agenda est chargé et que vous avez deux rendez-vous en même temps, ne vous inquiétez pas. Au lieu de demander à vos collègues de vous tenir au courant (et de vous fier à leurs notes, qui peuvent être incomplètes), certains produits peuvent participer à vos réunions à votre place, selon la plateforme utilisée, et générer une synthèse de la rencontre qui contient toutes les informations que vous avez manquées.

Alors qu’AI Companion fournit déjà des synthèses de réunion fiables et précises, la prise de notes avec AI Companion va encore s’améliorer grâce à Mes notes, qui agit comme un preneur de notes personnel lors de réunions avec des tiers, de réunions Zoom et de réunions en personne. Avec Mes notes, vous pourrez prendre vos propres notes pendant la réunion, et AI Companion les enrichira avec la transcription des discussions pour vous offrir un contexte plus complet.

Si vous disposez d’un forfait Zoom payant éligible, vous avez déjà accès à AI Companion (si vous n’avez pas de forfait éligible, vous pouvez changer d’offre dès aujourd’hui). Vous devrez peut-être demander à votre admin Zoom d’activer certaines fonctionnalités.

Réfléchissez à la manière dont vous pouvez mettre en œuvre la prise de notes avec AI Companion avant, pendant et après vos réunions :

Tirez le meilleur parti de votre temps après une réunion

Une fois votre réunion terminée, AI Companion vous aide à transformer vos notes en informations exploitables et à organiser votre travail.

Synthèses détaillées sans enregistrement : Mes notes génèrent des synthèses directement à partir de la transcription, organisées en fonction du sujet qui vous intéresse le plus.
Aucun enregistrement nécessaire : préservez la confidentialité des conversations tout en conservant une trace de ce qui a été dit et par qui.

Des fonctionnalités essentielles pour vous aider à travailler plus rapidement

Créez un Zoom Doc à partir de votre synthèse de réunion pour vous aider à organiser les points de discussion, les mesures à prendre et les prochaines étapes. Des modèles de réunion prédéfinis vous aident à mettre en forme votre document en fonction du type de réunion : suivi de projet, session de brainstorming ou réunion d’équipe.
Utilisez les flux de travail personnels pour automatiser les tâches quotidiennes telles que la planification des suivis ou le partage des mises à jour dans Zoom Workplace, grâce à des modèles prêts à l’emploi qui permettent de rationaliser les processus répétitifs.
Identifiez facilement vos prochaines étapes et vos priorités à partir des synthèses de réunion. Grâce à la connexion entre les synthèses, les documents, les discussions et les tâches dans Zoom Workplace, vous pouvez trouver ce dont vous avez besoin et passer immédiatement à l’action.