Giao tiếp tốt hơn nhờ ứng dụng trò chuyện công việc

Việc giao tiếp tại nơi làm việc không nhất thiết phải phức tạp, khó chịu hoặc tốn thời gian. Việc giao tiếp tại nơi làm việc cũng không nhất thiết phải liên quan đến việc xem lại hàng chục email, bị cuốn vào chuỗi “trả lời tất cả” không bao giờ dứt hoặc nhận được tin nhắn đến điện thoại cá nhân của bạn từ người quản lý vào lúc nửa đêm. Với ứng dụng trò chuyện nhóm phù hợp, việc giao tiếp với tất cả những người làm việc cùng bạn trong nội bộ và ở bên ngoài có thể trở nên dễ dàng, hiệu quả và thậm chí (hẳn chúng ta đều đồng ý) còn thú vị nữa.

Tải Zoom xuống

Giao tiếp tốt hơn nhờ ứng dụng trò chuyện công việc

Ứng dụng trò chuyện dành cho doanh nghiệp lớn cung cấp các tính năng kinh doanh quan trọng

Ứng dụng trò chuyện công việc có thể giống với các ứng dụng trò chuyện cho người tiêu dùng về cách mọi người sử dụng chúng để giao tiếp, nhưng chúng khác nhau ở một số điểm quan trọng.

Bảo mật

Ứng dụng trò chuyện dành cho doanh nghiệp lớn cho phép công ty của bạn thiết lập các biện pháp bảo vệ như đăng nhập một lần (SSO) hoặc xác thực đa yếu tố; điều này giúp bảo vệ quyền truy cập vào thông tin liên lạc của công ty. Ngoài ra, các công ty sẽ muốn xem xét các ứng dụng trò chuyện công việc sử dụng phương thức mã hóa theo tiêu chuẩn ngành và có chứng chỉ cho thấy các ứng dụng đó đáp ứng các biện pháp tuân thủ và bảo mật nhất định.

Quản trị

Ứng dụng trò chuyện công việc cũng cấp cho quản trị viên nhiều quyền kiểm soát hơn đối với cách nhân viên sử dụng tính năng trò chuyện, giúp mang lại trải nghiệm nhắn tin an toàn, hiệu quả hơn. Ngoài ra, bạn có thể tạo các nhóm trò chuyện chỉ thông báo để giới hạn những người có thể đăng tin trong một kênh cụ thể, hạn chế nhân viên trò chuyện ở mức tối thiểu.

Thành phần tích hợp

Ứng dụng trò chuyện công việc có nhiều khả năng có các thành phần tích hợp với các ứng dụng khác dành cho doanh nghiệp lớn như Salesforce, Jira và ServiceNow hơn ứng dụng trò chuyện cho người tiêu dùng. Các thành phần tích hợp này cung cấp cho nhân viên những công cụ họ cần ngay trong ứng dụng trò chuyện, vì vậy họ không cần phải tốn thời giờ chuyển đổi giữa các ứng dụng.

Ứng dụng trò chuyện công việc là gì?

Các doanh nghiệp sử dụng ứng dụng trò chuyện để giúp các nhóm có khả năng giao tiếp và cộng tác 1:1 hoặc theo nhóm. Các ứng dụng nhắn tin ngày càng trở nên phổ biến trong lực lượng lao động theo hình thức kết hợp. Theo một cuộc khảo sát đối với những người ra quyết định về CNTT, 90% cho biết họ sử dụng dịch vụ nhắn tin hàng ngày và 95% đồng ý rằng dịch vụ nhắn tin rất quan trọng với những người trong môi trường làm việc từ xa.

Về bản chất, trò chuyện nhóm giúp bạn giao tiếp hiệu quả và nhanh chóng nhận được câu trả lời. Tuy nhiên, ứng dụng trò chuyện nhóm với các tính năng phong phú hơn sẽ tạo ra trải nghiệm năng động hơn cho nhân viên, đóng vai trò là trung tâm hỗ trợ cộng tác, thu hút thảo luận và lưu trữ thông tin quan trọng.

Các tính năng và lợi ích của ứng dụng trò chuyện công việc

Nếu nơi làm việc của bạn vẫn đang sử dụng email cho hầu hết các giao tiếp bằng văn bản, có thể bạn sẽ muốn biết những lợi ích của trò chuyện đối với doanh nghiệp.

Công cụ tổ chức

Các thư mục và dấu sao giúp bạn theo dõi danh bạ và các kênh quan trọng, đồng thời bạn có thể đánh dấu các cuộc trò chuyện hoặc lên lịch một lời nhắc để luôn sắp xếp công việc có tổ chức.

Tìm kiếm cuộc trò chuyện và nhiều tính năng khác

Tìm thấy thông tin bạn cần bằng tính năng tìm kiếm phổ quát trong lịch sử tin nhắn, tệp và danh bạ.

Chức năng video và âm thanh

Truyền tải tin nhắn theo nhiều cách, từ bản ghi thoại đến tin nhắn video hoặc nâng cấp cuộc trò chuyện của bạn thành cuộc họp video trực tiếp.

Công cụ cộng tác nhóm

Cộng tác với các thành viên nhóm qua tính năng trò chuyện, bằng các công cụ bổ sung như bảng trắng và chức năng chia sẻ tệp để giúp bạn làm việc tốt hơn.

Thành phần tích hợp

Nâng cao hiệu quả bằng cách tích hợp các ứng dụng kinh doanh yêu thích của bạn để lưu trữ tệp, quản lý dự án, v.v. vào quy trình trò chuyện nhóm.

Bảo mật và quyền riêng tư

Bảo vệ tài khoản và tin nhắn công việc bằng cách bật các tính năng được thiết kế để tăng cường bảo mật và quyền riêng tư.

Ứng dụng nào là tốt nhất cho giao tiếp trong kinh doanh?

Mặc dù trò chuyện nhóm rất quan trọng, nhưng tất cả chúng ta đều biết giao tiếp trong công việc không chỉ có nhắn tin tức thời. Các ứng dụng trò chuyện nhóm tốt nhất không chỉ tập trung vào trò chuyện mà còn là công cụ giao tiếp trong công việc tích hợp mọi tính năng.

Nếu bạn đang tìm kiếm các ứng dụng trò chuyện nhóm tốt nhất, hãy xem liệu các công cụ mà bạn đang đánh giá có hỗ trợ tất cả các cách giao tiếp khác nhau của mọi người tại nơi làm việc hay không. Cuộc gọi video, cuộc gọi điện thoại và email đều là một phần trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta và là nơi diễn ra một số cuộc trò chuyện công việc quan trọng nhất của chúng ta.

Ứng dụng nào là tốt nhất cho giao tiếp trong kinh doanh?

Zoom Workplace: không chỉ là trò chuyện công việc

Bạn đã biết đến Zoom Workplace, giải pháp truyền thông hợp nhất của chúng tôi chưa? Zoom Workplace vượt xa các ứng dụng trò chuyện nhóm tốt nhất khi mang đến các công cụ tăng cường giao tiếp trên nhiều kênh khác nhau, tất cả trên một nền tảng tinh gọn duy nhất:

Zoom Team Chat dành cho tin nhắn công việc
Zoom Meetings dành cho cuộc họp trực tuyến
Zoom Phone, hệ thống điện thoại truyền giọng nói qua giao thức Internet đám mây
Zoom Whiteboard, bảng trắng trực tuyến với các tính năng cộng tác
Zoom Mail và Zoom Calendar, để sắp xếp hợp lý thông tin liên lạc qua email và lịch
Zoom Revenue Accelerator, phần mềm cung cấp thông tin chuyên sâu về cuộc hội thoại của chúng tôi

Hiệu quả cao hơn

Theo báo cáo gần đây của Harvard Business Review, trung bình một nhân viên chuyển đổi giữa các ứng dụng và trang web khác nhau gần 1.200 lần một ngày. Thật kinh ngạc, tổng thời gian chuyển đổi cộng lại là bốn giờ mỗi tuần!

Trải nghiệm chỉ trên một nền tảng có thể giúp nhân viên giảm lượng thời gian cần thiết để chuyển sang ứng dụng mới và xác định lại trọng tâm chú ý của họ. Với một ứng dụng dành cho email, lịch, trò chuyện, điện thoại và hội nghị video, nhân viên không cần phải chuyển đổi; điều này giúp họ làm việc hiệu quả hơn trong suốt ngày làm việc. Khả năng chuyển đổi giữa các tính năng trò chuyện, gọi điện và gọi video chỉ bằng một nút nhấn giúp các nhóm giao tiếp hiệu quả hơn dựa trên đối tượng và tình huống.

Cộng tác nâng cao

Ứng dụng giao tiếp kinh doanh là công cụ quan trọng cho cộng tác nhóm. Zoom Workplace hỗ trợ việc cộng tác bằng những tính năng giúp các thành viên nhóm kết nối theo thời gian thực cũng như kết nối không đồng bộ.

Hoạt động cộng tác bắt đầu trên Zoom Team Chat, ứng dụng có các tính năng như chia sẻ tệp và tin nhắn video, giúp bạn có thể ghi hình chính mình và gửi video đến một cuộc trò chuyện cá nhân hoặc nhóm. Bạn cũng có thể thực hiện cuộc gọi video trực tiếp với các thành viên nhóm trên Zoom Meetings để cộng tác và đưa ra quyết định chuyên sâu hơn.

Zoom Workplace cũng có giải pháp bảng trắng trực tuyến thích hợp cho cộng tác nhóm. Zoom Whiteboard bao gồm nhiều công cụ trực quan, giúp các nhóm tư duy tìm ý tưởng, tổ chức và sáng tạo. Bạn có thể chia sẻ bảng trắng với những người cộng tác khác thông qua Zoom Team Chat hoặc có thể lấy bảng trắng trong Zoom Meetings, nơi người tham gia có thể chú thích trực tiếp.

Giá trị kinh doanh tốt hơn

Các ứng dụng bạn sử dụng tại nơi làm việc có thể giúp cuộc sống của nhân viên trở nên dễ dàng và thú vị hơn. Nhưng tất cả đều phụ thuộc vào giá trị mà các ứng dụng này mang lại cho công ty.

Một nghiên cứu về tác động kinh tế năm 2022 đã chỉ ra rằng nền tảng truyền thông hợp nhất của Zoom mang lại lợi tức đầu tư 261% cho một tổ chức theo mô hình kinh doanh tổng hợp với khả năng hoàn vốn trong vòng chưa đầy sáu tháng. Nghiên cứu nhận thấy rằng tổ chức theo mô hình kinh doanh tổng hợp sử dụng Zoom có thể:

Cải thiện năng suất của nhân viên bằng cách tăng thêm tới 52 phút năng suất cho mỗi nhân viên trong một tuần
Thúc đẩy tính hiệu quả của chu kỳ bán hàng khi cải thiện thời gian tạo ra giá trị trong bán hàng ở mức 70%
Tinh giản công tác hỗ trợ CNTT nội bộ khi cắt giảm 75% thời gian khắc phục sự cố
Loại bỏ những công nghệ dư thừa và giảm thiểu việc đi lại để tiết kiệm hàng triệu đô la mỗi năm

Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp muốn chắc chắn rằng các công cụ và công nghệ mà họ đầu tư có tác động trực tiếp đến tổ chức của họ. Các tính năng của Zoom Workplace được thiết kế để có thể giúp bạn cộng tác tốt hơn hoặc giao tiếp hiệu quả hơn trong lực lượng lao động theo hình thức kết hợp, cũng như cải thiện năng suất, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí cứng.

Khám phá ứng dụng trò chuyện nhóm mới

Nếu bạn chưa sử dụng Zoom Team Chat, bạn cần biết ứng dụng này được cung cấp kèm theo tất cả các gói của chúng tôi trong trải nghiệm Zoom Workplace. Điều đó có nghĩa là các nhóm đang sử dụng Zoom có thể dễ dàng kết hợp sử dụng tính năng trò chuyện công việc trong ngày làm việc.

Bạn muốn bắt đầu sử dụng Zoom Team Chat? Chỉ cần nhấp vào biểu tượng Trò chuyện nhóm ở đầu ứng dụng Zoom để bắt đầu trò chuyện với đồng nghiệp của bạn ngay hôm nay. Hãy xem Trung tâm học tập Zoom để biết mọi thứ bạn cần về các kênh trò chuyện, tìm kiếm, cài đặt, v.v.